Cada proyecto puede beneficiarse de una auditoría de vez en cuando. Pero no te preocupes, no da tanto miedo como parece. Una auditoría de proyecto es donde una persona imparcial revisa su proyecto y brinda orientación sobre lo que se podría hacer de manera diferente para mejorar sus posibilidades de éxito. Este artículo explica todo y le explica cómo prepararse para una auditoría de proyecto.
Qué tan formal es una auditoría de proyecto
Una auditoría de proyecto es normalmente un ejercicio formal. El equivalente informal normalmente se denomina revisión por pares. Aquí es donde un colega revisa su proyecto y la documentación asociada y le brinda comentarios sobre dónde debería dedicar un poco más de tiempo.
Las auditorías de proyectos son formales porque generalmente tienen un conjunto definido de preguntas y las lleva a cabo alguien que hace ese tipo de cosas con regularidad.
¿Quién realiza las auditorías de proyectos?
La persona que realiza la auditoría de su proyecto podría ser otra
Será alguien que pueda considerarse imparcial, por lo que no será su superior inmediato ni Patrocinador de proyecto. Incluso podría ser un equipo de personas, dependiendo del tamaño del proyecto.
Cómo prepararse para una auditoría de proyecto
Lo primero y principal que debe organizar es tener copias de la documentación de su proyecto para que el auditor las revise. Si tienes un coordinador del proyecto, pídales que reúnan un paquete de documentos (preferiblemente electrónicos). Debería tener toda su información fácilmente accesible, pero incluso si lo hace, este paso aún puede llevar algún tiempo. Como mínimo, asegúrese de tener la plan de proyecto, registro de riesgos, registro de problemas, presupuestoy cronograma disponible para el auditor.
¿Quién necesita involucrarse?
Esto depende del tipo de cosas que el auditor quiera examinar. Tú, como director del proyecto, tendrás que dedicar algo de tiempo a ellos. Espere que también llamen a los miembros de su equipo para conversar con el auditor.
Tenga en cuenta que cuanto más tiempo pasen trabajando en tareas relacionadas con la auditoría, menos tiempo tendrán para trabajo del proyecto, por lo que es posible que tenga que reprogramar algunas actividades y trabajar más lentamente durante la auditoría período.
¿Cuánto tiempo lleva una auditoría de proyecto?
No existe un período de tiempo fijo para una auditoría de proyecto. En proyectos grandes, encontrará que lleva mucho más tiempo. En proyectos pequeños, el auditor podría realizarse en unas pocas horas. Tan pronto como sepa que su proyecto va a ser auditado, pregunte a su equipo de auditoría cuánto tiempo prevén que llevará su trabajo.
Lo que busca la auditoría
Si la auditoría se solicitó debido a una preocupación particular, como el incumplimiento de los objetivos de calidad, entonces se espera que investigue esa área en profundidad. Una auditoría de rutina analizará ampliamente las diferentes áreas de la gestión de proyectos y los entregables en los que está trabajando el proyecto. Cubrirá el tiempo, el costo y la calidad de su proyecto, y la participación de las partes interesadas.
El objetivo de la auditoría es conocer si el proyecto va a cumplir sus objetivos o no. Si el auditor considera que, basándose en el desempeño actual, el proyecto no alcanzará esos objetivos, presentará recomendaciones de acción.
Las recomendaciones dependen de lo que se encuentre
Las recomendaciones del informe del auditor dependerán de lo que hayan encontrado. Espere que sean positivos y estén redactados de una manera que le permita adoptarlos fácilmente. Deberían ser prácticos.
En un extremo, el auditor puede recomendar que se cierre su proyecto, aunque esto sólo sucedería si sintiera que que no había ninguna posibilidad de que cualquier trabajo de proyecto a partir de este momento aportara algún tipo de valor para el organización.
Considere la auditoría de su proyecto como una experiencia positiva. Debería brindarle una advertencia temprana sobre cualquier señal de que su proyecto está en problemas y es una oportunidad para trabajar con un profesional de proyectos experimentado. Implementar sus recomendaciones debería hacer que usted, su equipo y su proyecto tengan más éxito, y eso sólo puede ser algo bueno.
