Descripción del puesto de asistente ejecutivo: salario, habilidades y más

Los asistentes ejecutivos son similares a asistentes administrativos o secretarias en el sentido de que todos apoyan el trabajo de otra persona, generalmente un ejecutivo, manejando o supervisando las tareas de oficina. La diferencia es que un asistente ejecutivo es específicamente un miembro superior del personal de oficina asignado a un alto ejecutivo. Esto implica supervisar y capacitar a otro personal de la oficina, así como abordar tareas que podrían tener un efecto dramático en el éxito de una empresa.

Deberes y responsabilidades del asistente ejecutivo

Este trabajo generalmente requiere la capacidad de realizar el siguiente trabajo:

• Revisar documentos
• Contabilidad/teneduría de libros
• Gestión de calendario
• Investigacion de conducta
• Relaciones con clientes
• Diseñar y mantener un sistema de archivo.
• Atender solicitudes de información
• organizar reuniones
• Mantener registros
• Organizar planes de viaje
• Mecanografía
• Evento planeado
• Elaborar informes estadísticos.
• Procesamiento de informes de gastos
• Tomar actas de la reunión

Los deberes del asistente ejecutivo incluyen los mismos deberes que realizan los asistentes administrativos: hacer y aceptar llamadas telefónicas; enviar memorandos, correos electrónicos y cartas en nombre del ejecutivo; recibir visitas; manejo de programación; y más.

A menudo realizan investigaciones y preparan informes que influyen en la política de la empresa. Estas responsabilidades significan que los asistentes ejecutivos deben comprender a fondo el trabajo de su empleador. Como resultado, estos trabajadores también pueden actuar como enlace entre el ejecutivo y el resto del personal administrativo.

Salario del asistente ejecutivo

Los asistentes ejecutivos ganaron un salario anual promedio de $63,110 en 2020, lo que los coloca justo fuera del 10% de los que ganan más entre todas las secretarias y asistentes administrativos:

• Salario anual medio: $63,110 ($30.34/hora)
• Salario anual del 10% superior: $94,830 ($45.59/hora)
• 10% inferior del salario anual: $39,350 ($18.92/hora)

Educación, capacitación y certificación

Existen pocos requisitos educativos para comenzar a trabajar como secretaria, pero lograr un puesto como asistente ejecutiva generalmente solo se logra después de varios años de experiencia.

• Educación: Un diploma de escuela secundaria es suficiente para la mayoría de los trabajos de nivel inicial, pero aquellos con títulos de asociado o licenciatura en campos relacionados con los negocios serán más comercializables.
• Certificación: Nadie necesita estar certificado para ser asistente ejecutivo, pero existen certificaciones disponibles a través de cursos en línea para la mayoría de los programas de software que requieren competencia. Estas certificaciones pueden hacer que un candidato a un puesto de trabajo sea más atractivo.
• Capacitación: La experiencia y la confianza se ganan haciendo el trabajo, y los asistentes ejecutivos generalmente han demostrado su valía durante un largo período de tiempo.

Habilidades y competencias del asistente ejecutivo

Mecanografiar, archivar y otros habilidades administrativas son importantes, pero los mejores asistentes ejecutivos suelen tener personalidades fuertes que se manifiestan a través de varias habilidades interpersonales beneficiosas:

• Habilidades de comunicación: Los asistentes ejecutivos a menudo actúan como guardianes, decidiendo qué mensajes y qué visitantes o las personas que llaman deben ir directamente a su empleador y cuáles deben ser redirigidas o atendidas en algún otro forma. Esto implica la capacidad de obtener rápidamente información de quienes exigen tiempo a su jefe.
• Gestión del tiempo: Cualquiera que administre el tiempo de otra persona, como suelen hacer los asistentes ejecutivos con sus jefes, también debe ser bueno administrando su propio tiempo.
• Integridad: Los asistentes ejecutivos a menudo tienen acceso a información confidencial y los ejecutivos para los que trabajan deben confiar plenamente en ellos para que sean lo más eficientes posible en sus trabajos.
• Multitarea: Los asistentes ejecutivos regularmente manejan más de una tarea a la vez mientras controlan los horarios de sus jefes y los mantienen al día.

Perspectivas laborales

Se espera que las oportunidades laborales para secretarias ejecutivas y asistentes administrativos disminuyan aproximadamente un 20% durante la década que finaliza en 2029, según la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos. Esto es mucho peor que el crecimiento del 4% proyectado para todas las ocupaciones y significativamente peor que la caída del 9% proyectada para todas las secretarias y asistentes.

La disminución se atribuye al aumento en el número de gerentes de una organización que comparten un asistente. Esto es más posible porque las comunicaciones móviles y otras comunicaciones electrónicas han hecho que sea más probable que los ejecutivos manejen su propia correspondencia y programación.

Ambiente de trabajo

Los asistentes ejecutivos generalmente trabajan en una oficina e interactúan con visitantes, personas que llaman y otros ejecutivos además de sus propios jefes. El trabajo puede ser acelerado y exigente, y el rol de guardián a veces requiere que los asistentes ejecutivos digan no a las personas que no quieren aceptar un no por respuesta.

Horario de trabajo

Los horarios suelen seguir los típicos de una semana laboral empresarial típica. Sin embargo, los ejecutivos que trabajan hasta tarde a veces esperan que sus asistentes ejecutivos también estén disponibles fuera de horario.

Comparación de trabajos similares

Las personas interesadas en trabajar como asistente ejecutivo también podrían considerar una de las siguientes carreras profesionales, enumeradas con salarios anuales medios:

• Ayudante Administrativo: $40,990
• Reportero de la corte: $61,660
• Empleado financiero: $41,520