Cuando su organización sin fines de lucro comience a atraer voluntarios, puede ser un momento emocionante de crecimiento y comunidad para todos los involucrados. Sin embargo, cuando los voluntarios comienzan a llegar, puede resultar abrumador incorporarlos, capacitarlos e incluso administrar todos ellos. Es un problema importante, pero su organización puede crear sistemas y estándares para apoyar a sus voluntarios.
Ahí es donde resulta esencial contar con un manual para voluntarios. Muy parecido manuales de empleados y materiales de capacitación en empresas, un manual para voluntarios sirve para informar, educar y apoyar a los voluntarios.
¿Qué es un manual para voluntarios?
En esencia, un manual para voluntarios es un recurso (impreso o digital) que define claramente lo que hace su organización sin fines de lucro y cómo los voluntarios ayudan a la organización. Puede explicar las reglas del voluntariado, así como establecer tareas o expectativas.
Se debe utilizar un manual para reclutar, incorporar y entrenar voluntarios para que todos partan con los mismos conocimientos.
También es un recurso "heredado" que todos pueden utilizar a medida que crecen con su organización.
¿Por qué crear uno?
Las organizaciones sin fines de lucro, en muchos casos, tienen recursos y personal limitados. Dedicar tiempo a reclutar, capacitar y supervisar voluntarios puede acumularse rápidamente, especialmente si tiene muchas personas interesadas.
Afortunadamente, los manuales para voluntarios pueden ayudar a reducir parte del tiempo y el dinero involucrados en el reclutamiento y la incorporación de voluntarios. Además, los manuales para voluntarios no tienen por qué ser caros ni elaborados. Un simple PDF en línea puede estandarizar la experiencia del voluntariado y no requiere mucho tiempo, dinero ni materiales impresos.
Lo mejor de todo es que un manual para voluntarios proporciona un recurso coherente al que el personal, los voluntarios e incluso los donantes pueden consultar. Al hacerlo, todos tendrán una idea clara de lo que hace su organización y cómo ayudan los voluntarios. En lugar de preocuparse por experiencias de capacitación inconsistentes o instrucciones de "boca a boca", los voluntarios y el personal tienen un manual que les ayuda a tener éxito.
Cuando incluye métodos de comunicación e información de contacto, también reduce la cantidad de "paso de testigo" que puede ser necesario para responder la pregunta de un voluntario u organizar horarios. Un manual para voluntarios permite a las personas hacer su mejor trabajo a través del acceso directo a las personas con las que trabajan.
Al escribir un manual, será fundamental tener en cuenta a su audiencia. Es posible que tenga voluntarios jóvenes, voluntarios familiares y voluntarios mayores. Con estos últimos, es especialmente importante hablarles con respeto sin utilizar clichés ni estereotipos.
¿Qué contiene un manual para voluntarios?
Dependiendo del tamaño y sector de su organización sin fines de lucro, su manual variará en tamaño y amplitud. Cada organización sin fines de lucro es diferente y tiene su propia estructura, por lo que no existe un único índice para su manual de voluntariado.
Sin embargo, muchas organizaciones sin fines de lucro, tanto pequeñas como grandes, utilizan manuales que incluyen elementos como:
- Carta de bienvenida. Esto podría consistir en un agradecimiento o una cálida bienvenida para aumentar el interés en el programa de voluntariado. También establece el tono para la relación entre el personal y los voluntarios de su organización. Incluso puedes resaltar cómo el voluntariado beneficia a los voluntarios para que la gente se interese aún más en unirse a su programa.
- Misión de la organización. La misión explica quién, qué y por qué de su organización.
- Relación de Personal y Junta Directiva.
- Programas y Campañas. Enumere todos los programas que ofrece su organización sin fines de lucro, así como cualquier extensión comunitaria. Incluya los servicios ofrecidos, los programas financiados y las ubicaciones abiertas.
- Funciones y responsabilidades de los voluntarios. Esta sección puede incluir puestos y tareas a cubrir. También puede resaltar el impacto que tienen los voluntarios e información sobre diversidad y representación.
- Políticas de voluntariado. Describa las calificaciones para puestos de voluntariado. Por ejemplo, si necesitan una verificación de antecedentes, pruebas o certificaciones. Incluir formularios de solicitud. Explicar las políticas de ausencia y terminación.
- Conducta y Comportamiento. Explique el código de vestimenta, las expectativas de comportamiento profesional y dónde los voluntarios pueden informar sus inquietudes. Algunas organizaciones pueden incluir su código de ética, especialmente si el trabajo de un voluntario es delicado, como el cuidado de niños, discapacitados o ancianos.
- Operaciones y esquemas de trabajo. Las organizaciones sin fines de lucro pueden hacer que esta sección sea específica para diferentes roles de voluntarios o proporcionar una plantilla genérica sobre dónde informar o qué ponerse. También incluya pautas de seguridad, proceso de trabajo e información sobre turnos y horarios.
- Directorio. Incluya a los miembros del personal o líderes voluntarios que estén a cargo. Enumere números de teléfono, herramientas grupales y sitios web esenciales que ayudarán a los voluntarios a realizar un seguimiento de sus tareas u horarios.
A menudo, los manuales para voluntarios incluyen muchos más elementos de los que se enumeran aquí. Por ejemplo, la National Wildlife Foundation incluye secciones sobre gestión de registros, código de vestimenta, asistencia y tiempo, horas mínimas requeridas, capacitación, evaluación, reconocimiento, conducta, tabaquismo y drogas, seguridad y responsabilidad, reembolso de gastos, seguridad y protección, acoso sexual y conflictos de interés.
Personalización
La lista anterior es sólo un punto de partida para su organización sin fines de lucro; de ninguna manera es el único formato que puedes elegir. Las organizaciones sin fines de lucro pueden hacer una versión completa del manual o pueden adoptar un enfoque de "orientación" voluntaria.
Un manual de orientación puede centrarse únicamente en las funciones y tareas que los voluntarios realizarán para su organización. Estas descripciones podrían personalizarse para cada puesto o podrían servir como un manual de orientación general que reciban todos los voluntarios. La orientación también puede incluir videos a los que los voluntarios pueden acceder de forma remota, o una reunión grupal o individual.
Es posible que algunas organizaciones sin fines de lucro necesiten incluir secciones adicionales en sus manuales, como pautas de reembolso o procedimientos de evacuación de emergencia. También puede haber algunos Descargos de responsabilidad legales o de seguros para incluir, como información sobre responsabilidad por lesiones. e información sobre la "Ley de Buenos Samaritanos" de su estado.Tómese un momento para preguntar si hay alguna tarea "inusual" que le pedirá a sus voluntarios y cree una sección en su manual que las aborde.
Cómo hacer un manual para voluntarios (rápido)
Lo bueno de un manual para voluntarios es que no tiene por qué ser complicado. Puede utilizar documentos de capacitación existentes o discusiones entre el personal y los voluntarios para decidir qué incluir.
También puede utilizar los manuales de otras organizaciones sin fines de lucro como esquema (¡pero no los copie!). Además, tenga en cuenta que su manual no tiene por qué ser perfecto; está bien comenzar con una primera edición y actualizarla a medida que se expande.
La clave es simplemente empezar.
Usando Microsoft Word o Google Docs, uno de sus voluntarios o miembros del personal puede seleccionar manual profesional plantillas, plantillas de folletos o simplemente utilice un documento básico. Sin embargo, para facilitar la navegación, intente incluir:
- Un título claro con toda la información relevante (nombre, dirección, información de contacto)
- Una tabla de contenidos
- Saltos de página entre secciones
- Contenido simple y fácil de leer.
- Fuente y colores fáciles de leer.
- Información de contacto del coordinador del programa para una comunicación segura
Puede personalizar su manual para que coincida con los colores, las fuentes y el estilo de imagen de su organización. Haga que su manual sea lo más claro, organizado y conciso posible.
Una vez que haya editado su primer manual y esté listo para usar, puede imprimirlo o crear un PDF en línea para su sitio web. PDF es la opción más asequible. Con un PDF en línea, puede distribuir el manual por correo electrónico, redes sociales o su sitio web. Tener el manual en formato virtual también hace que sea mucho más fácil actualizarlo con frecuencia.
Ejemplos
¿Buscas algo de inspiración? Aquí hay algunos ejemplos de cómo podría verse su manual de voluntariado:
- Centro de Audición, Habla y Sordera Manual de orientación para voluntarios
- Caridades Católicas de Maine Manual de voluntariado
- Policias y procedimientos. Fundación Nacional de Vida Silvestre
- Empoderamiento de las mujeres Manual de voluntariado
- ENCONTRAR Banco de Alimentos Manual de voluntariado
Recuerde, no existe un enfoque único para la creación de un manual para voluntarios. Piensa en qué información necesitas compartir constantemente con tus voluntarios y qué recursos te gustaría que tuvieran. Siempre puedes agregar una actualización más tarde.
Ahorre tiempo, dinero, energía y estrés brindando a su personal y voluntarios un recurso que puedan utilizar para lograr el mayor impacto con la menor cantidad de supervisión.
