Su propuesta de evento es ante todo un reflejo de su cliente. Debido a que la planificación de un evento requiere personalizarlo para adaptarlo a las necesidades y al presupuesto de su cliente, su propuesta debe reflejar un evento que sea personal y único. Puede utilizar una plantilla como guía general para comenzar a redactar su propuesta de evento, pero luego adaptarla e incluir los servicios individuales proporcionados para cada cliente.
Una nota antes de comenzar
El primer paso es reunirse con su posible cliente para discutir qué tienen en mente para este evento, cuál es el propósito, el número de invitados y qué esperan lograr. Además de la fecha, la hora y el lugar deseado, anote cualquier idea sobre el tema, el catering, la estética general, los colores o el ambiente discutidos durante esta reunión.
Comenzando con la propuesta del evento
Cada propuesta debe redactarse pensando en el cliente. Evento planeado es una empresa de servicios, y ese servicio, toque personal y enfoque creativo son los que hacen que un evento exitoso y memorable, dos características que contribuyen en gran medida a generar nuevos clientes para su negocio. Las propuestas deben estar bien redactadas e investigadas a fondo, proporcionando los detalles necesarios para que el cliente pueda imaginar lo que tienes en mente.
- Preséntese usted mismo y el proyecto. Comience con una breve introducción sobre usted y su negocio de planificación de eventos. Incluya detalles como cuánto tiempo lleva en el negocio y su experiencia profesional. Algunos planificadores colocan esta sección al final, de forma muy parecida a la biografía del autor de un libro en una sobrecubierta o en la contraportada.
- Escribe una descripción atractiva del evento. Resuma el evento real, incluidos los detalles discutidos durante sus reuniones, como el objetivo del evento, el cronograma general, la cantidad de invitados y los posibles lugares. Si no es un escritor experto, busque o contrate a alguien con habilidades en palabras para darle a esta sección el mayor atractivo posible.
- Enumere todos los servicios prestados. Esta sección es particularmente importante. El cliente necesita saber específicamente qué servicios brindará para este evento. Una lista de verificación con viñetas muestra claramente los diferentes servicios que están incluidos. Este enfoque funciona bien para eventos más pequeños, como despedidas de soltera o cenas de celebración, y es fácil para el cliente ver lo que hará y los proveedores que utilizará. Para eventos más grandes con múltiples funciones, como un cóctel o un almuerzo, es posible que desees crear secciones para cada aspecto del evento y luego enumerar los servicios específicos proporcionados para cada uno.
- Muestra tu trabajo anterior. Si ha planeado eventos similares en el pasado, incluya fotografías de estos eventos para mostrar su trabajo. Las representaciones visuales pueden ayudar al cliente a ver lo que usted puede hacer y son una gran garantía para usted de que su estilo coincide con su visión. Tener cosas con las que comparar realmente puede ayudar a agilizar el evento una vez que llega el momento de comenzar.
- Incorporar información monetaria en todo momento. Si bien el cliente puede estar leyendo tu propuesta y asimilando todos los detalles e imágenes del evento que imaginas, esta mentalidad suele cambiar de rumbo cuando se trata de la sección que habla de dinero. No desea que el proceso se detenga abruptamente, así que evite cambios repentinos en el lenguaje o el tono de todos los negocios y hechos. Titula una sección “Costos propuestos” y continúa guiando al cliente a través de los aspectos de este evento articulando cuidadosamente los costos, mientras salpicas los precios a lo largo de la propuesta. Ayude a su cliente a ver su propuesta como una serie de pasos, cada uno con diferentes servicios y costos relacionados. Proporcione un resumen detallado que enumere el precio de cada artículo y su propósito para que el cliente pueda visualizar el evento y comprender el costo relacionado.
Una última palabra
La última parte de su propuesta es un agradecimiento por su consideración. Proporcione información de contacto, incluido su sitio web, dirección de correo electrónico y número de teléfono, para que los clientes potenciales puedan comunicarse con usted si tienen alguna pregunta o, mejor aún, para contratarlo para el trabajo.
