Les réunions font partie intégrante des affaires. Vous partagez des informations, réfléchissez à des idées, générez des solutions et créez des processus et des systèmes. Le problème est que beaucoup de ces réunions sont douloureusement ennuyeuses, ce qui signifie que les personnes qui y assistent ont leur cerveau déconnecté.
Si les gens ne sont pas concentrés et attentifs, la réunion fait perdre du temps à tout le monde. Rendez les réunions ennuyeuses plus excitantes (afin qu'elles accomplissent quelque chose) avec ces cinq conseils pratiques:
Interdire les smartphones
Les gens insisteront pour qu'ils aient leur téléphone – après tout, une urgence pourrait survenir. Le monde pourrait prendre fin lors de votre réunion de planification trimestrielle, mais c'est peu probable.
La technologie vous permet de vous concentrer sur ce qui n'est pas devant vous: la réunion. Si les gens étaient face à face avec ceux à qui ils envoient un SMS pendant votre réunion, ils enverraient un SMS à quelqu'un d'autre. Les téléphones restent aux bureaux.
Sans le téléphone, deux choses se produisent lors d'une réunion. Vous êtes obligé de rester dans le présent et les pauses sont consacrées à la communication avec les autres participants. Les réunions sont plus intéressantes lorsque vous parlez à vos collègues et apprenez à les connaître. Les téléphones sont un obstacle à cela.
Préparez, préparez, préparez
Des réunions ennuyeuses et fastidieuses se produisent lorsque le responsable ou le modérateur arrive en retard, n'a pas d'ordre du jour et s'en débarrasse. Une réunion bien préparée peut être fascinante et engageante. Lorsque le leader a un plan et un objectif, la réunion sera plus intéressante. Quand il n'y a pas de direction ou d'objectif, la rencontre ne sera pas intéressante.
L'autre partie de la préparation consiste à améliorer vos compétences. Vous avez participé à des réunions productives et interactives et vous avez donné l'impression que vous pouviez aller de l'avant et accomplir de grandes choses. Et, vous avez assisté à des réunions où vous êtes à peu près sûr que si vous vous endormez, personne ne vous manquera et vous ne manquerez rien d'important. La différence est la personne qui dirige la réunion.
Si vos réunions sont ennuyeuses, regardez-vous dans le miroir. Trouvez un moyen de vous améliorer. Suivez un cours (votre service des ressources humaines pourrait vous aider avec des suggestions) et demandez des commentaires et un mentorat à un collègue dont vous admirez les compétences en matière de réunion. De nombreuses aides sont disponibles si vous le demandez, et la plupart sont gratuites.
Tout le monde participe
Si la participation n'est pas nécessaire, vous pouvez gérer l'ensemble du problème par e-mail. Il est rare que vous ayez besoin de faire appel à un groupe pour transmettre des informations. Les sujets tels que les licenciements massifs ou une restructuration complète de l'entreprise sont une exception et sont mieux traités par un responsable qui s'adresse à tout le monde. Sinon, les réunions devraient être interactives.
Dans une séance de remue-méninges, tout le monde devrait parler. Si quelqu'un ne parle pas, appelez-le à contribuer. Les introvertis peuvent être mal à l'aise, alors faites en sorte qu'il y ait le moins de pression possible. Votre culture de réunion doit garantir que les idées de chacun sont incluses, et les participants doivent le savoir à l'avance afin qu'ils ne soient pas surpris.
Qu'il s'agisse d'une réunion de planification, d'une réunion d'établissement d'objectifs ou même d'une réunion de rapport trimestriel, prévoyez toujours du temps pour les questions et les commentaires.
Ne laissez personne dominer
Si vous dirigez la réunion, vous parlerez peut-être plus que les autres, mais ne laissez personne dominer la conversation. C'est la formule d'une réunion fastidieuse. Redirigez les commentaires et faites appel à des personnes expertes dans le domaine pour dissuader un bavard compulsif.
Les personnes qui prennent le temps d'assister à une réunion, apportant leurs connaissances et leur expérience, méritent d'avoir la chance de s'exprimer et de partager leurs opinions. En tant que leader, vous pouvez apprendre à contrôler les comportements qui nuisent à la réunion.
Voici une façon d'arrêter poliment une employée – appelons-la Jane – lorsqu'elle termine son quatrième commentaire et commence à en faire un cinquième: « Merci, Jane, nous connaissons votre position. J'aimerais entendre ce que Karen a à dire. Et, Jim et Bob n'ont pas encore eu l'occasion de parler."
Parfois, vous devrez parler aux Janes de votre bureau avant une réunion pour leur rappeler le point de venir ensemble en tant que groupe est de partager des idées avec tout le monde, et, s'ils dominent, la réunion ne sera pas aussi réussie. Discuter de ce comportement immédiatement après la réunion fonctionne bien aussi, car vous aurez de nouveaux exemples à fournir.
Créer des éléments exploitables
Une réunion intéressante et passionnante se termine par des choses que les gens peuvent et devraient faire, soit pour faire avancer leurs objectifs individuels, les objectifs de l'entreprise ou, idéalement, les deux. Si les gens ne partent pas en sachant quelles sont leurs prochaines étapes, alors la réunion a échoué.
Intégrez un suivi pour la responsabilisation. Cela peut avoir lieu lors d'une deuxième réunion ou individuellement, mais cela doit se produire. Les gens se déconnecteront s'ils savent que les éléments d'action sont tous pour le spectacle.
Faites ces cinq changements et les réunions ennuyeuses deviendront plus excitantes et productives. Lorsque les gens vivent des réunions intéressantes et productives, l'ensemble de l'organisation en profite.
