Ce ne sont pas toujours les préférés de tout le monde, mais les fêtes de fin d'année sont un incontournable pour la plupart des entreprises. Ils sont également une excellente opportunité s'ils sont soigneusement planifiés. Si vous avez été chargé de planifier la fête de Noël annuelle des employés pour votre entreprise, votre objectif devrait être de tirer le meilleur parti de votre événement spécial tout en gardant les coûts gérables. En évaluant soigneusement la meilleure façon d'aborder et d'exécuter cette fête de fin d'année, vous pouvez créer une expérience qui non seulement stimule le moral de l'entreprise, mais augmente également la satisfaction des employés et les niveaux de rétention à travers le conseil.
Il est important de commencer par les bases: quel thème la fête doit-elle avoir, où doit-elle avoir lieu, combien de personnes viennent, quand si cela devait arriver, et quels aliments et boissons seront servis pendant l'occasion, avant de passer à la planification spécialisée et à l'événement exécution.
Définissez les bases de votre fête d'entreprise pendant les fêtes
Bien sûr, comme tout autre événement ou projet, vous devez créer un plan de projet qui identifie les détails de l'événement pour la fête des employés. Le thème, le lieu, l'heure, la date, le nombre d'invités, les sélections de plats et de boissons, la décoration et l'agenda de l'événement doivent tous être pris en compte avant de commencer à exécuter votre événement.
Toute bonne fête a besoin de ces éléments essentiels pour réussir, mais tout ne doit pas être gravé dans le marbre avant de commencer à verrouiller les détails (comme la sécurisation d'un lieu, réserver un traiteur, ou planifier un agenda).
Bien qu'il existe de nombreuses façons d'aborder ces décisions, et que les choix concernant des idées de niveau supérieur comme le thème et le calendrier relèvent souvent de dirigeants de l'entreprise au lieu du producteur de l'événement, il est préférable de travailler avec une équipe pour décider quels détails conviennent à votre situation spécifique entreprise.
Choisissez le moment le plus efficace pour organiser votre événement
Le meilleur moment pour organiser une fête de vacances pour les employés est probablement pendant l'heure du déjeuner. Données historiques sur les fêtes de fin d'année de Battalia Winston montre une tendance croissante dans ce sens, reflétant que près de la moitié des événements d'entreprise en 2013 ont eu lieu pendant l'heure du déjeuner.
Malheureusement, tout le monde n'a peut-être pas la possibilité de participer à l'événement car quelqu'un doit rester en arrière pour répondre aux appels des clients et faire avancer les affaires. Mais un événement à l'heure du déjeuner limite les coûts et réduit les obligations sur le temps et les engagements personnels des employés.
Si vous décidez d'aller avec un événement en soirée, vous devrez déterminer quelle nuit est la meilleure. Alors que certains peuvent penser que le vendredi est le meilleur choix parce que la plupart des employés seront en congé pour le week-end, c'est également le jour de la semaine le plus populaire dans les restaurants et autres lieux - en d'autres termes, le plus cher temps. Peu d'organisations voudront envisager le dimanche soir, il semble donc que la prochaine meilleure option soit le lundi soir, car c'est généralement la nuit la plus lente dans les restaurants.
Envisagez d'organiser une fête hors saison
Au lieu de passer par défaut à la fête annuelle de Noël ou de Thanksgiving, pourquoi ne pas envisager d'organiser une événement qui est spécifiquement pour l'appréciation des employés, quand rien d'autre n'encombre le bureau calendrier?
Début octobre et fin janvier sont de bons moments pour organiser une fête annuelle d'appréciation. Les lieux hors site sont plus disponibles et vous pouvez économiser de l'argent sur les frais de restauration et les forfaits de fête lors d'un événement hors saison.
L'un des inconvénients de la création d'une fête d'appréciation annuelle au lieu d'une fête de Noël traditionnelle est que les employés pourraient ne pas se souvenir aussi facilement de cette tradition. Un peu plus de battage publicitaire pourrait être nécessaire pour s'assurer que les gens le marquent sur leurs calendriers.
Choisissez une équipe pour aider à exécuter l'événement
La qualité de votre équipe de planification sera directement en corrélation avec le calibre de votre événement. Il est important de trouver la bonne taille d'équipe et de sélectionner des membres capables de créer une réunion mémorable.
Un petit groupe de personnes rendra probablement la planification plus rapide et plus rentable, mais beaucoup les organisations impliquent un grand comité d'individus afin que plus de voix d'employés soient représentées dans le planifier l'événement. Étant donné que la planification des fêtes prendra du temps sur les responsabilités professionnelles habituelles des membres, il est probablement préférable de créer la plus petite équipe possible qui soit toujours représentative de votre entreprise dans son ensemble.
Peu importe la taille, vous devez sélectionner des personnes pour leur capacité à influencer positivement les autres employés. Une nomination à l'équipe de planification peut également être utilisée comme récompense ou incitation. L'organisation planificateur d'événements devrait travailler avec un leader habilité en ressources humaines ou en marketing - quelqu'un autorisé à approuver le plan - pour aider à conduire ces décisions et choisir les meilleurs membres de l'équipe.
Créer un menu de fête de vacances rentable
Lorsqu'il s'agit de choisir quoi nourrir vos employés pendant votre fête des fêtes, un certain nombre d'astuces peuvent vous permettre d'économiser de l'argent tout en offrant un excellent repas. Les repas à l'assiette sont souvent plus rentables que les buffets, et ils permettent une présentation plus élégante que de faire la queue et de se servir soi-même.
Bien sûr, votre menu doit renforcer le thème de votre événement, et vous devriez essayer de choisir des éléments qui intègrent votre les couleurs ou la marque de l'événement, mais cela ne signifie pas que vous devez louer du linge de maison coûteux et d'autres décor.
Sélection d'articles modestes ou de fruits frais pour les centres de table, limitation de la consommation d'alcool et hébergement dans un lieu aux normes les décorations de fêtes et les options de prix des aliments sont d'excellents moyens de réduire les coûts tout en offrant une bonne expérience à vos employés.
Décider des niveaux et des limites de consommation d'alcool
Depuis des années, les organisations limitent la consommation d'alcool lors des fêtes de fin d'année pour diverses raisons. Le plafond est l'un des moyens les plus simples de contrôler le budget et limite la distraction par rapport au message de l'événement.
Pourtant, la plupart des employés ne veulent pas assister à une fête d'entreprise qui ne comporte pas une forme quelconque de boisson alcoolisée. Pour cette raison, vous souhaitez affiner votre sélection d'alcool ou même créer des cocktails signature bon marché pour réduire les coûts et réduire les niveaux d'intoxication.
Vous pouvez également envisager de limiter le menu au vin uniquement, de fermer le bar plus tôt ou de ne proposer que des boissons. pendant le repas pour aider à réduire davantage les coûts et limiter le risque que les employés deviennent trop tapageurs dans une entreprise événement. Dans tous les cas, vous devez absolument vérifier votre police d'assurance pour vous assurer que vous êtes couvert en cas de problème consommation d'alcool.
Rappelez aux employés l'étiquette appropriée
Le meilleur conseil pour tous ceux qui assistent à une fête de fin d'année est de vous rappeler étiquette pour arriver et mettre les autres à l'aise. Mais c'est aussi une bonne idée de définir au préalable les règles de base spécifiques dans une note de service à l'échelle du bureau.
Erreurs d'étiquette à éviter lors de la fête des fêtes, notamment éviter de trop boire, manger, se plaindre, arriver trop tôt ou partir trop tard, porter une tenue inappropriée et amener un nombre excessif d'invités, ce qui peut non seulement avoir un impact sur l'expérience des autres lors de l'événement, mais aussi les frais de l'entreprise.
Bien qu'une fête d'entreprise annuelle soit destinée à rassembler l'équipe et à réduire les inhibitions autour du lieu de travail, rappelez à vos invités que ils représentent toujours l'entreprise même lorsqu'ils assistent à cet événement après le travail, et sont donc censés se comporter d'une manière adaptée à la lieu de travail.
Envisagez de mettre en place un échange de cadeaux
En général, de nombreuses organisations incluent un échange de cadeaux entre employés lors de leurs fêtes de fin d'année. Cependant, si l'organisation est plus grande, il vaut peut-être mieux laisser cela au niveau du département plutôt qu'à l'événement pour tous les employés. S'organiser à une telle échelle peut s'avérer difficile, surtout si vous n'êtes pas familier avec certains départements et leurs employés.
Cependant, s'il y a un échange de cadeaux, c'est une bonne idée pour l'hôte ou l'organisateur de mettre un plafond financier sur les cadeaux - peut-être 10 $ - pour éviter les problèmes gênants associés au prix des cadeaux.
De plus, la mise en place d'un "éléphant blanc" ou d'un type similaire d'échange de cadeaux tout compris où tout le monde dans l'entreprise est invité à participer à un niveau individuel pourrait aider à prévenir les cauchemars organisationnels où un invité ne reçoit pas de cadeau parce qu'un autre a oublié de le faire apportez-en un.
Déterminez si la collecte de fonds convient à votre événement
Les collectes de nourriture, de vêtements et de jouets font partie de la culture de nombreuses organisations, et certaines encouragent même les collectes de dons en espèces. Néanmoins, demandez-vous si votre fête d'appréciation des employés à l'échelle de l'entreprise est le bon endroit pour une opportunité de collecte de fonds.
Bien qu'il soit très utile de souligner une cause particulière pour la fête de Noël, cela peut être utile pour le organisation pour encourager uniquement les dons non monétaires et les dons en nature qui peuvent bénéficier à l'organisme de bienfaisance étant prise en charge. De cette façon, chacun a la possibilité d'offrir un cadeau d'une valeur qui correspond à son budget personnel.
Évaluez les parrainages des fournisseurs pour votre événement
Certaines personnes peuvent penser que le fournisseur sponsors est un excellent moyen de compenser les coûts de leur fête de vacances annuelle; cependant, les planificateurs d'événements et leurs clients peuvent vouloir rester concentrés sur l'objectif de la fête d'apprécier les employés plutôt que d'externaliser les coûts vers des fournisseurs parrainés.
Les employés estiment souvent que le coût de ces événements spéciaux devrait être couvert par le budget de fonctionnement de l'employeur. Si l'organisation n'a pas les moyens d'organiser un événement d'appréciation pour ses employés ou si elle ne fait pas partie du plan d'affaires pour quelque raison que ce soit, l'employeur ne devrait pas rechercher de revenus extérieurs pour couvrir les coûts parrainages.
