Proporcionar instrucciones para nuevas asignaciones y tareas es una parte normal del rol de un supervisor o gerente. La forma en que brinda instrucciones a través de su tono de voz, elección de palabras y lenguaje corporal contribuye en gran medida a obtener apoyo y promover un lugar de trabajo saludable.
Los supervisores y gerentes eficaces trabajan arduamente para cultivar sus habilidades para brindar dirección a los miembros de su equipo. Existen muchos métodos de comunicación, pero existen algunas prácticas generales que los gerentes deben utilizar para garantizar que los miembros del equipo reciban instrucciones claras.
7 prácticas de comunicación positiva
- Proporcione siempre el contexto para que se complete la tarea. Las personas hacen su mejor trabajo cuando comprenden la importancia de la tarea para la operación en general. Cuando se toma el tiempo para explicar la importancia comercial de la tarea que solicita que se complete, está enseñando y mostrando respeto por la persona a la que le pidió que completara el trabajo.
- Sea específico al asignar tareas. Describir cuándo se debe completar la tarea y compartir cualquier estándar de calidad.
- Pídale al miembro del equipo que complete las tareas. Elija un tono de voz respetuoso, palabras amables y entregue el mensaje con el volumen adecuado. Compare estas declaraciones: "Ve a descargar ese camión" y "John, el envío de ese camión se necesita en la línea de producción". Por favor, ayuden a descargar el camión antes del mediodía." No hay duda de que este último enfoque se percibiría como positivo y el primero como negativo.
- Dale a tu equipo la oportunidad de hacer preguntas. Ofrezca a las personas a las que se les pide que completen la tarea la oportunidad de aclarar sus preguntas. Este paso ayuda a fortalecer la comunicación entre el empleado y el supervisor y mejora la probabilidad de un resultado exitoso. El empleado tiene la oportunidad de confirmar que realmente comprende lo que se le pide.
- Confía en tus empleados. Resista la tentación de supervisar o microgestionar la finalización de la tarea solicitada por parte de un empleado. Parte de liderar eficazmente es aprender a confiar en que su equipo puede completar las tareas sin usted.
- Reforzar la confianza de sus empleados. Ofrezca agradecimiento apropiado y comentarios positivos por los trabajos completados correctamente.
- Asegúrese de dar comentarios constructivos. Ofrezca comentarios claros, conductuales y enfocados para cualquier tarea que se complete incorrectamente.
Enfatice la enseñanza además de dar instrucciones
Uno de los trabajos de un gerente es evaluar si la tarea es nueva o complicada y amerita capacitación. Si los miembros de su equipo nunca antes han completado una determinada tarea, es posible que desee brindarles capacitación.
Proporcione instrucción y luego ofrezca la oportunidad al individuo de practicar la tarea con su útil supervisión. Una vez que la persona haya desarrollado confianza para la tarea, permítale completar el trabajo sin su supervisión. Vuelva a consultar más adelante para validar la finalización, puntualidad y calidad.
Ofrezca capacitación de recuperación cuando el individuo tenga dificultades para completar la tarea a tiempo o con el nivel de calidad adecuado.
Consideraciones para la comunicación
Esfuércese por dar instrucciones en un tono no agresivo. Si bien ciertas circunstancias pueden ameritar órdenes, resista la tentación de ladrarle a su equipo. Siempre reflexiona sobre los momentos en los que recibías instrucciones y cómo te hacía sentir que te ladraran.
Trate de no responder "¿Por qué?" con "Porque yo lo dije". A los empleados les gusta estar informados. La información les ayuda no sólo a organizar sus propias prioridades de trabajo, sino que también les permite aceptar sus tareas. La aceptación se refiere a sentir que lo que hacen es importante y lo que la empresa está haciendo es importante.
No sea vago cuando dé instrucciones. Las instrucciones claras al asignar tareas a los miembros del equipo ayudarán a la productividad del equipo y resolverán conflictos sobre el desempeño posteriormente.
Las personas son individuos y tienen otras circunstancias en sus vidas que pueden estar afectándolas. Estos pueden ser problemas personales o relacionados con el trabajo. No reconocer que las personas pueden tener intereses encontrados en el trabajo y las tareas puede dificultar la comunicación.
Si se comunica claramente y muestra su aprecio por su equipo y el trabajo que realizan, los miembros de su equipo sabrán que los tiene en alta estima y responderán en consecuencia.
