Una vez que haya contratado personas para que trabajen para usted, una de sus responsabilidades como empleador es pagarles adecuadamente. En Canadá, esto significa cumplir con los requisitos de la Agencia Tributaria de Canadá (CRA) y realizar y remitir las deducciones de nómina correctas. Este artículo lo guiará a través del proceso de cómo hacer la nómina en Canadá.
Cómo hacer la nómina en Canadá
Para los empleadores canadienses, existen cinco pasos para gestionar la nómina:
- Apertura y operación de una cuenta de nómina en la CRA.
- Recopilar información requerida de los empleados, como su número de seguro social (SIN) y un formulario TD1 federal y provincial completo.
- Hacer las deducciones apropiadas de la nómina canadiense del salario de los empleados en cada período de pago.
- Remitir estas deducciones de nómina, junto con la parte del empleador de las contribuciones al Plan de Pensiones de Canadá (CPP) y las primas del Seguro de Empleo (EI), a la CRA según sea necesario.
- Informar los ingresos y deducciones de cada empleado en el comprobante T4 o T4A correspondiente y presentar una declaración informativa a más tardar el último día de febrero del siguiente año calendario.
Veamos cada uno de estos pasos en detalle.
1. abrir una cuenta de nómina
Necesitará una cuenta del programa de deducciones de nómina de la CRA para remitir sus deducciones de nómina a la CRA.
Si ya tiene un número comercial (BN) y se ha registrado previamente para otras cuentas del programa CRA (como GST/HST), simplemente agregará una cuenta de deducciones de nómina a su programa existente cuentas.
Si aún no tiene un BN, primero deberá obtener uno, lo cual puede hacer de varias maneras:
- Regístrese en línea utilizando el Registro de empresas en línea (BRO) servicio.
- Comuníquese con la CRA por teléfono al 1-800-959-5525.
- Correo o fax Formulario RC1, Solicitud de Número Comercial a su oficina de servicio de impuestos (TSO) o centro de impuestos (TC) más cercano.
Una vez que tenga un BN, podrá registrarse para obtener cuentas del programa a través del servicio BRO, incluidas las deducciones de nómina.
2. Recopile la información requerida de los empleados
Como parte de el proceso de contratación, debería haber examinado la tarjeta SIN de cada nuevo empleado y registrado el nombre del empleado y el SIN exactamente como aparecen en la tarjeta. Recuerde estar atento a los números de seguro social que comienzan con el número "9". Este número señala a una persona que no es ciudadana canadiense ni residente permanente. residente y solo está autorizado a trabajar hasta la fecha de vencimiento indicada en el documento emitido por Inmigración, Refugiados y Ciudadanía de Canadá.
También debería haberle pedido al nuevo empleado que complete el formulario TD1 federal y provincial correspondiente, que determina cuánto impuesto se deducirá de los ingresos laborales de una persona.
3. Realice las deducciones de nómina adecuadas
Antes de hacer deducciones, asegúrese de haber agregado cualquier beneficios imponibles al salario de sus empleados. ¿Le proporciona a un empleado alojamiento y comida, el uso de un coche de empresa, aparcamiento o un préstamo a bajo interés? Cualquier cosa que usted proporcione a un empleado además de su salario en efectivo puede considerarse un beneficio sujeto a impuestos.
Y si el salario de un empleado implica beneficios sujetos a impuestos, estos deben agregarse a sus ingresos en cada período de pago antes de realizar deducciones de nómina. El ingreso total determina el monto total sujeto a contribuciones al CPP, primas de EI y deducciones del impuesto sobre la renta.
La CRA Guía T4130 brinda detalles sobre cómo calcular el valor de estos beneficios y qué beneficios imponibles están sujetos a GST/HST.
Una vez que haya contabilizado todos los salarios y beneficios sujetos a impuestos, estará listo para realizar las deducciones de su nómina canadiense. Generalmente, los empleadores deben realizar las siguientes tres deducciones del salario de los empleados según los programas gubernamentales:
- Impuesto sobre la renta: Utilice las tablas provinciales o territoriales para la provincia o territorio donde el empleado se reporta a trabajar. La forma más sencilla de hacerlo es utilizar la herramienta de la CRA. calculadora online, que también calculará todas las demás deducciones de nómina que debes realizar. También puede encontrar todas las tablas de deducciones de nómina que necesita en la página de la CRA. página de nómina.
- Plan de Pensiones de Canadá contribuciones: Generalmente, hay que deducir las contribuciones al CPP si un empleado tiene entre 18 y 69 años, en empleo pensionable, no discapacitado y que actualmente no recibe un CPP o QPP (Plan de Pensiones de Quebec) pensión. Las tasas de contribución, los máximos, las exenciones y otra información útil se encuentran en el sitio web de la CRA. Página del Plan de Pensiones de Canadá. Los empleadores de Quebec deberían visitar Ingresos Quebec.
- Primas del seguro de empleo: Normalmente, las primas de EI se deducen del salario de los empleados por cada dólar de ganancias asegurables hasta el máximo anual. La contribución del empleador al EI es 1,4 veces la prima del EI retenida para cada empleado (pero usted puede calificar para una tasa reducida si ofrece a sus empleados un plan de discapacidad a corto plazo). A diferencia del CPP, no existe límite de edad para deducir las primas del EI. Cuando las deducciones del EI de sus empleados alcancen el monto máximo anual, dejará de deducirlas.
Consulte la CRA tabla de tasas y máximos de primas de EI para determinar las deducciones del EI para un año determinado. Tenga en cuenta que hay un gráfico separado para Quebec, que tiene una estructura de tarifas diferente.
| Tasas y máximos del EI para 2021 | ||||
|---|---|---|---|---|
| Máx. Ganancias asegurables anuales | Tasa % | Máx. Prima anual de empleado | Máx. Prima anual del empleador | |
| Federal | $56,300 | 1.58% | $889.54 | $1,245.36 |
| Quebec | $56,300 | 1.18% | $664.34 | $930.08 |
Al igual que con otras deducciones de nómina, puede utilizar la CRA calculadora online para determinar el monto del Seguro de Empleo que necesita deducir para cualquier período de pago. Tenga en cuenta que algunos beneficios y pagos que usted otorga a los empleados no están sujetos al Seguro de Empleo.
Como empleador canadiense, también puede haber situaciones especiales que afecten sus deducciones EI. Ver las CRA Página de seguro de empleo para obtener información sobre temas como empleo fuera de Canadá, pagos especiales y contratación de un familiar.
Es posible que tenga otras deducciones para empleados específicas de su organización, como beneficios de salud extendidos, seguros de vida y planes de jubilación.
4. Enviar deducciones a la CRA
Puede realizar remesas electrónicamente o utilizar comprobantes de envío en papel y recibir estados de cuenta por correo. Si realiza remesas electrónicamente, puede ver sus estados de cuenta y transacciones a través de su cuenta en línea. Mi cuenta comercial.
Nuevos empleadores están clasificados como remitentes regulares, lo que significa que debe remitir sus deducciones para que la CRA las reciba a más tardar el día 15 del mes siguiente al mes en que realizó las deducciones. Más adelante, una vez que haya establecido un historial de remesas, es posible que lo reclasifican como remitente trimestral o acelerado y tenga que completar menos trámites.
Para obtener más información sobre remesas, incluido cómo corregir errores en el envío de nómina, consulte el documento de la CRA. página sobre el envío de deducciones de nómina.
5. Complete todos los recibos T4 y las declaraciones informativas
Por último, como empleador, cada año debe completar un formulario T4 para cada empleado y completar el formulario de resumen T4. Debe presentar la declaración informativa T4 y entregar los comprobantes T4 a los empleados en o antes del último día de febrero siguiente al año calendario al que se aplica la declaración informativa.
Los formularios T4 se pueden completar electrónicamente utilizando la aplicación de formularios web T4 de la CRA (que le permite presentar hasta 100 formularios T4 originales, adicionales, cancelados o modificados) o completarse en un PDF en línea. Para obtener más información sobre los resbalones T4, consulte la guía de la CRA. T4 - Página de información para empleadores.
También podrá presentar la Formulario de resumen T4 en formato electrónico o en papel, en cuyo caso deberá enviar el resumen original y los correspondientes comprobantes T4 al Centro Fiscal de Jonquière. Consulte el enlace anterior para obtener más información.
Más información sobre cómo ejecutar la nómina en Canadá
Todos sus registros comerciales, incluidos los registros relacionados con la nómina, deben conservarse en su casa. de negocios o en su residencia en Canadá a menos que la CRA le haya dado permiso para conservarlos en otra parte. Tenga en cuenta también que los registros comerciales y los documentos de respaldo necesarios para determinar sus obligaciones tributarias deben conservarse durante un período de seis años.
Las sanciones por incumplimiento de los requisitos de nómina canadienses van desde multas de 1.000 a 25.000 dólares, prisión de hasta 12 meses o una combinación de ambas. La CRA proporciona la detalles para delitos particulares y omisiones, desde no realizar las deducciones de nómina apropiadas hasta presentar formularios de información tarde.
