La carte d'achat, ou P-card, est une forme de carte de crédit d'entreprise qui est délivrée aux employés qui peuvent ensuite acquérir des biens et des services sans avoir à traiter la transaction via la procédure d'achat traditionnelle, telle que l'utilisation de demandes d'achat ou d'achat ordres.
Il existe un certain nombre de programmes de cartes d'achat différents; certains impliquent uniquement l'utilisation de vendeurs, tandis que d'autres autorisent l'utilisation de n'importe quel fournisseur. Les achats effectués par un employé à l'aide d'une carte d'achat sont généralement de petite taille et de faible valeur. De nombreuses réactions négatives au sujet des programmes de cartes d'achat visent spécifiquement l'abus de la carte par les employés. Cependant, les avantages des programmes d'approvisionnement sont bien plus importants que les risques et les coûts liés à l'exploitation du programme.
Avantages des cartes d'achat
Le gouvernement des États-Unis a constaté que les achats inférieurs à 2 500 dollars ne représentaient que 2 % des dépenses publiques globales, mais représentaient 85 % de tous les achats. Comme les coûts administratifs de ces petits achats dépassaient souvent les dépenses réelles en dollars, l'utilisation des cartes d'achat a augmenté dans de nombreux ministères. Un organisme gouvernemental, le ministère du Commerce, a estimé que l'utilisation de cartes d'achat permettait d'économiser plus de 22 millions de dollars par an sur les frais administratifs et la réduction du traitement des achats temps. L'utilisation des cartes a permis aux services d'achat de concentrer leurs efforts sur les 15 % des dépenses totales d'approvisionnement qui représentent 98 % des dépenses totales.
Mise en œuvre des contrôles internes
L'abus des cartes d'achat fait la une des journaux, mais ces abus, en particulier au sein du gouvernement départements, affichent souvent une valeur élevée en dollars qui est, cependant, inférieure à la moitié d'un pour cent du dépenses totales. Pourtant, des abus se produisent, mais ils peuvent être contrôlés en mettant en place des contrôles internes appropriés pour réduire le gaspillage et les abus.
Une direction de gestion solide est cruciale pour le succès d'un programme de carte d'achat. La direction doit clairement définir les utilisations autorisées de la carte et définir et imposer des sanctions en cas de retard de paiement, de fraude et d'abus. Bien sûr, les procédures et les ressources de back-office doivent être en place pour mettre en œuvre les contrôles. S'il n'y a pas suffisamment de ressources pour surveiller et traiter les abus des cartes d'achat, alors les abus continueront et augmenteront, car le manque d'engagement dans le programme est perçu par ses utilisateurs.
Qui reçoit une carte?
Un autre inconvénient observé dans les programmes de cartes d'achat est que les entreprises pensent qu'elles doivent donner des cartes à tous leurs employés qui effectuent des achats. Ce n'est pas le cas; la délivrance d'une carte d'achat bénéficie de la confiance. Une entreprise doit pouvoir faire confiance à l'utilisateur de la carte car il dépense en fait l'argent de l'entreprise. Il devrait y avoir un processus d'approbation en place où les employés doivent être sélectionnés, examinés et approuvés. Si un employé a un mauvais crédit, doit-il recevoir une carte d'achat de l'entreprise?
Imposer des limites de dépenses
Comme toute carte de crédit, il devrait y avoir une limite de crédit pour l'utilisateur. Les sociétés de cartes de crédit imposent aux titulaires de cartes une limite en fonction de leur capacité de paiement. Pour les titulaires d'une carte d'achat, les entreprises devraient donner aux titulaires de la carte une limite de dépenses adaptée à leur position et à leurs dépenses probables. Par exemple, une personne employée comme analyste informatique peut n'être tenue d'acheter que de l'encre d'imprimante et de petits périphériques informatiques, ce qui peut ne représenter que quelques centaines de dollars par an. La limite de dépenses de cet employé doit refléter cela, et il ne doit pas se voir attribuer une limite de dépenses globale de 2 500 $ qui peut être accordée à tout le personnel informatique. Les limites de dépenses doivent être revues périodiquement afin qu'un niveau approprié soit accordé aux employés en fonction de leurs dépenses réelles.
