La mauvaise gestion d'un compte en fidéicommis peut avoir des conséquences terribles sur la carrière d'un avocat, parfois même jusqu'à la radiation. Les facultés de droit font un travail catastrophique pour former les étudiants en droit à la gestion des intérêts sur les comptes en fiducie des avocats (IOLTA). La plupart des avocats reçoivent peu ou pas de formation sur la façon de gérer un compte en fiducie avant d'ouvrir le leur.
Comment fonctionne un compte IOLTA
Les avocats reçoivent souvent des honoraires des clients lorsqu'ils signent mutuellement une contrat de service qui décrit les conditions de la représentation de l'avocat. Cet argent est censé aller dans le compte en fiducie de l'avocat. Ils ont ensuite le droit de se verser cet argent au fur et à mesure qu'ils terminent le travail pour le client.
Ils pourraient accepter de représenter Harry dans un méchant divorce. Harry leur fait un chèque de 10 000 $ de retenue. L'avocat dépose l'argent sur leur compte en fidéicommis, puis passe une heure à travailler sur le dossier de leur nouveau client. Le taux horaire de l'avocat est de 150 $. L'avocat a alors le droit de déplacer 150 $ de ces 10 000 $ du compte en fiducie vers son compte d'entreprise. Ils l'ont mérité.
Pendant ce temps, 9 850 $ restent sur le compte IOLTA et rapportent des intérêts. Cet intérêt sert à financer une variété de services juridiques, généralement pour les pauvres, sous la gestion et la supervision du Programme IOLTA.
Les avocats ont tendance à commettre trois erreurs courantes dans la gestion de ces comptes.
"Emprunter" de l'argent sur le compte
Il y a Non moyen légitime d'emprunter sur un compte en fiducie, mais certains avocats essaient.
Parfois, les avocats utilisent les fonds du compte en fiducie avant d'avoir le droit de le faire. Ils pourraient prendre l'argent du compte en fiducie avant qu'il ne soit gagné parce qu'ils ont des problèmes de trésorerie. Ils n'ont peut-être pas terminé travail facturable avant que certaines dépenses imminentes ne soient payées - masse salariale, loyer de bureau ou frais avancés dans un cas d'honoraires conditionnels.
Ils retirent donc plus de la fiducie qu'ils n'ont le droit de retirer à ce moment-là. Un avocat "empruntant" ces fonds peut avoir la ferme intention de les remettre, mais ce genre de situation fait généralement boule de neige et se termine très mal pour l'avocat - ainsi que pour le client.
Parfois, soit l'avocat ou quelqu'un ayant accès au compte en fiducie a atteint un point de cupidité ou de désespoir. Les avocats ayant des problèmes de toxicomanie ou de dépendance au jeu peuvent être particulièrement vulnérables à ce type d'erreur, mais cela se produit parfois pour des raisons qui ne semblent pas claires.
Cette erreur de compte en fiducie est celle qui risque le plus de mettre fin à une carrière juridique lorsqu'elle est commise par un avocat, mais la l'avocat est toujours responsable du remboursement des fonds, même s'il s'agit d'un parajuriste ou d'un comptable.
Mélanger les fonds de l'avocat avec l'argent du client
Une deuxième erreur majeure découle souvent d'un manque de compréhension du fonctionnement d'un compte en fiducie.
Laure A. Calloway, consultant en gestion de la pratique du droit au barreau de l'État de l'Alabama, déclare:
"De nombreux avocats ne comprennent pas ce qui va et ne va pas dans le compte en fiducie. Certains gèrent tout, y compris les honoraires gagnés, par l'intermédiaire du compte en fiducie, l'utilisant comme un journal général unique pour leur entreprise. D'autres prennent des « acomptes » sans comprendre que, du moins dans certaines juridictions, il n'existe pas d'acompte non remboursable. Donc, ils ne versent pas un acompte sur des travaux futurs en fiducie comme ils le devraient, en particulier s'ils en ont besoin maintenant pour garder les lumières allumées."
Un avocat peut dire à son client que les frais juridiques seront de 1 000 $ et que les frais de dépôt au tribunal seront de 200 $. Le client fait à l'avocat un chèque de 1 200 $. Certains avocats mettront la totalité du chèque dans leurs comptes commerciaux, car la majeure partie de l'argent va de toute façon à l'avocat.
Mais les règles de l'association du barreau exigent que le chèque soit crédité sur le compte en fiducie même si l'avocat a droit à l'intégralité des honoraires d'avocat immédiatement. La partie des frais de dépôt de ce chèque doit être détenue en fiducie.
Certaines associations du barreau d'État interdisent aux avocats d'avoir des fonds personnels dans un compte en fiducie pendant d'autres permettent aux avocats de conserver un petit montant sur le compte pour couvrir les dépenses liées au fonctionnement du compte. La pratique recommandée consiste à déduire tous les frais du compte en fiducie du compte d'entreprise, mais cela ne se produit pas toujours.
En aucun cas, un avocat n'est autorisé à utiliser un compte en fiducie comme compte d'exploitation, compte d'épargne ou lieu pour cacher des actifs.
Parfois, les avocats ne comprennent pas qu'ils ne peuvent pas payer des factures telles que leurs frais généraux de bureau directement sur le compte en fiducie même lorsque les chèques sont tirés sur des fonds qui ont déjà été gagné. D'autres fois, les avocats abusent intentionnellement du compte en fiducie pour cacher des actifs.
Certains avocats utilisent leurs comptes en fiducie comme fonds pour les mauvais jours. Plutôt que de supprimer tous les frais une fois qu'ils sont gagnés, l'avocat retarde le transfert de l'argent de la fiducie pour réduire le risque de le dépenser. Il s'agit à la fois d'une mauvaise pratique commerciale et d'une violation de l'éthique, même si le fonds public IOLTA pourrait bénéficier des revenus d'intérêts supplémentaires.
Ne pas suivre correctement les fonds des clients
La troisième principale façon dont les avocats bousillent leurs comptes en fiducie est de ne pas conserver de registres détaillés du compte en fiducie de chaque client. transactions.
Bien que la plupart des avocats gardent des copies de leurs chèques de compte en fiducie, tous ne se souviennent pas qu'ils doivent noter le nom ou le numéro de dossier du client sur chaque chèque lorsqu'il est émis. Et s'il peut être facile de se rappeler pourquoi un chèque a été émis il y a un mois, il peut être difficile de se souvenir d'un an à partir de maintenant.
Et même si cela n'arrive pas souvent, il arrive parfois que des cabinets d'avocats et tous leurs dossiers soient détruits. Un incendie peut incinérer ces fichiers papier assez rapidement et détruire le disque dur de l'ordinateur.
Si un avocat se trouve dans une situation où il doit reconstituer les registres du compte en fiducie d'un cabinet à l'aide de relevés bancaires et de copies d'anciens chèques commandés à la banque, la tâche sera pratiquement impossible à moins que ces chèques n'indiquent à qui l'argent a été utilisé dans chaque transaction.
Les avocats sont tenus par leur barreau de tenir des registres indiquant le montant d'argent que chaque client a en fiducie à un moment donné. Les dépôts et les décaissements doivent être clairement suivis d'une manière qui facilite la détermination du solde du compte en fiducie de chaque client. Sinon, il serait assez facile de dépenser l'argent d'un client pour le cas d'un autre client.
Les avocats doivent s'assurer que leur compte en fiducie global est équilibré à la fin du mois, et ils doivent également s'assurer que le compte de chaque client est équilibré. La comparaison des soldes peut révéler des erreurs comptables. Cette étape simple détectera parfois des erreurs qui auraient pu entraîner un rejet de la vérification du compte en fiducie.
Obtenir de l'aide
Certains avocats se rendent compte que leurs comptes en fiducie sont foirés, mais ils ne savent pas comment régler le problème. Une solution consiste à communiquer avec un conseiller en gestion de la pratique du droit. De nombreux barreaux d'État offrent désormais à leurs membres des conseils gratuits en matière de gestion de la pratique du droit, et un certain nombre de conseillers en gestion privés offrent également leurs services moyennant des frais.
Certains avocats pourraient avoir peur de discuter de la situation de leur compte en fiducie avec un avocat travaillant pour le barreau de l'État en raison des exigences de signalement obligatoires pour les violations de l'éthique. Mais les règles de conduite professionnelle dans de nombreux États excluent désormais spécifiquement les consultants en gestion de la pratique du droit de signaler de tels problèmes à leur comité d'éthique.
Gérer correctement un compte en fiducie peut être un problème, mais perdre votre licence pour exercer une tenue de registre bâclée serait bien pire. Les avocats qui ont de la difficulté à gérer leurs comptes en fiducie devraient régler rapidement le problème en se faisant aider par un professionnel qualifié.
