Les équipes de projet n'émergent pas spontanément comme des groupes productifs et performants. Ils sont plutôt le résultat des actions délibérées des dirigeants et des membres de l'équipe pour créer un environnement de confiance et de collaboration. Les équipes ont généralement besoin de temps pour commencer à performer à leur meilleur niveau.
La théorie de Tuckman sur le développement d'équipe - formation, prise d'assaut, normalisation et performance est aussi valable que lors de sa première publication. La dynamique de progression de l'équipe est toujours la même.
Découvrez quelques étapes que vous pouvez suivre pour accélérer la progression d'une équipe à travers la tourmente qui mène à la phase de performance.
Considérez les antécédents et les personnalités des membres
Il serait bon de croire qu'il existe une liste de contrôle simple à suivre pour constituer une équipe performante. La triste vérité est qu'il n'y a pas de recette que vous pouvez suivre.
Construire de grandes équipes est un mélange de connaissances psychologiques et de leadership. Vous devez comprendre les forces et les faiblesses des personnes qui travaillent pour vous et les employer de manière à ce qu'elles réussissent.
Les antécédents des candidats doivent être pris en compte avant d'affecter les équipes. Lorsque cela est possible, les personnalités et les capacités doivent être assorties et se compléter.
Tirez parti du modèle SCARF
SCARF (statut, certitude, autonomie, relation et équité), est un modèle de la façon dont les gens interagissent, développé par le Dr David Rock en 2008. Ce modèle décrit les expériences sociales qui affectent les comportements humains:
- Statut: Sentiments d'importance parmi les pairs
- Certitude: La capacité de prédire les résultats des interactions avec les gens.
- Autonomie: Un sens du contrôle que quelqu'un a sur les interactions sociales
- Relation: Comment une personne se rapporte aux autres - quelqu'un peut être un partisan et un ami ou un rival.
- Justice: Les conversations, les échanges d'idées et les interactions doivent être équitables à tous les niveaux.
Tout ce qui concerne la structure et la gestion de l'équipe doit renforcer ces problèmes personnels critiques pour chaque membre de l'équipe. Un chef de projet efficace doit prêter une attention particulière à ces comportements et renforcer les positifs pour chaque membre de l'équipe de projet.
Les membres de l'équipe doivent confiance que le chef d'équipe se soucie de chacun d'eux et se concentre de manière critique sur la garantie de leur sécurité et de leur réussite. En tant que chef d'équipe, demandez et répondez, “Pourquoi les membres de mon équipe me feront-ils confiance pour les conduire vers la sécurité et le succès? »
Définissez les comportements que vous devez afficher quotidiennement pour renforcer votre engagement envers eux. Ensuite, engagez-vous à démontrer ces comportements.
S'il y a un client pour un projet, il est essentiel qu'il soit impliqué dans le processus pour le maintenir sur la bonne voie et aligné sur ses objectifs.
Il n'y a pas toujours de client pour un projet. Si c'est le cas, vous ne pouvez pas le démarrer si les besoins du client ne sont pas clairs. Que votre initiative soit axée sur un public très spécifique ou sur un ensemble plus général de groupes cibles, il existe des techniques que vous pouvez utiliser pour créer de la clarté.
Pour les initiatives de développement de nouveaux produits visant à attirer de nouveaux clients, créez des profils de clients détaillés pour chaque type. Pour les grands efforts de construction ou de développement, assurez-vous qu'un représentant du client est impliqué dans la définition du portée du projet et approbation.
Dans les situations où le client ne peut pas être physiquement présent, vous pouvez créer un proxy (une découpe ou un animal en peluche) qui occupe un siège à chaque réunion. Le groupe doit demander et tenter de répondre "Que dira le client à ce sujet" pour chaque décision ou situation.
Communiquer et organiser efficacement
Dès le début du processus de formation de l'équipe, définissez les attentes en matière de communication interpersonnelle et assurez-vous de renforcer la responsabilisation. Pour les groupes, apprenez à l'équipe à explorer les problèmes par le biais d'approches de facilitation qui concentrent la réflexion du groupe sur un sujet à la fois.
Apprenez-leur à analyser les émotions, les risques, les idées et les problèmes d'information et à les aborder séparément avant de se précipiter pour porter un jugement. Pour la prise de décision, aidez les équipes à comprendre chaque grand choix à partir de plusieurs points de vue et apprenez-leur à évaluer plusieurs options pour chaque décision.
Créer une charte d'équipe pour définir les responsabilités des membres. La charte doit établir le leadership, les rôles des membres, le but du projet, les livrables et tout autre élément pertinent.
Ces compétences ne sont pas enseignées dans les programmes de gestion de projet et ne sont pas requis dans le cadre de leur certification professionnelle, ils sont pourtant essentiels pour aider une équipe à apprendre à travailler ensemble.
Utilisez un entraîneur et combattez pour votre équipe
Le coaching est un outil puissant pour soutenir la performance des équipes, et il est souvent sous-utilisé. Vous pouvez utiliser des ressources externes ou internes pour ce rôle, bien que le coach doive être un objectif externe capable d'observer et d'offrir des commentaires francs et basés sur le comportement sur les performances de l'équipe et efficacité.
Le coach est une ressource inestimable, aidant à observer et à identifier les ruptures dans les processus de discussion et de prise de décision. Tirez parti du coach pour remettre en question les hypothèses et soyez à l'affût des divers préjugés de groupe ou des exemples de pensée de groupe.
Les grands chefs de projet travaillent dur au nom des membres de leur équipe pour s'assurer qu'ils peuvent se concentrer et faire de leur mieux. En tant que chef de projet, cela signifie que vous devrez peut-être vous engager dans politique organisationnelle avec d'autres chefs de projet et responsables fonctionnels pour négocier au nom des membres de votre équipe.
Connaître les cinq problèmes courants
Si vous passez du temps à observer et à travailler avec des équipes de projet en difficulté, vous remarquerez de nombreux domaines où la communication est interrompue et les performances en souffrent. La plupart du temps, ces cinq problèmes communs émergent:
- Pas de but clair et énergisant
- Aucune implication du client
- Pas de chef de projet
- Rôles, portée et contrôles mal définis
- Trop de projets
Les participants à l'équipe peuvent ne pas être conscients de l'importance du projet et de son lien avec le client ou l'organisation. Pour les membres de l'équipe de projet, ce n'est « qu'un autre projet ». Les membres de l'équipe peuvent être continuellement déplacés d'une équipe à l'autre, travaillant dans des délais serrés sur des projets stressants sans interruption entre les deux. Cela peut provoquer l'épuisement professionnel des membres de l'équipe.
Le manque d'informations sur un projet peut également causer des problèmes. Les membres peuvent ne pas comprendre le but ou l'importance du travail - lorsque le client est présent et impliqué, les membres de l'équipe sont plus aptes à se nourrir de leur énergie et à mieux performer.
Des valeurs vagues ou inexistantes nuisent à la performance de l'équipe. Le manque de responsabilité et d'imputabilité ajoute des frictions considérables aux projets. La performance de l'équipe souffre lorsque les gens ne comprennent pas leurs rôles ou n'ont pas l'autonomie nécessaire pour improviser ou innover.
Souvent, les cadres ne sont pas aussi impliqués qu'ils pourraient l'être. Les chefs de projet doivent s'efforcer d'établir l'adhésion afin que les cadres veuillent aider. Les dirigeants pourraient être en mesure de fournir plus de ressources, de temps ou d'affirmer leur influence pour aider.
Les contrôles doivent être spécifiques et communiqués à tous les membres afin qu'ils comprennent leurs progrès par rapport aux autres. Ou, ils pourraient essayer d'aller de l'avant afin de pouvoir travailler sur d'autres projets auxquels ils pourraient être affectés.
Dans un gestion matricielle style d'organisation, les membres de l'équipe sont souvent répartis sur plusieurs initiatives. Ils sont affectés à plus d'un projet et ne disposent pas d'une marge de manœuvre suffisante de leur supérieur hiérarchique pour accomplir les tâches du projet. Les membres de l'équipe surchargés ont du mal à se concentrer, font un travail bâclé et ont tendance à s'épuiser.
Engagez-vous avec vos équipes
Si vous laissez les performances de l'équipe de projet au hasard, il est peu probable que des performances élevées émergent. Compte tenu de l'importance des projets sur les lieux de travail, tout le monde, des cadres aux membres de l'équipe, doit comprendre le résultat souhaité d'un projet.
La communication et la collaboration entre le chef de projet, le client, le responsable hiérarchique et les membres de l'équipe sont essentielles au succès de tout projet.
Travaillez dur depuis votre poste de chef de projet ou de membre de l'équipe pour assurer la présence des outils et des idées décrits, et vos chances de créer une équipe performante s'améliorent considérablement.
