El proceso de selección de proveedores puede ser una tarea muy complicada y emotiva si no se sabe cómo abordarlo desde el principio. Aquí hay seis pasos que lo ayudarán a seleccionar el proveedor adecuado para su negocio. Esta guía le mostrará cómo analizar los requisitos de su negocio, buscar posibles proveedores, liderar el equipo en la selección del proveedor ganador y brindarle información sobre las negociaciones contractuales. y evitar errores de negociación.
Analizar los requisitos comerciales
Antes de comenzar a recopilar datos o realizar entrevistas, reúna un equipo de personas que tengan un interés personal en este proceso de selección de proveedores en particular. La primera tarea que debe realizar el equipo de selección de proveedores es definir, por escrito, el producto, material o servicio para el que está buscando proveedor. A continuación, defina los requisitos técnicos y comerciales. Además, defina los requisitos del proveedor. Finalmente, publique su documento en las áreas relevantes para este proceso de selección de proveedores y solicite sus comentarios. Haga que el equipo analice los comentarios y cree un documento final. En resumen:
- Reunir un equipo de evaluación
- Definir el producto, material o servicio.
- Definir los requisitos técnicos y comerciales.
- Definir los requisitos del proveedor.
- Publicar un documento de requisitos para su aprobación.
Búsqueda de proveedores
Ahora que tiene un acuerdo sobre los requisitos comerciales y del proveedor, el equipo debe comenzar a buscar posibles proveedores que puedan entregar el material, producto o servicio. Cuanto mayor sea el alcance del proceso de selección de proveedores, más proveedores deberá poner sobre la mesa. Por supuesto, no todos los proveedores cumplirán con sus requisitos mínimos y el equipo tendrá que decidir de qué proveedores buscar más información. A continuación, escriba una Solicitud de información (RFI) y envíela a los proveedores seleccionados. Finalmente, evalúe sus respuestas y seleccione un pequeño número de proveedores que formarán parte de la "Lista corta" y pasarán a la siguiente ronda. En resumen:
- Compilar una lista de posibles proveedores.
- Seleccionar proveedores a los que solicitar más información
- Escribir una solicitud de información (RFI)
- Evaluar respuestas y crear una "lista corta" de proveedores
Solicitud de propuesta (RFP) y Solicitud de cotización (RFQ)
Los requisitos comerciales están definidos y usted tiene una breve lista de proveedores que desea evaluar. Ha llegado el momento de escribir un Solicitud de propuesta o Solicitud de presupuesto. Cualquiera que sea el formato que decida, su RFP o RFQ debe contener las siguientes secciones:
- Detalles de envío
- Introducción y resumen ejecutivo
- Descripción general y antecedentes del negocio
- Especificaciones detalladas
- Suposiciones y Restricciones
- Términos y condiciones
- Criteria de selección
Evaluación de propuestas y selección de proveedores
El principal objetivo de la evaluación de propuesta y la fase de selección de proveedores es minimizar las emociones humanas y el posicionamiento político para llegar a una decisión que sea lo mejor para la empresa. Sea minucioso en su investigación, busque opiniones de todas las partes interesadas y utilice la siguiente metodología para llevar al equipo a una decisión unificada de selección de proveedores:
- Hacer una revisión preliminar de todas las propuestas de los proveedores.
- Registrar los requisitos comerciales y los requisitos de los proveedores.
- Asignar valor de importancia para cada requisito
- Asignar un valor de rendimiento para cada requisito
- Calcular una puntuación de rendimiento total
- Seleccione el proveedor ganador
Estrategias de negociación de contratos
La etapa final en el proceso de selección de proveedores es desarrollar una negociación de contrato. estrategia. Recuerde, usted quiere "asociarse" con su proveedor y no "llevarlo a la tintorería". Revisa tu objetivos para la negociación de su contrato y plan para las negociaciones cubriendo lo siguiente elementos:
- Enumere/clasifica tus prioridades junto con las alternativas
- Conoce la diferencia entre lo que necesitas y lo que quieres
- Conozca su resultado final, para saber cuándo alejarse
- Definir limitaciones de tiempo y puntos de referencia.
- Evaluar posibles responsabilidades y riesgos
- Confidencialidad, no competencia, resolución de disputas, cambios de requisitos
- Haga lo mismo con su proveedor (es decir, camine una milla en sus zapatos)
Errores en la negociación de contratos
El más mínimo error puede acabar con un proceso de negociación de contratos que de otro modo sería productivo. Evite errores en la negociación de contratos y evite poner en peligro un proceso de negociación de contratos que de otro modo sería productivo.
