El líder de la reunión es el empleado que Responsable de planificar, organizar y gestionar los detalles. e invitar a los participantes a una reunión. Es el empleado que está a cargo y es responsable de la progreso de la reunión real. Toman acciones específicas antes, durante y después de la reunión para garantizar que ésta alcance sus objetivos con éxito.
¿Qué es un líder de reunión?
El líder de la reunión es clave en hacer que las reuniones y los equipos sean exitosos. En algunas reuniones, el líder ya es el jefe de departamento, el líder del equipo o la persona designada por la alta dirección para liderar una iniciativa. Estos empleados fueron seleccionados para su rol de liderazgo debido a sus habilidades percibidas como gerente o líder.
Otras veces, un empleado puede surgir como líder de forma natural. Estos líderes son empleados a quienes otros empleados admiran y respetan. En otras ocasiones, un equipo puede decidir rotar el rol de liderazgo entre todos los miembros. Esto permite que todos los miembros del equipo continúen desarrollando sus habilidades como líderes de reuniones y, en general, para crear reuniones exitosas.
Responsabilidades del líder de la reunión
Estas son algunas de las responsabilidades clave de un líder de reuniones.
- El líder de la reunión determina la meta, tarea o propósito que debe lograrse en la reunión. Esto suele ser una tarea o parte de la descripción del trabajo del líder.
- El líder de la reunión decide si una reunión es el mejor método posible para obtener la meta o el propósito o lograr el resultado deseado. Responda la pregunta: ¿es necesaria una reunión?
- El líder de la reunión determina quién necesita ayudar a planificar la reunión.
- El líder de la reunión decide agenda para la reunión. (En las reuniones en curso, esta tarea se realiza al final de la reunión actual).
- El líder de la reunión determina la fecha, la hora y el lugar con mayor frecuencia utilizando un calendario organizacional compartido.
- El líder de la reunión reúne el trabajo previo a la reunión, como lectura, información financiera, historia, actas de reuniones del equipo relacionadas, etc.
- El líder de la reunión invita a los participantes y distribuye las tareas y el trabajo previo, dejando el mayor tiempo posible para que los participantes vengan preparados a la reunión.
- El líder de la reunión se asegura de que la reunión tenga un registrador o un levantador de actas para documentar el procedimiento y cualquier compromiso, elemento de acción o decisión. También designa un cronometrador cuando sea necesario para el desarrollo ordenado de una reunión.
- El líder de la reunión puede utilizar un rompehielos para calentar a los participantes y crear un entorno en el que los participantes de la reunión se sientan cómodos comunicándose entre sí e intercambiando ideas e información.
- El líder de la reunión llega temprano y dirige la reunión manteniéndolo encaminado e involucrando a todos los participantes para que cada uno sienta que su presencia fue esencial en la reunión. Esto asegura su participación en la próxima reunión.
- el líder de la reunión anima la reunión de empresa para que los participantes no se sientan aburridos ni aburridos. Ya sea usando ejemplos para romper el hielo, humor o divertidos, ninguna reunión debería terminar sin una risa.
- El líder de la reunión se asegura de que se asignen y manejen los siguientes pasos y elementos de acción.
- El líder de la reunión informa la reunión y planifica la agenda para la próxima reunión.
- El líder de la reunión realiza un seguimiento de los participantes entre reuniones para asegurarse de que los elementos de acción vayan por buen camino y para ofrecer asistencia y/o recursos si el voluntario tiene problemas.
Roles de líder adicionales
El líder de la reunión asume estas responsabilidades pero también tiene roles relacionados con la comunicación, informes y desempeño del compañero de equipo.
Cada miembro de un equipo o reunión que sea multifuncional tiene la obligación de mantener informado a su departamento o función sobre las actividades y el progreso de una reunión o de un equipo en curso. También tienen la responsabilidad de buscar opiniones de compañeros de trabajo que no están en el equipo ni en la reunión. No todos los empleados pueden asistir a todas las reuniones.
Si un participante de la reunión se desempeña de manera ineficaz en la reunión, el líder tiene la responsabilidad de corregir el comportamiento mediante técnicas efectivas del líder de la reunión durante la reunión y Entrenamiento efectivo fuera de la reunión.. Un participante de una reunión que monopoliza la reunión con sus opiniones o critica a otros miembros por las suyas debe ser corregido antes de que sabotee el éxito de la reunión.
La línea de fondo
Un líder de reuniones eficaz no garantiza que un proyecto o equipo se desempeñe con éxito, pero es un factor clave que contribuye al éxito de los proyectos, departamentos, reuniones o equipos.
