Le reste de cet article offre quelques informations supplémentaires type de réunion qui propagent le stress et les conflits. En tant que gestionnaire ou leader responsable de rassembler les gens pour communiquer, partager et générer des idées, vous êtes bien servi en éliminant ces types de réunions de votre routine.
8 h 00 Réunions du personnel du lundi matin
Le problème avec cette réunion est que personne n'est jamais prêt pour cela. Après tout, il est 8 heures du matin le lundi matin - rien ne s'est encore passé et ce qui s'est passé la semaine dernière est pour la plupart de l'histoire ancienne. Le deuxième problème avec cette réunion est que pour que quiconque soit préparé, il doit travailler le dimanche soir, ce qui est bien sur occasion, mais garantie de vous faire gagner des votes sérieux pour le "connard de l'année" de la part des employés et des membres de la famille de employés.
La solution: Si vous devez organiser une réunion d'équipe le lundi, repoussez-la plus tard dans la matinée ou en début d'après-midi. Mieux encore, repoussez-le à mardi matin.
Réunions d'état d'avancement autour de la table
Vous connaissez cette réunion. C'est celui où les gens se déplacent dans la pièce en partageant leurs dernières mises à jour, sagas, fantasmes et rêves. Asseyez-vous au mauvais endroit et vous finissez comme le 22nd personne pour offrir une mise à jour à un groupe dont les vessies sont surmenées et les cerveaux engourdis par les mises à jour à orientation politique émanant de la bouche de collègues exerçant des fonctions éloignées.
La solution: Rencontrez-vous si vous le devez, mais fixez-vous quelques règles sur les mises à jour. Demandez aux gens de se concentrer sur les nouvelles importantes qui ont un impact sur tout le monde ou d'identifier les défis qui nécessitent l'aide de toutes les fonctions. Faites tout pour limiter la marche douloureuse des mises à jour de statut gratuites et intéressées que génèrent les tables rondes indisciplinées.
Réunions récurrentes qui ont perdu leur raison d'être
Toute réunion récurrente où personne ne peut se rappeler pourquoi cette réunion a toujours lieu est candidate à une élimination immédiate. Les lois de la physique s'appliquent aux réunions et une réunion sur l'horaire a tendance à rester sur l'horaire longtemps après qu'elle a épuisé son utilité sur le lieu de travail.
Un nouveau responsable a examiné la liste récurrente des réunions du calendrier de son équipe et en a annulé deux car il n'a pas pu découvrir la raison de l'existence de ces réunions. Il a reçu plus que quelques mots de remerciement et quelques commentaires de personnes se demandant comment il a réussi à tuer cette réunion dont ils essayaient de se débarrasser depuis un an.
La solution: Passez en revue toutes les réunions récurrentes auxquelles vous soumettez votre équipe ou auxquelles vous participez, et éliminez-les de votre vie et de celle des membres de votre équipe. Si vous n'êtes pas l'hôte de la réunion, informez l'hôte de votre intention et de votre point de vue sur l'utilité de la réunion. Si vous êtes l'hôte/sponsor, interrogez les membres de l'équipe et donnez-leur une voix et un vote. Un peu de découpage draconien des réunions récurrentes ouvre un temps précieux pour d'autres activités plus importantes.
Réunions de groupe Word-Smith
Il s'agit de toute réunion où vous rassemblez un groupe de personnes pour travailler sur le libellé de quelque chose: une vision, une mission, un énoncé de stratégie, un énoncé de portée dans la gestion de projet. Le résultat de ces séances est généralement une série de phrases mal construites reflétant des compromis de la part de la personne responsable. Personne dans la salle n'est d'accord avec le produit final, mais tout le monde hoche la tête en signe d'assentiment dès que le libellé passe du ridicule au juste affreux pour tenter de faire disparaître la douleur.
La solution: Njamais reléguer le libellé approximatif de quoi que ce soit à un comité. Essayez vous-même l'élément en question, faites-le rebondir sur quelques collègues et lorsque vous approchez de quelque chose qui commence à fonctionner pour vous, demandez très soigneusement l'avis d'un groupe. Posez des questions de clarification, prenez de bonnes notes, puis disparaissez et reformulez la ou les déclarations, en répétant le processus si nécessaire.
Modèle de réunions stratégiques
Il n'y a pas de processus ou de modèle magique ou même une simple série d'étapes qui aident à dégager une clarté stratégique. Réalisation d'un S.W.O.T. (forces, faiblesses, opportunités et menaces) l'analyse n'est pas toujours sur le chemin critique pour arriver à une évaluation précise des conditions et des opportunités. Et les chiffres, les objectifs et la croissance ne sont pas des stratégies. Méfiez-vous de quiconque suggérant qu'ils ont un processus simple pour ce sujet complexe.
La solution: Investissez dans un facilitateur ou un conseiller en stratégie hautement qualifié et expérimenté qui comprend comment guider, parfois diriger et parfois suivre dans la poursuite du développement d'une action concrète et significative stratégie. Le bon professionnel tiendra le groupe responsable de trouver des réponses aux bonnes questions (difficiles) auxquelles il faut répondre sur la voie de la clarté stratégique.
L'essentiel
Réunions sont des opportunités inestimables pour se connecter, communiquer, établir des relations et stimuler la résolution créative de problèmes. Ce sont aussi des opportunités propices à la surexploitation et même à l'abus. Efforcez-vous d'être le gestionnaire qui respecte le pouvoir et l'importance des réunions. Utilisez ces forums pour les bonnes raisons en les concevant de manière à ce qu'ils se concentrent sur les problèmes clés, sollicitent des idées et, surtout, respectent le temps que chacun consacre aux sessions. Les membres de votre équipe apprécieront votre approche positive plus que vous ne le saurez jamais.
