Escriba una descripción del trabajo que les encantará a los voluntarios

Por qué las descripciones de puestos de trabajo de los voluntarios son tan importantes

Ninguna empresa u organización sin fines de lucro comenzaría a contratar personas antes de que descubrieran qué necesitaban que hicieran. Escriben descripciones de puestos con gran detalle porque son los planos para reclutar, gestionar y retener empleados.

El mismo principio se aplica a los voluntarios.

Una herramienta increíblemente útil, la descripción del trabajo voluntario ayuda a su esfuerzos de reclutamiento de voluntarios, la gestión de ese voluntario y su retención. Establecer expectativas con una descripción del trabajo debería ser la tarea número uno de cualquier administrador de voluntarios.

Es posible que se resista a este requisito, pensando que es posible que necesite escribir muchas descripciones de puestos. En realidad, no necesitará descripciones de trabajo para algunos de sus voluntarios, particularmente aquellos que realizan una tarea única de complejidad limitada. Por ejemplo, los voluntarios que usted recluta para inscribir participantes en su

carrera benéfica anual Probablemente no necesite nada más que instrucción verbal el día del evento. Los voluntarios tampoco necesitan mucho más para su día de limpieza anual para recoger basura o arrancar malezas.

Sin embargo, su organización benéfica probablemente también tenga varios trabajos voluntarios complejos a largo plazo en los que podría ser necesaria una formación especializada. En esos casos, tiene sentido manejar esos puestos como lo haría con un puesto remunerado. Eso incluye una descripción detallada del trabajo que puede utilizar para reclutar a esos voluntarios. La descripción del trabajo también puede ser útil al evaluar a los voluntarios, ya que les ayudará a ambos a recordar de qué se trata el trabajo.

Cada descripción de trabajo debe explicar la tarea, además de las habilidades, capacidades e intereses necesarios para realizar la tarea voluntaria con éxito.

La claridad es lo que todo voluntario prefiere. Antes incluso de comenzar a reclutar voluntarios, haga una lista de los trabajos que desea que realicen y luego describa esos puestos lo más claramente posible.

La descripción del trabajo de un voluntario no es muy diferente de la que se prepara para un empleado remunerado. Las expectativas claras pueden ayudar a evitar una multitud de problemas, incluidos los legales.

Qué incluir en una descripción de trabajo de voluntario

Hay muchas formas de escribir la descripción del puesto, pero aquí hay algunas áreas que debe cubrir:

1. Título profesional
   Un título descriptivo le da al voluntario un sentido de identidad y ayuda al personal asalariado y a otros voluntarios a comprender este rol particular. Evite descripciones que tengan que ver con el pago. Por ejemplo, ¿por qué llamar a la recepcionista recepcionista "voluntaria"? No se dice recepcionista "pagado" para un miembro del personal.
2. Ubicación de trabajo
   ¿Dónde trabajará el individuo? ¿Se puede realizar el trabajo en casa o en un sitio en particular? ¿Hay transporte público cerca de su(s) lugar(es) de trabajo para que pueda reclutar personas que tal vez no tengan transporte personal?
3. Objeto del puesto
   ¿Cómo afectará el trabajo del voluntario a la ejecución de un proyecto? resultado, clientes, o misión? Indique el impacto esperado tanto para el servicio directo como para las asignaciones administrativas para que los voluntarios comprendan lo importantes que son para la organización.
4. Responsabilidades y Deberes
   Explique los deberes y obligaciones específicas del puesto de voluntario. Decir claramente lo que se espera.
5. Calificaciones
   Vale la pena ser muy claro y concreto al enumerar las calificaciones para cualquier puesto de voluntario. Incluya educación, características personales, habilidades, capacidades y experiencia requerida.
6. Compromiso esperado
   ¿Cuánto tiempo esperas del voluntario? Incluya la duración del servicio, las horas por semana y las horas por día. Incluya cualquier requisito especial, como trabajo de fin de semana.
7. Capacitación
   Enumere lo que formación que recibirá el voluntario. Incluya la capacitación general que todos los puestos requieren más cualquier capacitación específica del puesto para esta tarea.

Incluya la fecha de la descripción o la fecha en que se actualizó. Indique el nombre del supervisor voluntario y su información de contacto. Incluya información sobre cómo obtener más información y a quién llamar si está interesado.

Ejemplo de descripción de puesto de voluntario

Título profesional: Presidente de día

Objetivo: El presidente diurno se desempeña como recepcionista de la Agencia sobre el Envejecimiento del Condado de Charles, apoyando la misión de la Agencia de apoyar a la población de edad avanzada del Condado de Charles. El presidente diurno representa a la agencia ante el público que visita sus oficinas los lunes, miércoles y viernes de 9 a. m. a 4 p. m.

Ubicación: El Presidente Diurno trabaja en el área de recepción pública de la oficina central de la agencia en 567 N. Oak St en Tulsa, OK.

Responsabilidades clave:

• El Day Chair contesta el teléfono y dirige las llamadas.
• Saluda a los invitados y los dirige a otras oficinas o ubicaciones.
• Responde preguntas sobre la agencia y proporciona formularios cuando es necesario.
• Imprime una lista de actividades que se llevan a cabo ese día en las oficinas y ubicaciones satélite de la agencia.
• Realiza llamadas telefónicas de recordatorio a otros voluntarios que fueron asignados a proyectos para el día siguiente.
• Abre el correo y lo distribuye.
• Ingresa en la base de datos las donaciones recibidas por correo.
• Revisa la copia del folleto cuando el tiempo lo permite.
• Ayuda en la preparación de envíos masivos de correo.
• Prepara la correspondencia según sea necesario.
• Otras funciones que le sean asignadas.

Reporta al Subdirector de la Agencia sobre Envejecimiento del Condado de Charles.

La duración del nombramiento: El Day Chair sirve un día a la semana durante tres meses. Después de tres meses, el Presidente Diurno podrá ser reelegido por otros tres meses a discreción del supervisor. Después de seis meses, la persona que se desempeña como Presidente Diurno podrá rotar a otro puesto dentro de la agencia.

Compromiso de tiempo: Un día a la semana (lunes, miércoles o viernes) durante seis horas (de 9 a 12 a. m. y de 1 a 4 p. m.), durante un mínimo de tres meses.

Calificaciones: Conocimientos básicos de informática y entrada de datos. Trato agradable, paciencia, capacidad para resolver problemas, confiabilidad.

Apoyo: Se proporcionará capacitación para este puesto. Además, el subdirector estará disponible para preguntas y asistencia.

Requisito de edad: Ninguno.

Código de vestimenta: Informal de negocios.

Otras categorías que quizás desee incluir en la descripción de un puesto de voluntario son:

• Se requieren certificaciones/licencias, como certificación CPR o licencia de conducir comercial.
• Oportunidades de desarrollo, como formación y ascenso a otros puestos.
• Se requieren controles de seguridad, como verificación de antecedentes penales o verificación de huellas dactilares.
• Beneficios, como certificado de servicio, estacionamiento gratuito o remisión de matrícula.

Las descripciones de trabajo de los voluntarios no son sólo para el bien del voluntario sino también para garantizar que no haya problemas legales. A los voluntarios les encantan las expectativas claras, la capacitación y la coherencia. de sus responsables voluntarios.

Escribir buenas descripciones de trabajo es solo una parte de preparar a su organización sin fines de lucro para recibir y trabajar con voluntarios.