Chaque grand projet de travaux passe par cinq phases. La longueur et les détails peuvent varier d'un projet à l'autre, mais tous suivront toujours le même cadre de base. Tandis que certaines méthodologies de projet comme les approches agiles compriment ou répètent les étapes suivantes dans des cycles itératifs plus rapides, le travail de chaque phase est visible et distinct dans chaque projet.
Les cinq étapes
Les étapes formelles d'un projet sont les suivantes:
- Initiation: constitution de l'équipe projet, charte projet et lancement
- Planification: finaliser la portée du projet, définir la répartition détaillée des travaux, évaluer les risques, identifier les besoins en ressources, finaliser le calendrier et préparer le travail proprement dit
- Exécution: effectuer le travail réel requis par la définition et la portée du projet
- Surveiller et contrôler: la gestion, le reporting et le contrôle réels des ressources et des budgets pendant la phase d'exécution
- Clôture du projet: livraison du projet, évaluation des leçons apprises, ajournement de l'équipe de projet
UN chef de projet dirigera son équipe à travers ces cinq phases successives, quelle que soit la taille du projet, jusqu'à ce que le projet soit terminé. Pour les projets de type développement agile ou itératif, la planification et l'exécution se déroulent en courtes poussées ou sprints, les étapes se répétant jusqu'à ce que le projet soit terminé à la satisfaction du client.
Examinons ces étapes plus en détail.
Initiation
Une initiation de projet solide préparera non seulement votre projet pour le succès, mais jettera également les bases de toutes les étapes futures. Au cours de l'initiation, vous obtiendrez les membres de l'équipe de projet affectés, les informerez des objectifs généraux du projet, et posez autant de questions que possible au client ou au propriétaire du projet afin de pouvoir planifier le projet efficacement. C'est également le moment idéal pour susciter l'enthousiasme de l'équipe à propos du projet et recueillir tous les détails de dernière minute qui pourraient influencer la planification du projet. Les étapes supplémentaires incluent:
- Analyse des parties prenantes
- Affectation d'un sponsor exécutif
- Élaboration et communication des documents de la Charte
- Réunion officielle de lancement
Planification
Une fois que vous avez lancé le projet et rassemblé toutes les informations pertinentes, vous commencerez alors à planifier votre projet. L'étape de planification dépend de la taille de votre projet, de la quantité d'informations que vous devez organiser et de la taille de votre équipe. Le résultat de la planification doit être clair plan de projet ou planning, à partir duquel chacun suivra les tâches qui lui sont assignées.
L'utilisation d'un programme de planification de projet tel que Microsoft Project ou Basecamp est extrêmement utile lors de la planification d'un projet. Il existe également d'autres options gratuites disponibles en ligne. Pourtant, même si l'utilisation d'un programme de planification de projet est utile, ce n'est pas toujours nécessaire. Utiliser Excel et Word pour créer votre plan et le communiquer à l'équipe est tout aussi efficace.
Les tâches spécifiques de la phase de planification comprennent:
- Création d'un plan de communication pour les différentes parties prenantes impliquées
- Élaboration d'une structure de répartition du travail détaillée
- Identifier le chemin critique
- Repérer les ressources sur le plan de projet et affiner l'enchaînement des travaux en fonction des dépendances du projet et les contraintes de ressources
- Elaboration d'un planning détaillé
- Évaluer les risques et élaborer un plan de priorisation et d'atténuation des risques
Exécution
Maintenant que vous disposez d'un plan de projet solide, l'équipe peut commencer à exécuter le projet en fonction des tâches qui lui sont assignées. C'est l'étape où tout le monde commence à faire le travail. Vous souhaiterez lancer officiellement la phase d'exécution avec des réunions en personne pour vous assurer que chacun dispose de ce dont il a besoin pour commencer à exécuter sa partie du projet. Mettre l'équipe sur la bonne voie fait partie intégrante du succès d'un projet, alors articulez clairement le calendrier et le plan de communication.
Surveiller et contrôler
Pendant que le projet est en phase d'exécution, vous commencerez à le surveiller et à le contrôler pour vous assurer qu'il se déroule comme prévu. Il existe plusieurs façons de surveiller et de contrôler un projet. Des vérifications informelles avec les chefs d'équipe, des "stand-ups" quotidiens organisés ou des réunions de statut hebdomadaires plus formelles sont efficaces. Les informations qui sortent de ces réunions ou canaux de communication informeront la boucle de rétroaction et, en fin de compte, toute replanification et ajustements qui pourraient être nécessaires au projet.
D'autres activités importantes à cette étape comprennent:
- Adhérer à votre plan de communication préétabli pour assurer la sensibilisation des parties prenantes à l'état d'avancement du projet
- Surveillance des équipes de travail et des activités de travail sur le chemin critique
- Identifier les opportunités d'améliorer les performances du calendrier en accélérant ou en réalisant des activités en parallèle ou, si nécessaire, en supprimant le calendrier en ajoutant des ressources
- Suivi réel vs. coûts prévus
- Dans certains cas, surveiller, calculer et rendre compte de la valeur acquise pour le plan de projet
- Surveiller et atténuer les risques et affiner le plan de risque au besoin
Clôture du projet
Une fois que tous les détails et les tâches de votre projet sont terminés et approuvés par le client ou le propriétaire du projet, vous pouvez enfin clôturer votre projet. Cela peut sembler une formalité, mais la clôture d'un projet est tout aussi importante que son lancement, sa planification et son exécution.
Un bon chef de projet documentera toutes les informations du projet et les organisera soigneusement afin de pouvoir y revenir si nécessaire. C'est aussi un bon moment pour faire un post-mortem sur le projet afin que tous les membres de l'équipe puissent réfléchir à ce qui s'est bien ou mal passé pendant le projet. Toutes les notes importantes du projet doivent également être documentées afin que le résultat puisse être partagé avec d'autres membres du projet et classé dans un dossier d'historique du projet. Enfin, il est important d'ajourner officiellement l'équipe de projet, en fournissant des commentaires et des évaluations de performance comme indiqué par la politique de votre entreprise.
