Las horas extras no sólo son uno de los mayores gastos corrientes para la mayoría de las empresas, sino que la gestión correcta o incorrecta de horas extras puede significar la diferencia entre demandas costosas, baja moral y vulnerabilidad a cambios en las regulaciones de horas extras.
Durante los últimos años de tiempos económicos difíciles, muchos empleados han estado ansiosos por demostrar su valía como trabajadores. que no se quejan de trabajar un poco más de tiempo, sin necesariamente incluirlo en parte o en su totalidad. Hojas de horas.
Muchos empleadores han respaldado tácita o incluso explícitamente esta actitud. Ashley Dinsdale, un comprador de Macy's que trabaja más de 50 horas por semana, dice: “Los despidos ocurrieron en la oficina de mi empleador anterior. Ahora llego temprano y envío correos electrónicos para que sepan que estoy ahí”.
Piensa proactivamente
Aunque las horas extras suelen estar plagadas de gastos y dificultades, no tiene por qué ser así. Gestionar proactivamente las horas extras de sus empleados, evitar sorpresas y prepararse para el futuro puede reducir sus gastos, proteger a su empresa de acciones legales y mejorar la moral en toda la empresa.
Los siguientes cuatro consejos de expertos pueden aclarar algunos de los problemas relacionados con las horas extras y ayudarle a evitar grandes obstáculos y sorpresas a la hora de gestionar cualquier problema potencial.
1. Seguimiento del tiempo de los empleados. El trabajador estadounidense promedio, según la Oficina de Estadísticas Laborales, trabaja poco más de cuatro horas extras por semana. Eso es 208 horas por año. Estimando un salario promedio de $21 por hora pago de tiempo y medio, el total general asciende a $6,552 por empleado, por año. Con una plantilla de 20 empleados, eso supone $131,040 solo en gastos de horas extras.
¿Qué puedes hacer para evitar sorpresas a la hora de hacer horas extras? Uno de los mayores recursos disponibles es seguimiento del tiempo móvil eso incluye alertas para informar a los empleados y gerentes cuando se están superando los umbrales de horas extras. El seguimiento del tiempo de los empleados también permite a los gerentes y propietarios de empresas ver y abordar patrones en toda la empresa y a nivel de empleado individual cuando se trata de horas extras. ¿Un empleado acumula constantemente horas extras cada semana?
¿Las horas extras se deben a la escasez de personal, a una gran carga de proyectos o a un empleado que tiene tiempo extra libre y quiere un pago extra? Con una visión general del tiempo invertido y cómo se asigna a los diferentes proyectos, los gerentes pueden tomar decisiones informadas con respecto a los recursos y las horas extra.
No evite realizar un seguimiento de las horas solo de los empleados por horas. Saber exactamente cuántas horas contribuye cada uno es fundamental para tomar decisiones inteligentes y manejar posibles cambios futuros en la regulación federal de horas extra.
El seguimiento del tiempo también evita el redondeo de las hojas de horas, lo que normalmente ocurre de manera bastante inocente pero que generalmente favorece al empleado. La Asociación Estadounidense de Nómina estima 10 minutos de redondeo por turno por empleado. Asegúrese de que el sistema que elija le ayude con Cumplimiento de DCAA y DOL, para protegerse con registros fáciles de encontrar en caso de auditorías gubernamentales o disputas laborales.
2. Analice detenidamente la clasificación de los empleados. Debe tener en cuenta que si su empleado está asalariado pero gana menos de $23,660 por año, aún debe pagar horas extras y que este umbral está a punto de aumentar considerablemente. Sin mencionar, clasificar a un empleado como exento con un salario inferior a $23,660 por año o en un Un puesto que no califica para el estado de exención simplemente para evitar tener que pagar horas extras no es una buena idea. estrategia. Una parte importante de los juicios laborales que han ido en aumento desde 2004 provienen de clasificación errónea y compensación por pagos atrasados en concepto de horas extras trabajadas sin remuneración.
A los efectos de una condena, a los tribunales no les importa si usted está clasificando erróneamente a los empleados intencionalmente o inocentemente; Es su trabajo como empleador asegurarse de que la clasificación sea correcta para sus empleados y no manipulada en un intento de reducir costos. Las sanciones por clasificación errónea incluyen hasta dos años de pagos atrasados por horas extra adeudadas y, si Se considera que ha clasificado erróneamente al empleado intencionalmente, deberá tres años de devolución. pagar.
Para asegurarse de que sus clasificaciones estén a la altura, evalúe periódicamente los deberes de sus empleados y la relación con la empresa, y consulte a un abogado en las áreas grises. Puede que cueste un poco pagar los honorarios legales, pero es un pequeño pellizco en comparación con las posibles consecuencias.
3. Comunicar expectativas. Una de las mejores formas de controlar las horas extras es mejorar la comunicación sobre el tema. Deje claras las expectativas a los empleados, capacite explícitamente a los gerentes y empleados sobre las expectativas y elimine de raíz cualquier hábito de los empleados de no registrar horas extras "por la bondad de su corazón".
Puede haber muchas reglas tácitas sobre cuándo registrar el trabajo de los empleados por horas que de los gerentes o Los dueños de negocios se dan cuenta, pero trabajar sin remuneración sigue siendo motivo de acción legal incluso si la aprobación es tácito. Y no importa cuán buenos sean los corazones de sus empleados, el trabajo sin remuneración eventualmente erosiona la moral y la transparencia dentro de la empresa.
Es especialmente importante aclarar sus expectativas en torno a la tecnología. Revisar el correo electrónico y esperar que los empleados respondan fuera del horario laboral puede parecer bastante inofensivo, pero los minutos se acumulan. Muchas empresas esperan que los empleados estén disponibles fuera del horario laboral para comunicarse por correo electrónico, pero eso se ha confirmado en los tribunales como trabajo. Es posible que se sorprenda al descubrir cuántas “horas” registran realmente sus empleados. fuera de horas sólo en esta tarea.
Catalina C. Juan, presidente de Triangle Concierge, dice: "Todo el mundo intenta exprimir 36 horas en un día de 24 horas. En pocas palabras, la tecnología no ayuda porque puedes llevarte tu oficina contigo. Entonces trabajamos todo el tiempo”. Aclare sus expectativas en torno al correo electrónico y luego asegúrese de que todos, tanto gerentes como empleados, cumplan con los estándares que establezca.
4. Enfatice el entrenamiento cruzado. En algunas empresas, los gastos de horas extras se acumulan rápidamente para ciertas personas simplemente porque nadie más puede hacer su trabajo. No sólo se acumulan las horas extras, sino que también se desarrollan cuellos de botella y el ancho de banda de algunos empleados termina al máximo mientras que el de otros termina infrautilizado.
Enfatizar el entrenamiento cruzado tanto como sea posible para distribuir la carga y permitir que diferentes empleados intervengan en los proyectos a medida que aumenta la carga de trabajo o surgen situaciones de emergencia. Una capacitación cruzada eficaz también puede mejorar la moral, empoderando a más miembros del personal para que contribuyan a proyectos clave y aliviando parte de la carga que pesa sobre otros miembros del personal.
La capacitación cruzada también puede permitirle ser más flexible con la programación. Con demasiada frecuencia, las empresas se ven obligadas a programar sus tareas en torno a personas con conocimientos especializados a expensas de importantes horas extras. Si bien no es posible, ni ideal, realizar capacitación cruzada en todas las tareas o conjuntos de habilidades, identificar tareas que puedan ser aprendido fácilmente por varios empleados puede reducir drásticamente las horas extras al tiempo que aumenta la productividad y eficiencia.
Accion legal
Los empleados preocupados por su trabajo o desempeño pueden querer registrar horas sin cobrar el tiempo. Sin embargo, las empresas no deberían ver este tipo de comportamiento como algo bueno. Hacer la vista gorda o fomentar este tipo de comportamiento desde el principio puede tener consecuencias financieras desastrosas. repercusiones posteriores, en caso de que esos mismos empleados decidan emprender acciones legales por clasificación errónea o tiempo trabajado sin pagar.
Según la Asociación Nacional de Abogados Laborales, los conflictos laborales y salariales han aumentado un 77% desde 2004 y no es coincidencia que 2004 fuera la última vez que el DOL revisó la Ley de Normas Laborales Justas. Con el debate en curso sobre los cambios en las regulaciones de horas extras, los dueños de negocios pueden esperar ver más oleadas de disputas laborales y salariales.
Solo en 2014, el Departamento de Trabajo ordenó a empresas de todo el país pagar casi 241 millones de dólares en salarios atrasados debido a la clasificación errónea de los empleados como un intento de evitar pago de horas extras, pedir o alentar a los empleados a trabajar más de 40 horas por semana sin pago, o alentar a los empleados a responder a correos electrónicos, mensajes de texto y llamadas telefónicas fuera del horario laboral. sin pagar. De Empleados de EMS en Charleston a trabajadores de la salud en Santa Bárbara y gerentes de tiendas de artículos deportivos, siguen apareciendo nuevas demandas a diario.
Acerca de Amy Bailey
Amy supervisa todas las operaciones financieras, de recursos humanos y de construcción en THojas. Es una orgullosa vándala de Idaho que pasó ocho años en contabilidad pública en Coopers & Lybrand y más de 20 años con empresas de tecnología de alto crecimiento, tanto públicas como privadas, como Extended Systems, ProClarity, Microsoft y Espalda plateada. Tiene dos hijos y vive con su marido y un mastín inglés llamado Scout.
