¿Qué es la gestión? ¿Qué hacen los gerentes? ¿Cómo me las arreglo? Estas son preguntas estándar que a la mayoría de nosotros en la profesión gerencial nos han hecho más de una vez y también son preguntas que nos hicimos una vez en nuestras carreras. He aquí una visión básica de la gestión: un curso básico de gestión virtual.
Arte y ciencia
La gestión es a la vez un arte y una ciencia. Es el arte de hacer que las personas sean más efectivas de lo que habrían sido sin usted y existe una ciencia sobre cómo hacerlo. Hay cuatro pilares básicos del rol del gerente: planificar, organizar, dirigir y monitorear.
Maximizar la eficacia
Para ilustrar los beneficios de un gerente eficaz, considere este escenario: cuatro trabajadores pueden fabricar 6 unidades en un turno de ocho horas sin un gerente. Si lo contratan para administrarlos y todavía fabrican 6 unidades por día, ¿cuál es su beneficio para el negocio? Por otro lado, si ahora fabrican 8 unidades por día, usted, como gerente, tiene valor.
La misma analogía se aplica al servicio, al comercio minorista, a la enseñanza o a cualquier otro tipo de trabajo. ¿Puede su grupo manejar más llamadas de clientes con usted que sin él? ¿Vender mercancía de mayor valor? ¿Impartir conocimientos de forma más eficaz? Ése es el valor de la gestión: hacer que un grupo de trabajadores individuales sea más eficaz.
Plan
Si la gestión comienza con la planificación, la buena gestión comienza con una buena planificación. Sin un plan, nunca tendrás éxito. Si llegas a la meta, habrá sido por suerte o por casualidad y no es repetible. Puede que lo consigas como un destello de luz, una sensación de la noche a la mañana, pero nunca tendrás el historial de logros que da origen al éxito.
Descubra cuál es su objetivo o escuche cuando su jefe se lo diga y luego descubra la mejor manera de llegar allí. Qué recursos tienes? ¿Qué puedes conseguir? Compare las fortalezas y debilidades de los individuos y otros recursos. Mire todos los escenarios probables y desarrolle un plan para ellos. Calcule el peor escenario posible y planifique eso también. Evalúe sus diferentes planes y desarrolle qué, a su mejor juicio, funcionará mejor y qué hará si no.
CONSEJO: Una de las herramientas de planificación de la gestión que más a menudo se pasa por alto es la más eficaz. Pida su opinión a las personas que realizan el trabajo.
Organizar
Ahora que tienes un plan, debes hacerlo realidad. ¿Está todo listo antes que su grupo para que el material correcto llegue a su grupo en el momento adecuado? ¿Está su grupo preparado para hacer su parte del plan? ¿Está preparada la organización downstream para lo que su grupo entregará y cuándo llegará?
Descubra si sus trabajadores están capacitados y motivados y si cuentan con el equipo necesario para seguir adelante con su plan. Tu plan debe incluir soluciones para cualquier eventualidad, así que prepárate para tener los repuestos necesarios para el equipo. Asegúrese de que el departamento de compras haya ordenado el material, que sea el correcto y que llegue a tiempo para mantener su plan según lo programado.
Haga el trabajo preliminar para asegurarse de que todo lo necesario para ejecutar el plan esté listo o lo esté cuando sea necesario. Vuelva a consultar para asegurarse de que todos comprendan su papel y la importancia de su papel en el éxito general.
Directo
Todo está en su lugar y ahora es el momento de activar el interruptor: decirle a la gente lo que deben hacer. Nos gusta pensar en esta parte como dirigir una orquesta: todos en la orquesta tienen la música frente a ellos y saben qué sección toca qué pieza y cuándo. Saben cuándo entrar, qué jugar y cuándo parar de nuevo. El director da indicaciones a cada sección para que la música suceda; ese es tu trabajo aquí. Le has dado a todos tus músicos (trabajadores) la partitura (el plan), tienes el número correcto de músicos (trabajadores) en cada sección (departamento), y has organizado las secciones en el escenario para que la música suene mejor (has organizado las trabajar). Ahora sólo necesitas golpear ligeramente el podio con tu bastón para llamar su atención y darle el ritmo.
Monitor
Ahora que ya tienes todo en movimiento, debes estar atento a las cosas. Asegúrese de que todo vaya según el plan y, cuando no vaya según el plan, intervenga y ajuste el plan.
Surgirán problemas: alguien se enfermará; una pieza no se entregará a tiempo; un cliente clave irá a la quiebra, pero es por eso que desarrolló un plan de contingencia en primer lugar. Usted, como gerente, debe estar siempre al tanto de lo que sucede para poder realizar los ajustes necesarios. El monitoreo es un proceso iterativo: cuando algo no está sincronizado, es necesario planificar una solución, organizar el recursos para que funcione, dirigir a las personas que lo harán realidad y continuar monitoreando el efecto del cambiar.
Una experiencia gratificante
Gestionar personas no es fácil; sin embargo, se puede realizar con éxito y puede ser una experiencia muy gratificante. Recuerda que la gestión, como cualquier otra habilidad, es algo que puedes mejorar con estudio y práctica.
