La technologie est une chose puissante pour les propriétaires de petites entreprises, quel que soit le type d'entreprise qu'ils dirigent. L'utilisation de la technologie peut aider les entrepreneurs à économiser de l'argent, à rationaliser les processus commerciaux, à promouvoir leurs produits et services de nouvelles façons et à travailler de manière plus productive.
La technologie donne également à de nombreux propriétaires de petites entreprises la possibilité de quitter leur domicile ou leurs bureaux et de créer des bureaux mobiles afin de pouvoir travailler de n'importe où, à tout moment. Ce type de mobilité aide les propriétaires de petites entreprises à devenir agiles et plus flexibles.
Si vous êtes prêt à emmener votre entreprise sur la route, voici quelques conseils pour créer un bureau mobile opérationnel qui vous permette de travailler de n'importe où.
Choisissez le bon ordinateur portable
Si votre travail nécessite un ordinateur, vous aurez besoin d'un système léger et mobile que vous pourrez ramasser et emporter avec vous lorsque vous quitterez votre bureau principal. Cela élimine un ordinateur de bureau, mais vous avez encore d'autres options à considérer.
Selon le travail que vous effectuez, vous aurez peut-être besoin d'un ordinateur portable puissant, tel qu'un MacBook Pro. Si vous pouvez vous débrouiller avec quelque chose de plus léger, les Chromebooks de Google sont légers, épurés et raisonnablement sécurisés. Vous pourrez peut-être même vous débrouiller avec un iPad Apple si vous ne faites qu'échanger des e-mails et suivre les réseaux sociaux.
L'ordinateur que vous choisirez sera déterminé en partie par la permanence de votre bureau distant et en partie par le montant que vous souhaitez dépenser. Vous devriez rechercher quelque chose qui fournira suffisamment de fonctionnalités pour vous aider à combler le fossé entre votre bureau principal et votre bureau mobile.
Obtenez une connexion Internet fiable et sécurisée
De nos jours, vous ne pouvez pas gérer une entreprise sans connexion Internet, mais les points d'accès Wi-Fi gratuits ne suffiront pas. Premièrement, les points d'accès gratuits ne sont généralement pas suffisamment fiables pour le travail professionnel. Et deuxièmement, les points d'accès Wi-Fi ne sont pas sécurisés. En utiliser un avec un ordinateur professionnel peut mettre vos données en danger.
Une alternative est une carte d'accès mobile à haut débit, ou un Mi-Fi (un routeur sans fil compact). Vous pouvez acheter l'appareil et plan de données auprès de votre fournisseur de services de téléphonie mobile ou auprès d'une entreprise qui offre un accès sans fil prépayé ou à la carte.
Si vous n'utilisez pas votre MiFi régulièrement, vous pouvez toujours connecter votre ordinateur à votre téléphone portable et utiliser sa connexion Internet. Mais sachez que cela peut augmenter les minutes de votre forfait de données et peut coûter cher.
Quelle que soit l'option que vous choisissez, assurez-vous de protéger vos données en utilisant un mot de passe crypté.
Rendez vos données accessibles
Si vous avez plusieurs ordinateurs (un ordinateur de bureau dans votre bureau et un ordinateur portable pour le travail mobile, par exemple), vous aurez besoin d'un moyen de partager des fichiers entre vos ordinateurs. Vous pouvez vous envoyer manuellement des fichiers par e-mail ou utiliser une clé USB pour déplacer des fichiers d'un ordinateur à l'autre. Ceci est fastidieux, cependant, et peut présenter des problèmes de contrôle de version.
Une option consiste à utiliser un service de sauvegarde en ligne qui sauvegardera et synchronisera automatiquement vos données sur plusieurs appareils.
Cependant, la plupart des internautes ont accès à Google Drive ou à un service cloud similaire permettant aux fichiers d'être véritablement "portables" et accessibles partout où vous disposez d'une connexion Internet. Mais encore une fois, soyez conscient des risques de sécurité potentiels.
Exécutez régulièrement la maintenance du système
Il n'y a rien de tel que de démarrer votre ordinateur, seulement pour constater qu'il y a une multitude de mises à jour du système d'exploitation et des logiciels qui doivent être téléchargées et installées. C'est un tueur de productivité majeur, surtout lorsque vous êtes mobile. Assurez-vous de mettre à jour votre système avant de voyager pour éviter ces temps d'arrêt inutiles.
Vous devez également vous assurer que vous disposez d'un logiciel antivirus fiable installé et mis à jour. Et ne sautez pas les correctifs de sécurité qui doivent être installés. Garder votre système à jour et exempt de virus est vital pour chaque entreprise, mobile ou fixe.
N'oubliez pas les périphériques
Qu'il s'agisse d'une imprimante ou d'un scanner portable, d'une batterie supplémentaire ou de votre souris préférée, assurez-vous que votre bureau mobile est prêt à prendre en charge votre travail, confortablement et efficacement. Vous devez également apporter le cordon d'alimentation de votre ordinateur portable afin de pouvoir le garder chargé et prêt à l'emploi. Et c'est une bonne idée de voyager avec un petit parasurtenseur pour protéger votre ordinateur en cas de surtension inattendue.
Une fois que vous avez perfectionné votre espace de travail mobile, vous constaterez peut-être même que vous n'avez plus besoin d'un bureau central fixe.
