Formulaire 5500: Un guide de dépôt pour les employeurs

Chaque régime d'avantages sociaux, y compris les régimes d'aide sociale et de retraite, doit être signalé chaque année aux organismes du gouvernement fédéral pour s'assurer que le régime est conforme à la loi. Le plus important de ces rapports est le rapport annuel sur formulaire 5500.

Qu'est-ce que le formulaire 5500 et qui doit le remplir?

Le formulaire 5500, le formulaire de rapport annuel pour tous les régimes d'avantages sociaux des employés, est requis par le Loi sur la sécurité du revenu de retraite (ERISA).

Le formulaire comprend les informations suivantes sur l'année précédente:

• Évolution du nombre de participants et de bénéficiaires
• Activités financières
• Informations sur le financement et les assurances

Le formulaire doit être déposé par voie électronique auprès du Département américain du travail (DOL). Le rapport est déposé par un administrateur de régime d'avantages sociaux, une personne ou un service chargé de l'administration courante). Le rapport doit également être remis aux participants au régime et aux bénéficiaires qui en font la demande, ainsi que les autres documents et rapports du régime.

Les régimes de retraite ou de retraite doivent être déposés via le formulaire 5500, même s'ils ne sont pas «qualifiés fiscalement» par l'IRS. Cela comprend les plans de participation aux bénéfices, les plans de bonus en actions, les plans d'achat d'argent, les plans 401 (k) et autres. Les régimes d'avantages sociaux doivent également être déposés via le formulaire 5500, y compris l'assurance médicale, dentaire et vie, l'apprentissage et la formation, les fonds de bourses d'études, indemnité de licenciement, handicap, etc.

Versions du formulaire 5500

Il existe deux versions supplémentaires du formulaire 5500 pour des circonstances particulières:

• Formulaire 5500-SF est le rapport annuel abrégé pour les petits régimes d'avantages sociaux comptant moins de 100 participants au début de l'année du régime.
• Formulaire 5500-EZ est pour les régimes de retraite à participant unique (un propriétaire d'entreprise/partenaire et son conjoint) ou pour les régimes étrangers.

Quand et comment remplir le formulaire 5500?

Le formulaire 5500 doit être déposé au plus tard le dernier jour du septième mois civil après la fin de l'année du régime. Par exemple, si l'année du régime de retraite de votre entreprise se termine le 31 décembre 2021, vous devez déposer le formulaire 5500 avant le 31 juillet 2022.

Les formulaires 5500 et 5500-SF doivent être déposés par voie électronique en utilisant ERISA Système EFAST2, ce qui vous donne deux options:

1. Le site Web EFAST2 Système IFILE
2. Un Fournisseur agréé EFAST2 (qui peut facturer des frais)

Avant de déposer, vous devez créer un compte auprès du système EFAST2.

Si vous déposez le formulaire 5500-EZ, vous devez également utiliser le système EFAST2, à une exception près. Si, au cours de l'année en cours, vous déposez moins de 250 déclarations de tout type auprès de l'IRS, vous pouvez déposer le formulaire 5500-EZ sur papier. Ces déclarations comprennent les formulaires W-2, les formulaires 1099-R et les déclarations de revenus, d'emploi et d'accise.

Depuis le 1er janvier 2021, un régime à participant unique ou un régime étranger peut déposer le formulaire 5500-EZ par voie électronique à l'aide du système EFAST2 ou sur papier auprès de l'IRS. Cependant, vous ne pouvez pas faire la même chose avec le formulaire 5500-SF.

Demander une extension pour le formulaire 5500

Vous pouvez obtenir une prolongation unique pouvant aller jusqu'à 2 mois et demi en déposant Formulaire IRS 5558 avec le fisc. Si vous déposez la demande de prolongation sur le formulaire approprié, au plus tard à la date d'échéance, la demande est automatiquement approuvée.

Envoyez la demande de prolongation à:

Le Département du Trésor
Centre de service des recettes internes
Ogden, UT 84201-0045.

Alternativement, vous pouvez demander une prolongation par l'intermédiaire de l'un des services désignés par l'IRS. services de livraison privés.

Comment remplir le formulaire 5500?

Voici les parties du formulaire 5500. Toutes les informations concernent une année de régime spécifique:

Partie I: Informations d'identification du rapport annuel comprend le type de plan.

Partie II: Renseignements de base sur le régime comprend:

• Le nom du régime 
• Renseignements sur le promoteur du régime (habituellement un employeur) et l'administrateur du régime 
• Le nombre de participants, de retraités et de bénéficiaires au début et à la fin de l'année
• Modalités de financement du régime
• Horaires inclus avec le formulaire

Voici quelques-unes des principales annexes du formulaire 5500:

• Planifier un: Informations sur l'assurance, y compris la couverture du contrat, les frais et les commissions (fournis par la compagnie d'assurance du plan)
• Annexe C: informations sur le fournisseur de services pour une personne ne recevant qu'une rémunération indirecte éligible (ne confondez pas cette annexe avec l'annexe C pour la déclaration fiscale du propriétaire unique.)
• Annexe G: Transactions financières, y compris les prêts ou obligations à revenu fixe qui sont en défaut ou classés comme irrécouvrables
• Annexe H: Informations financières, y compris les actifs et les passifs au début et à la fin de l'année et un état des revenus/dépenses pour l'année, avec quelques questions de conformité et l'opinion d'un comptable
• Annexe I: Informations financières pour les petits régimes, y compris des résumés de l'actif et du passif du régime, des revenus, des dépenses et des transferts pour l'année du régime, avec une liste de questions de conformité
• Planificateur: informations sur les régimes de retraite, y compris des informations sur les distributions (paiements de prestations), le financement et les régimes de retraite à prestations définies à employeur unique et multi-employeurs

Foire aux questions (FAQ)

Que se passe-t-il si je dois apporter une modification après avoir rempli le formulaire?

Vous pouvez déposer à nouveau le formulaire et cocher la case de la ligne B de la partie I après avoir reçu un avis indiquant qu'EFAST2 a reçu votre soumission.

Que se passe-t-il si je manque une date limite de dépôt?

L'ERISA pénalise les plans pour les rapports incomplets, les rapports inexacts, le non-dépôt à temps et la non-demande de prolongation. Par exemple, une pénalité administrative pouvant atteindre 2 233 $ est imposée pour chaque jour où un administrateur de régime omet ou refuse de produire un rapport complet et exact.

Si vous n'avez pas déposé votre formulaire 5500 à temps, vous pouvez être admissible au DOL Programme de conformité volontaire des déclarants délinquants (DFVCP). Cela permet aux déclarants en retard de payer une pénalité calculée et d'effectuer le paiement par voie électronique, mais cela n'est pas disponible pour les régimes à participant unique.

Qu'est-ce qu'un plan « fiscalisé »?

Un régime « admissible aux fins de l'impôt » répond aux exigences de l'IRS qui permettent à l'employeur de déduire les cotisations versées au régime pour les employés. Les employés participant à un régime qualifié (comme un 401(k), par exemple) peuvent choisir de reporter l'impôt sur leurs cotisations au régime à des fins fiscales. L'IRS a desconditions de qualification.

Où puis-je obtenir plus d'informations et de l'aide avec ce formulaire?

Le DOL et IRS avoir des informations plus détaillées sur tous les rapports ERISA. Si vous avez embauché un administrateur de régime, il devrait être en mesure de remplir ce formulaire. Si vous le faites vous-même, obtenez l'aide d'un fournisseur de services de régime d'avantages sociaux.