La documentation est cruciale pour une prise de décision appropriée
Dans le monde des ressources humaines et de l'emploi, documentation sur le rendement d'un employé peut faire ou défaire votre capacité à discipline, mettre fin, ou promouvoir, récompenser et reconnaître les employés.
La documentation est essentielle pour les gestionnaires et le personnel des RH, car vous devez faire un sérieux effort pour enregistrer tous des événements dans l'histoire de l'emploi de vos employés - les incidents positifs et négatifs de performance.
Vous trouverez ici tout ce dont les managers et le personnel RH ont besoin pour documenter soigneusement les performances des employés.
Pourquoi devriez-vous documenter le rendement des employés
- La documentation fournit la preuve que les problèmes de performances ont été discutés avec l'employé en temps opportun et de façon concise.
- La documentation propose un historique des l'amélioration ou l'incapacité de l'employé à améliorer ses performances au fil du temps. Il s'agit d'une description chronologique et précise des actions de l'employé, des actions du manager et des événements au fur et à mesure qu'ils se produisent.
- La documentation fournit des preuves qui appuient les décisions de gestion à prendre action défavorable telle que la discipline ou la résiliation avec un employé.
- La documentation offre la preuve qu'un employé mérite une promotion ou une opportunité disponible par rapport aux autres employés également éligibles.
- La documentation fournit des preuves pour justifier les augmentations de salaire, les diminutions ou pourquoi un employé n'a pas reçu d'augmentation.
- En cas de poursuite, une documentation complète et approfondie protège les intérêts de l'employeur. La documentation peut appuyer les actions de la direction dans congédiement d'un employé qui n'a pas réussi. Cela peut également prouver que l'employé a été licencié pour des raisons légales par opposition à d'autres comme la discrimination illégale.
Que documenter
Les gestionnaires doivent documenter les performances des employés, à la fois les contributions positives et les échecs de performance. Ils doivent documenter exactement ce que l'employé a fait et dit et ce que le responsable a fait et dit en réponse au cours de la réunion ou de la conversation.
Vous devez documenter tous les accords conclus au cours de la conversation, objectifs fixés, les améliorations requises et attendues, et le calendrier d'amélioration. La documentation doit également contenir les engagements que le gestionnaire prend pour aider l'employé.
Comment documenter
La documentation doit être rédigée pendant ou immédiatement après la réunion ou la conversation avec l'employé. Vous ne devriez jamais manquer d'écrire la conversation avec l'employé le jour où cela s'est réellement produit. Attendre plus tard ou le lendemain affecte la qualité de la documentation car elle est basée sur ce dont vous vous souvenez.
L'une des pires erreurs que commettent les gestionnaires est de croire qu'ils peuvent reconstituer l'historique des conseils aux employés au besoin. Aucune personne des RH ayant une expérience de la documentation décente et opportune n'est jamais dupe d'un dossier reconstitué. Les gestionnaires qui reconstruisent de mémoire font courir un risque inutile et inacceptable à leur entreprise, car une histoire inventée ne résistera pas à un éventuel procès.
Vous avez besoin que votre documentation paraisse professionnelle, soignée et organisée. Rédigez la documentation comme si vous parliez de l'histoire des événements à un tiers. Vous ne savez jamais qui lira votre documentation un jour, alors assurez-vous qu'elle reflète votre professionnalisme. (Le verso d'une serviette à cocktail, d'une enveloppe ou d'un post-it n'est pas considéré comme une documentation professionnelle.)
Votre documentation doit être transmise au nouveau responsable d'un employé si l'employé obtient un nouvel emploi - ou si vous le faites - dans votre organisation. Pour votre mémoire et pour informer le nouveau gestionnaire de l'employé, vous devez mettre le nom et le titre de l'employé, votre nom et titre, et la date complète sur chaque document.
Rédigez une documentation factuelle, juste, légale, objective, complète et cohérente. Évitez les opinions (Mike est bâclé. Alice est paresseuse. Tom me mentait.), Injures, éditorialisation (John est un imbécile. Mark a un problème d'attitude.), et l'étiquetage (Mary est irresponsable. George n'est pas un joueur d'équipe.).
Évitez également d'essayer d'interpréter le comportement de l'employé. (Marsha ne doit pas aimer cette mission. Paula semble être au-dessus de sa tête.) Minimisez votre utilisation de mots descriptifs tels que les adjectifs et les adverbes (lentement, négligemment, malheureux, de mauvaise humeur, grossier). Indiquez le comportement et les actions spécifiques de l'employé, et non votre opinion ou votre interprétation de celui-ci.
Quelle documentation doit fournir
Lors de l'examen ultérieur de la documentation, ce qui est nécessaire est un enregistrement précis de la conversation. Tenez-vous en aux faits et notez uniquement ce que vous avez dit et ce que l'employé a dit. Assurez-vous que votre documentation est sans ambiguïté et qu'elle précise les faits. (Dans toute situation juridique potentielle, des erreurs dans l'un des événements documentés rendent tout le reste de la documentation suspect.)
Enfin, documentez tous les accords, engagements, délais, améliorations nécessaires, points de contrôle et autres détails qui pourraient échapper à la mémoire. Assurez-vous de fixer une date et une heure pour les échéances et les dates d'échéance afin d'éviter tout malentendu.
Connaître la politique de documentation de votre service RH, qui vous indiquera quelle documentation doit être placée dans le dossier personnel du salarié Toute documentation sur les mesures disciplinaires doit certainement être incluse.
Où documenter et stocker la documentation
Étant donné que la documentation sur les employés est confidentielle et privée pour l'employé, vous devez faire attention que toute documentation reste confidentielle pour le responsable, les RH et éventuellement le prochain collaborateur directeur. Ainsi, mettre la documentation sur un lecteur d'ordinateur partagé n'est pas recommandé. La documentation manuscrite et la documentation imprimée d'un gestionnaire sont mieux conservées dans un entrepôt verrouillé.
L'essentiel
Si vous suivez ces directives, lorsque vous vous adressez aux RH pour demander de l'aide pour discipliner, licencier ou transférer un employé à un poste avec un meilleur ajustement potentiel, Les RH vous aideront à résoudre le problème ou à améliorer la situation. Lorsque les RH vous disent de documenter, documenter, documenter ou ils ne peuvent pas vous aider; vous devrez couvrir toutes vos bases.
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