Como propietario de una empresa, es importante que comprenda si los trabajadores de su empresa son empleados o contratistas independientes. La diferencia es un gran problema. El IRS asume que un trabajador es un empleado a menos que el empleador pueda demostrar lo contrario. Como empleado, usted (el empleador) está obligado a pagar impuestos y cumplir con las leyes estatales y federales con respecto a beneficios, salarios y horas.
El IRS monitorea de cerca a las empresas para asegurarse de que no clasifiquen incorrectamente a los trabajadores como contratistas independientes en lugar de empleados. A los contratistas independientes no se les retienen impuestos sobre la nómina y no se pagan otros impuestos a los contratistas que sí se les paga a los empleados. Si trata incorrectamente a los trabajadores como contratistas independientes y el IRS determina que son empleados, podría costarle dinero a su empresa en multas y sanciones por pago insuficiente de impuestos sobre el empleo.
Excepciones de la Sección 530 del IRS
Hay una excepción a esta regla. Es posible que su empresa pueda cumplir requisitos especiales para evitar clasificar a los trabajadores como empleados y pagar impuestos sobre el empleo sobre sus salarios. Este alivio se analiza en la Sección 530 del Código de Rentas Internas.
El alivio de la Sección 530 es un ejemplo de una disposición de puerto seguro bajo algunas leyes federales. Una disposición de puerto seguro permite protección contra responsabilidad o pago si la persona o empresa puede demostrar un esfuerzo de buena fe para cumplir con la ley. Generalmente esto significa el cumplimiento de requisitos específicos.
¿Qué sucede si un empleador no clasifica correctamente a los trabajadores?
Digamos que la empresa C tiene algunos trabajadores que consideran contratistas independientes. Durante dos años, la empresa no retuvo impuestos federales sobre la renta de estos trabajadores y no dedujo los impuestos FICA (para el Seguro Social y Medicare) de los pagos a estas personas.
El IRS acudió a la empresa y determinó que los trabajadores deberían haber sido tratados como empleados. Dado que no se retuvieron impuestos FICA durante ese período de dos años, la empresa podría haber sido responsable de esos pagos, además de multas y sanciones.
Cómo funciona la protección de la Sección 530
Sección 530 del Código de Rentas Internas (PDF) analiza "Controversias que involucran si las personas son empleados a los efectos de los impuestos sobre el empleo". Las disposiciones de la Sección 530 permiten una empresa para evitar pagar impuestos sobre la nómina si la empresa trata a los trabajadores como contratistas independientes, pero el IRS dice que son empleados.
La Sección 530 estableció un puerto seguro para los empleadores. Esto significa que es posible que una empresa no sea responsable de los impuestos sobre el empleo, como en el ejemplo anterior. Si la empresa puede demostrar que tenía una base razonable para tratar a los trabajadores como contratistas independientes, se pueden renunciar a los impuestos, multas y sanciones.
Requisitos de alivio de la Sección 530
Los Requisitos de Alivio de la Sección 530 enumeran tres requisitos para recibir una exención de puerto seguro. Deben estar presentes los tres:
1. Base Razonable. Su empresa debe tener una base razonable para no tratar a los trabajadores como empleados. Esta base razonable podría establecerse mediante:
- Un caso judicial relacionado o un fallo del IRS
- Una auditoría anterior del IRS que incluyó un examen de los impuestos sobre la nómina en un momento en el que usted trataba trabajadores similares como contratistas independientes y que no dieron lugar a la reclasificación de estos por parte del IRS trabajadores
- Puede demostrar que un segmento importante de su industria trató a trabajadores similares como contratistas independientes.
- Usted se basó en alguna otra base razonable, como el consejo de un abogado comercial o contador que conocía los hechos sobre su negocio.
Coherencia sustantiva. Además, usted y cualquier empleador anterior deben haber tratado a los trabajadores y a cualquier trabajador similar SÓLO como contratistas independientes. Si trató a trabajadores similares como empleados, este alivio no está disponible.
Coherencia en los informes. Finalmente, su empresa debe haber presentado en todo momento todas las declaraciones de impuestos federales consistentes con su trato a los trabajadores como contratistas independientes y no como empleados. Este tratamiento incluiría entregar a los trabajadores el Formulario 1099-MISC como resúmenes salariales anuales, y en ningún momento formularios W-2. El alivio no está disponible para ningún año ni para los trabajadores para quienes no presentó las declaraciones informativas requeridas.
Un ejemplo
Para continuar con el ejemplo anterior, la Empresa C:
- Puede demostrar que tratar a los trabajadores como contratistas independientes era un estándar de la industria (base razonable)
- Trató a todos los trabajadores similares como contratistas independientes (consistencia sustantiva)
- Se prepararon consistentemente formularios 1099-MISC cada año para todos los trabajadores en este caso (Coherencia en los informes).
Otra posibilidad para determinar la condición de trabajador
Si no está seguro de estar tratando correctamente a los trabajadores como contratistas independientes, puede solicitar una determinación al IRS. Utilice el formulario SS-8 del IRS para solicitar una determinación del IRS. El formulario lo lleva a través de una serie de preguntas sobre su relación con los trabajadores. El IRS revisa la situación y emite una determinación. El IRS dice que una revisión SS-8 no está relacionada con una evaluación de la Sección 530; Estos son dos procesos separados.
