Comment créer un manuel du bénévole pour votre organisation à but non lucratif

Lorsque votre organisation à but non lucratif commence à attirer des bénévoles, cela peut être une période passionnante de croissance et de communauté pour toutes les personnes impliquées. Cependant, lorsque les bénévoles commencent à affluer, il peut être difficile de les intégrer, de les former et même de les intégrer. gérer tous. C'est un problème important, mais votre organisation peut créer des systèmes et des normes pour soutenir vos bénévoles.

C'est là qu'un manuel du bénévole devient essentiel. Un peu comme manuels des employés et du matériel de formation dans les entreprises, un manuel du bénévole sert à informer, éduquer et soutenir les bénévoles.

Qu'est-ce qu'un manuel du bénévole?

À la base, un manuel du bénévole est une ressource (imprimée ou numérique) qui définit clairement ce que fait votre organisation à but non lucratif et comment les bénévoles aident l'organisation. Il peut expliquer les règles du bénévolat, ainsi que définir les tâches ou les attentes.

Il s'agit également d'une ressource « héritée » que chacun peut utiliser à mesure qu'il évolue au sein de votre organisation.

Pourquoi en créer un?

Les organisations à but non lucratif, dans de nombreux cas, disposent de ressources et de personnel limités. Passer du temps à recruter, former et superviser des bénévoles peut s'accumuler rapidement, surtout si vous avez beaucoup de personnes intéressées.

Heureusement, les manuels des bénévoles peuvent contribuer à réduire une partie du temps et de l’argent nécessaires au recrutement et à l’intégration des bénévoles. De plus, les manuels du bénévole ne doivent pas nécessairement être coûteux ou élaborés. Un simple PDF en ligne peut normaliser l'expérience du bénévolat et ne nécessite pas beaucoup de temps, d'argent ou de matériel imprimé.

Mieux encore, un manuel du bénévole constitue une ressource cohérente à laquelle le personnel, les bénévoles et même les donateurs peuvent se référer. Cela donne à chacun une idée claire de ce que fait votre organisation et de la manière dont les bénévoles aident. Plutôt que de s'inquiéter des expériences de formation incohérentes ou des instructions du « bouche à oreille », les bénévoles et le personnel disposent d'un manuel qui les aide à réussir.

Lorsque vous incluez les méthodes de communication et les coordonnées, vous réduisez également le nombre de « passages de relais » nécessaires pour répondre aux questions d'un bénévole ou organiser les horaires. Un manuel du bénévole permet aux gens de faire de leur mieux grâce à un accès direct aux personnes avec lesquelles ils travaillent.

Lors de la rédaction d’un manuel, il sera essentiel de prendre en compte votre public. Vous pourriez avoir de jeunes bénévoles, des bénévoles familiaux et des bénévoles plus âgés. Avec ces derniers, il est particulièrement important de leur parler avec respect sans utiliser de clichés ou de stéréotypes.

Que contient un manuel du bénévole?

En fonction de la taille et du secteur de votre organisation à but non lucratif, votre manuel variera en taille et en étendue. Chaque organisation à but non lucratif est différente et possède sa propre structure. Il n'y a donc pas de table des matières unique pour votre manuel de bénévolat.

Cependant, de nombreuses organisations à but non lucratif, petites et grandes, utilisent des manuels qui incluent des éléments tels que:

• Lettre de bienvenue. Cela pourrait consister en un remerciement ou un accueil chaleureux pour accroître l'intérêt pour le programme de bénévolat. Cela donne également le ton à la relation entre le personnel et les bénévoles de votre organisation. Vous pouvez même mettre en évidence comment le bénévolat profite aux bénévoles pour inciter les gens encore plus intéressés à rejoindre votre programme.
• Mission de l'organisation. La mission explique le qui, quoi et pourquoi de votre organisation.
• Liste du personnel et du conseil d'administration.
• Programmes et campagnes. Répertoriez tous les programmes proposés par votre organisation à but non lucratif, ainsi que toute action de sensibilisation communautaire. Incluez les services offerts, les programmes financés et les emplacements ouverts.
• Rôles et responsabilités des bénévoles. Cette section peut inclure des postes et des tâches à pourvoir. Vous pouvez également mettre en évidence l’impact des bénévoles et fournir des informations sur la diversité et la représentation.
• Politiques des bénévoles. Décrire les qualifications pour les postes de bénévoles. Par exemple, s’ils ont besoin d’une vérification des antécédents, de tests ou de certifications. Inclure les formulaires de demande. Expliquer les politiques d'absence et de licenciement
• Conduite et comportement. Expliquez le code vestimentaire, les attentes en matière de comportement professionnel et les endroits où les bénévoles peuvent signaler leurs préoccupations. Certaines organisations peuvent inclure leur code d'éthique, surtout si le travail d'un bénévole est sensible, comme s'occuper d'enfants, de personnes handicapées ou de personnes âgées.
• Opérations et plans de travail. Les organisations à but non lucratif peuvent rendre cette section spécifique aux différents rôles de bénévole, ou fournir un modèle générique indiquant où signaler ou quoi porter. Incluez également les directives de sécurité, le processus de travail et les informations sur les quarts de travail et les horaires.
• Annuaire. Incluez les membres du personnel ou les dirigeants bénévoles qui sont responsables. Répertoriez les numéros de téléphone essentiels, les outils de groupe et les sites Web qui aideront les bénévoles à suivre leurs tâches ou leurs horaires.

Souvent, les manuels des bénévoles contiennent beaucoup plus d’éléments que ceux répertoriés ici. Par exemple, la National Wildlife Foundations comprend des sections sur la gestion des dossiers, le code vestimentaire, la présence et le temps, les heures minimales requises, la formation, évaluation, reconnaissance, conduite, tabagisme et drogues, sûreté et responsabilité, remboursement des dépenses, sûreté et sécurité, harcèlement sexuel et conflits de intérêt. 

Personnalisation

La liste ci-dessus n'est qu'un point de départ pour votre organisation à but non lucratif; ce n’est en aucun cas le seul format que vous pouvez choisir. Les organisations à but non lucratif peuvent créer une version complète du manuel ou adopter une approche plus « d'orientation » des bénévoles.

Un manuel d'orientation peut se concentrer uniquement sur les rôles et les tâches que les bénévoles effectueront pour votre organisation. Ces descriptions pourraient être adaptées à chaque poste ou pourraient servir de manuel d'orientation générale que tous les bénévoles reçoivent. L'orientation peut également inclure des vidéos auxquelles les bénévoles peuvent accéder à distance, ou une réunion de groupe ou individuelle.

Certaines organisations à but non lucratif devront peut-être inclure des sections supplémentaires dans leurs manuels, telles que des directives de remboursement ou des procédures d'évacuation d'urgence. Il peut aussi y en avoir des clauses de non-responsabilité légales ou d'assurance à inclure, telles que des informations sur la responsabilité en cas de blessure et des informations sur la « Loi sur les bons samaritains » de votre État. Prenez un moment pour demander s'il y a des tâches « inhabituelles » que vous demanderez à vos bénévoles et créez une section dans votre manuel qui y répond.

Comment créer un manuel du bénévole (rapidement)

La beauté d'un manuel du bénévole est qu'il n'est pas nécessaire qu'il soit compliqué. Vous pouvez utiliser les documents de formation existants ou les discussions entre le personnel et les bénévoles pour décider ce qu'il faut inclure.

Vous pouvez également utiliser les manuels d’autres organisations à but non lucratif comme plan (mais ne les copiez pas !). Gardez également à l’esprit que votre manuel n’a pas besoin d’être parfait; vous pouvez commencer avec une première édition et la mettre à niveau au fur et à mesure de votre développement.

La clé est simplement de commencer.

À l'aide de Microsoft Word ou de Google Docs, l'un de vos bénévoles ou membres de votre personnel peut sélectionner manuel professionnel modèles, modèles de brochures, ou utilisez simplement un document de base. Cependant, pour faciliter la navigation, essayez d'inclure:

• Un titre clair avec toutes les informations pertinentes (nom, adresse, coordonnées)
• Une table des matières
• Sauts de page entre les sections
• Contenu simple et facile à lire
• Police et couleurs faciles à lire
• Coordonnées du coordonnateur du programme pour une communication sécurisée

Vous pouvez personnaliser votre manuel pour qu'il corresponde aux couleurs, aux polices et au style d'image de votre organisation. Rendez votre manuel aussi clair, organisé et concis que possible.

Exemples

En quête d'inspiration? Voici quelques exemples de ce à quoi pourrait ressembler votre manuel du bénévole:

• Centre d'audition, de parole et de surdité Manuel d'orientation des bénévoles
• Organisations caritatives catholiques du Maine Manuel du bénévole
• Les politiques et les procédures. Fondation nationale de la faune
• Autonomisation des femmes Manuel du bénévole
• TROUVER une banque alimentaire Manuel du bénévole

N'oubliez pas qu'il n'existe pas d'approche universelle pour créer un manuel du bénévolat. Réfléchissez aux informations que vous devez partager systématiquement avec vos bénévoles et aux ressources que vous souhaiteriez qu'ils disposent. Vous pouvez toujours ajouter une mise à jour plus tard.

Économisez du temps, de l'argent, de l'énergie et du stress en donnant à votre personnel et à vos bénévoles une ressource qu'ils peuvent utiliser pour avoir le plus d'impact avec le moins de surveillance possible.