Los empleados pasan entre una y tres horas al día navegando por la web para asuntos personales en el trabajo, según el estudio revisado. Dado que la mayoría de los estudios dependen de datos autoinformados por los empleados, esta pérdida de productividad, combinada con las preocupaciones que tienen los empleadores sobre dónde están sus los empleados están navegando por la web en el trabajo, hace que más empleadores decidan monitorear el uso de Internet por parte de los empleados.
Los empleados compran, realizan operaciones bancarias, visitan sitios de deportes, pagan facturas, chatean en Facebook, tuitean en Twitter y más. Para la mayoría de los empleados, estas son actividades ocasionales que realizan durante los descansos y el almuerzo. Si dedican unos minutos de trabajo, probablemente lo compensen respondiendo correos electrónicos después de que los niños se vayan a dormir.
Abuso de Internet en el Trabajo
Un porcentaje de empleados abusa del privilegio del uso de Internet en el trabajo. En una empresa, un supervisor descontento pasaba entre 6 y 7 horas al día haciendo de todo, desde buscar empleo hasta buscar recetas, comprar y descargar cupones.
En otro, un empleado cambió la posición de su computadora, haciendo que la vista de su pantalla fuera imposible de ver para nadie excepto para el empleado. Esto despertó las sospechas del personal de TI, por lo que vieron su historial de Internet y descubrieron que el empleado estaba descargando y viendo películas pornográficas.
Si el empleador no hubiera sabido que el empleado estaba viendo pornografía, podría haberse enfrentado a una demanda por acoso sexual o un reclamo por ambiente laboral hostil. Ninguno de los dos habría sido bienvenido, por lo que el empleador despidió al empleado. (La política de uso de Internet del empleador detallaba claramente las condiciones bajo las cuales despedirían a un empleado).
Vigilancia del empleador sobre los empleados que navegan por la Web
A los empleadores que bloquean el acceso a los empleados que navegan por la web en el trabajo les preocupa que los empleados visiten sitios para adultos con contenido sexual, romántico o pornográfico, así como sitios de juegos, redes sociales, entretenimiento, compras/subastas y Deportes. Además, algunas empresas utilizan bloqueos de URL para impedir que los empleados visiten blogs externos. Otros bloquean el acceso a sitios como Facebook en el trabajo.
Dependiendo de la empresa, el monitoreo informático adopta muchas formas: algunos empleadores rastrean el contenido, las pulsaciones de teclas y el tiempo dedicado al teclado; otros almacenan y revisan archivos de computadora. Muchas empresas utilizan alertas para monitorear lo que los empleados y otras personas escriben sobre la empresa. monitorear sitios de redes sociales.
Cuando las empresas monitorean el correo electrónico, algunas usan herramientas tecnológicas para realizar el trabajo buscando palabras y frases clave, mientras que otras asignan a un empleado para que lo lea y revise manualmente.
Por qué los empleadores monitorean el comportamiento en línea
Los empleadores creen que esta vigilancia de los empleados es necesaria por motivos de productividad, razones legales, la seguridad de la información de la empresa y para evitar un ambiente de acoso.
Manny Avramidis, presidente y director ejecutivo de la American Management Association, escribe:
"Existen razones principales por las que los empleadores monitorean el comportamiento de los empleados en Internet en el trabajo, dependiendo de la organización y sus empleados. La productividad de los empleados es clave. Algunas empresas dirán que las cuestiones de secretos comerciales son importantes, no necesariamente porque los empleados compartan intencionalmente la empresa. información, pero es posible que los empleados no se den cuenta de la importancia que tienen para los competidores elementos como las características y la organización de nuevos productos. gráficos.
"Los sitios de intranet comparten información que los empleadores no quieren que los extraños sepan debido a la competencia y la necesidad de ganarles al mercado. Otras empresas están preocupadas por el fraude en cuanto a la seguridad de los datos, asegurándose de que no se robe información.
"Algunas empresas dirán que la seguridad y la productividad son sus principales preocupaciones, lo que puede implicar el seguimiento de la ubicación de los empleados mediante GPS [global satélite de posicionamiento], cámaras de video en áreas de trabajo de producción y guardias de seguridad para verificar las identificaciones y el contenido de los artículos llevados a trabajar. Y otros empleadores alegarán una posible responsabilidad porque han sido quemados en los tribunales. La mayoría de las organizaciones tienen algo de capital para monitorear y es bastante barato hacerlo. Así lo hacen."
Más preocupaciones de los empleadores sobre la navegación por la Web en el trabajo
Además de la preocupación sobre los tipos de sitios que los empleados visitan en el trabajo por estos motivos, una serie de preocupaciones adicionales motivan a los empleadores a monitorear a los empleados que navegan por la web en el trabajo.
Los litigios son un problema grave para los empleadores, dijo Nancy Flynn, directora ejecutiva de The ePolicy Institute y autora de El manual de políticas electrónicas y otros libros relacionados con las políticas de Internet.
Según la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), "en esta era de la información digital, los gerentes de negocios, los profesionales de recursos humanos, Los profesionales de TI y los profesionales legales deben trabajar en estrecha colaboración para desarrollar políticas y procedimientos relacionados con el empleo. Mantenimiento de registros. En caso de un litigio relacionado con el empleo, es probable que se realice una búsqueda exhaustiva de los registros electrónicos del empleador.
"Los datos electrónicos incluyen correos electrónicos, páginas web, archivos de procesamiento de textos, bases de datos informáticas y cualquier otro información que se almacena en una computadora y que existe en un medio que puede ser de solo lectura mediante el uso de ordenadores. También puede incluir rastros electrónicos dejados, como cuando un gerente agrega o elimina texto a una evaluación de desempeño, las fórmulas que los empleados usaron para realizar cálculos en hojas de cálculo o editar un memorando y otros almacenados involuntariamente datos.
"Los datos electrónicos son cada vez más importantes en los procedimientos judiciales. La consulta con un asesor legal sobre el almacenamiento, retención y destrucción de datos electrónicos es especialmente importante ya que la Reglas Federales de Procedimiento Civil: la Regla 34 fue modificada específicamente para abordar las reglas de descubrimiento de documentos almacenados electrónicamente. información."
Según Avramidis de AMA, la vigilancia de los empleados es inevitable a medida que la tecnología para realizarla se vuelve más barata. El escribe:
"Donde los empleadores a menudo se quedan cortos es en decirles a los empleados que serán monitoreados pero no describen exactamente qué comportamiento se espera o no. Es importante explicar exactamente cuáles son sus expectativas sobre la política. Se recomienda educar a los empleados y explicarles anualmente la definición de lo que es justo y aceptable el uso de Internet y del correo electrónico".
"No importa cómo se sienta al respecto, los empleadores que no monitorean serán cada vez menos, no para atrapar a los empleados, sino porque la supervisión tiene cada vez más sentido desde el punto de vista empresarial". — Manny Avramidis, presidente y director ejecutivo de American Management Asociación
Si bien un número cada vez mayor de estados y jurisdicciones exigen a los empleadores que notificar a los empleados sobre el monitoreo electrónico, la mayoría de los empleadores están haciendo un buen trabajo al alertar a los empleados cuando están siendo vigilados.
La mayoría de los empleadores informan a los empleados que la empresa está monitoreando el contenido, las pulsaciones de teclas y el tiempo que pasan frente al teclado y la mayoría les informa a los empleados que la empresa revisa el uso de su computadora. La mayoría también alerta a los empleados sobre el seguimiento del correo electrónico.
¿Debería monitorear a los empleados?
El seguimiento del tiempo de los empleados y su uso en línea es una señal de desconfianza e incongruencia. con una cultura orientada a los empleados que considera a los empleados como el principal activo de la empresa.
Si menos del 1% de los empleados, según algunos informes, abusan de su jornada laboral y de su empleador confianza online, ¿por qué hacer que el 100% de los empleados se sientan incómodos y desconfiados? Así, la práctica de monitorear electrónicamente a los empleados en el trabajo tiene fuertes pros y contras.
La vigilancia electrónica de los empleados en el trabajo puede producir resultados beneficiosos para el empleador a la hora de controlar el abuso. Pueden proteger los intereses de un empleador en una demanda (o no) dependiendo de la naturaleza de la situación.
Pero existen poderosas razones por las que un empleador podría no querer utilizar el monitoreo de Internet de los empleados. Avramidis dice que esta decisión depende de la empresa y del ambiente de trabajo que el empleador quiera crear:
"Dependiendo del nivel de libertad permitido en una empresa o del tipo de empleador, la vigilancia electrónica de los empleados puede no ser deseable. Un ejemplo son las empresas que emplean a recién graduados universitarios, que tienen líneas absolutamente borrosas y están en línea todo el día.
En los grandes días de compras en línea como Cyber Monday o Prime Day, grandes eventos deportivos como el March Madness de los campeonatos de la NCAA y otros eventos populares, los empleadores pueden verse tentados a reaccionar de forma exagerada. Los empleados pueden sentir que necesitan escabullirse y hacer trampa para realizar sus actividades en Internet. Pero un equilibrio saludable beneficia a todas las partes.
Es posible que los empleadores quieran pensar dos veces antes de desarrollar e implementar políticas que prohíban todo uso de computadoras personales en línea durante la jornada laboral cuando los empleados todavía responden correos electrónicos fuera del horario laboral.
Los empleados también deben practicar un uso razonable de Internet. Pocos empleadores dudarán de unos minutos para realizar un pedido, pero muchos se oponen merecidamente a que un empleado compare precios en línea durante la mitad de la jornada laboral. Mientras tanto, los departamentos de TI tienen preocupaciones legítimas sobre cómo el streaming ralentiza los sistemas de la empresa.
Correspondería a los empleados comprender las políticas y expectativas de Internet, correo electrónico e informática de su empleador. Los empleadores que despidieron a trabajadores por uso indebido del correo electrónico lo hicieron por estos motivos:
- Violación de una política de la empresa.
- lenguaje inapropiado u ofensivo
- Uso personal excesivo
- Incumplimiento de las normas de confidencialidad de la empresa
Conozca las políticas de su empleador sobre el uso de Internet y el correo electrónico. Lo que no sabe o a lo que no presta atención podría perjudicar su reputación ante su empleador.
Alternativas al seguimiento de empleados
A continuación se muestran formas de crear un entorno organizacional en el que los empleados no abusen de la confianza de su empleador:
- Desarrollar un sólido política de internet y correo electrónico que proporciona a los empleados expectativas claras sobre la postura del empleador sobre el tiempo personal en línea en el trabajo. Esta política puede prohibir en términos generales ciertas actividades y visitas al sitio sin que los empleados se sientan como delincuentes. La política puede enfatizar la responsabilidad, la fe, la seguridad profesional y la confianza.
- Comunique la política utilizando muchos ejemplos para que los empleados no se confundan acerca de los requisitos. Comunique continuamente sus expectativas y diríjase individualmente a los empleados que aprovechan el tiempo de su empleador. Si la productividad o las contribuciones de un empleado disminuyen, comuníquese con el empleado para determinar si el uso en línea está afectando su desempeño. Usar Disciplina progresiva con empleados que violan repetidamente sus expectativas y confianza.
- Capacite a sus gerentes y supervisores sobre cómo establecer y mantener las expectativas y políticas de su lugar de trabajo. Capacítelos para que reconozcan cuándo un empleado podría estar abusando del tiempo o de los sitios de Internet en el trabajo.
- Desarrollar y mantener una cultura de confianza.. Desarrollar un entorno en el que los empleados autocontrolen su tiempo personal en línea en el trabajo es el enfoque más eficaz. Trate con los empleados que se exceden caso por caso. No cargue a la mayoría de sus empleados trabajadores con políticas demasiado onerosas por las acciones de unos pocos. Deshazte de los pocos.
El monitoreo hace que los empleados desperdicien energía preocupándose por si lo que están haciendo es aceptable y fomenta una mentalidad de 9 a 5. Un empleador de elección encuentra alternativas al monitoreo de Internet de los empleados.
