Gestión de eventos y evento planeado Con frecuencia se usan indistintamente a pesar de que son dos cosas muy diferentes. En pocas palabras, planificar y gestionar no son lo mismo. Si bien las habilidades de estas dos funciones se superponen, son dos funciones distintas. Crea problemas para quienes tratan con clientes que piensan erróneamente que necesitan un administrador de eventos cuando lo que necesitan es un planificador de eventos. Y para aquellos clientes que tienen la impresión de que todos los gestores de eventos también se encargan de la planificación de eventos. Así que aclaremos la confusión porque es importante que usted y sus clientes tengan el mismo entendimiento.
¿Lo que hay en un nombre?
La industria de la planificación de eventos alberga numerosos títulos y descripciones de puestos de trabajo. Planificador de eventos, planificador de reuniones, coordinador de eventos, planificador de convenciones y administrador de eventos, por nombrar solo algunos. La lista parece interminable. A medida que la industria crece, también lo hace la lista de funciones laborales.
Si bien el crecimiento laboral siempre es algo bueno, la gama de funciones laborales de planificación de eventos y títulos de trabajo de gestión de eventos puede resultar confusa para quienes comenzando en la industria. Es igualmente frustrante para los profesionales experimentados que se enfrentan a clientes que no comprenden los servicios ofrecidos.
Evento planeado
Empecemos con evento planeado. La palabra operativa clave aquí es planificación. Todos los eventos, desde despedidas de soltera hasta celebraciones de cumpleaños importantes y grandes reuniones corporativas, comienzan con algún tipo de plan. Las conversaciones iniciales con los clientes sobre ideas de eventos, temas, fechas deseables y pautas presupuestarias son parte del proceso de planificación de eventos.
La planificación de eventos comienza desde el principio., desde las primeras etapas del concepto y continúa hasta que se lleva a cabo el evento real. Y, sinceramente, durante algunas semanas después del evento, mientras los planificadores del evento ultiman los detalles y se encargan de los elementos de seguimiento. La planificación de eventos implica trabajar en estrecha colaboración con el cliente para diseñar un evento que refleje la visión del cliente de la reunión y cumpla con el objetivo del evento. Clientes que contratan un Organizador de eventos contrate a alguien para planificar todos los aspectos del evento, incluidos los detalles relacionados y los elementos de acción, y para que lleve a cabo el evento hasta su finalización.
Las responsabilidades de planificación de eventos pueden incluir, entre otras:
- Seleccionar un tema general para el evento
- Desarrollar un presupuesto
- Seleccionando un lugar
- Negociación de contratos hoteleros.
- Contratación de proveedores externos
- Planificando el menú
- contratar un catering
- Organizar oradores invitados o entretenimiento.
- Coordinando el transporte
- Elegir la combinación de colores
- Desarrollar invitaciones
La planificación de eventos es todo lo que implica organizar un evento. Esta función se incluye en el ámbito más amplio de la gestión de eventos.
Gestión de eventos
Cada tipo de evento se compone de numerosas partes que encajan como las piezas de un rompecabezas. Todas esas piezas finalmente se unen para crear un evento. Los eventos exitosos tienen todas esas piezas relacionadas que se unen en el momento y lugar correctos, sin problemas, de manera eficiente y según el plan. Este proceso se llama gestión de eventos. Es, en términos simples, la gestión del proyecto del evento en sí.
Gestión de eventos Implica crear, coordinar y gestionar todos los diferentes componentes de un evento, así como los equipos de personas responsables de cada aspecto. Algunos aspectos de la gestión de eventos pueden incluir, entre otros:
- Reservar una ubicación para un evento
- Coordinación de proveedores externos.
- Desarrollar un plan de estacionamiento
- Diseño de planes de contingencia de emergencia.
- Garantizar el cumplimiento de las normas de salud y seguridad.
- Personal directivo responsable de cada función.
- Supervisar la ejecución de un evento.
- Seguimiento del evento
- Resolución de situaciones de eventos en sitio.
Los administradores y planificadores de eventos trabajan juntos
Definir estas dos funciones es un desafío porque, no sólo están estrechamente relacionadas, sino que las responsabilidades a menudo se superponen. Los planificadores de eventos individuales pueden ofrecer servicios de gestión de eventos, y los administradores de eventos también pueden ofrecer planificación de eventos. Todo depende del planificador individual o del equipo de gestión de eventos corporativos, del lugar y del evento en sí.
Es importante comprender las diferencias entre los dos y determinar qué servicios brindará. Por ejemplo; Si ofreces servicios de organización de eventos para un evento de gran envergadura, trabajarás con un event manager que coordinará tus servicios con los del catering manager, el equipo audiovisual, etc. Defina su función y los servicios que brindará y comuníqueselos claramente a los clientes potenciales para evitar cualquier confusión durante el proceso de planificación.
