Gestion des changements sur les projets de travail

Les chefs de projet passent beaucoup de temps à produire des plans et à établir des objectifs d'équipe. Les sponsors, les parties prenantes et les équipes passent ensuite beaucoup de temps à apporter des modifications à la portée du travail et au processus de déploiement. Avoir un clair, facile processus de gestion du changement en place et un œil sur la situation dans son ensemble, même si certains détails changent, contribuent grandement à faire avancer le projet et à vous permettre de garder votre sang-froid.

Acceptez que le changement se produise

Des changements se produisent pratiquement à chaque étape de la cycle de vie de la gestion de projet. Reconnaître que les changements sont inévitables - voire souvent bénéfiques - des parties du processus permet aux meilleurs chefs de projet d'adopter des approches plus agiles de la planification et de l'exécution. Avoir des stratégies en place pour gérer efficacement les changements au fur et à mesure qu'ils surviennent est le moyen le plus rapide de garder tout le monde a les yeux rivés sur le prix, même face à ce qui peut parfois sembler des changements constants dans direction.

Un processus de gestion des changements défini et structuré est votre manuel d'exécution; votre « bible » de stratégie. Il définira, pour vous, la meilleure façon de répondre en tant que leader aux suggestions - voire aux demandes - de changement dans le processus de développement. Il vous aidera à naviguer, avec élégance et assurance, dans des paysages collaboratifs parfois controversés vers la réalisation des objectifs ultimes de toutes les parties.

Le processus de gestion du changement

Le processus de gestion des modifications ressemble à ceci:

• Recevoir la demande/demande de changement de processus sur le projet
• Évaluer la demande/demande de changement en mettant l'accent sur le budget du projet concernant :
  • matériaux
  • toutes les exigences de permis pertinentes
  • homme heures
  • temps perdu/gagné
• Préparer et présenter aux actionnaires/agents de liaison du projet vos recommandations sur la marche à suivre par rapport à la (aux) demande(s)
• Recevoir l'approbation de la décision des actionnaires ou le refus de procéder

Examinons tour à tour chacune de ces étapes:

Recevoir une demande/demande de changement de processus sur le projet

Vous recevrez une demande de changement de projet de centaines de manières différentes: lors d'une réunion, par e-mail, au téléphone, dans le couloir lorsque vous vous précipitez hors du bureau le soir. Idéalement, vous obtiendrez les informations sur un formulaire de demande de changement, mais vous devez savoir que dans la vraie vie, de nombreux les parties prenantes pensent que remplir ce type de paperasse est le travail du chef de projet - et dans votre entreprise, cela pourrait être.

Le modèle de demande de modification de projet (plus d'informations à ce sujet dans une minute) doit capturer avec précision et succinctement tous les détails de la demande, même de manière informelle, ils vous parviennent. Une fois que vous sentez que tous les détails sont enregistrés avec précision, exécutez le formulaire devant l'initiateur pour vérifier que tous les points ont été entièrement traités.

N'oubliez pas que les changements peuvent également concerner l'entraînement. Ne présumez pas toujours que les changements vont être liés à la mise en place du travail. Le processus est le même, que vous augmentiez ou réduisiez la portée du projet.

Effectuer une évaluation du changement

Regardez la demande de changement en détail. Vous évaluerez l'impact sur:

• Calendrier
• Documentation
• Travaux effectués à ce jour et travaux restant à faire
• Budget
• Mesures de qualité
• Portée
• La disponibilité des ressources

Par exemple, un changement de logiciel peut être estimé à cinq jours. Cela n'ajouterait pas simplement cinq jours au calendrier, car cela repousserait une autre tâche et la déplacerait dans une période où la ressource clé est en vacances. Cette tâche devrait également être déplacée, donc dans l'ensemble, ce changement ajouterait huit jours au calendrier. Cela coûterait 5 000 $ à faire, et les huit jours supplémentaires nous poussent dans un autre mois avec le contrat du fournisseur, il y a donc des coûts à prendre en compte là aussi. La qualité reste la même, mais la portée change pour intégrer le nouveau changement. Toute la documentation pertinente devra être mise à jour, y compris le plan du projet et des manuels de formation, qui ont déjà commencé.

Donc, dans l'ensemble, un simple changement de cinq jours a des effets retentissants. Il est important de prendre en compte tous les facteurs pertinents avant de prendre une décision de mise en œuvre, car avoir une image complète peut changer le résultat.

Préparer et présenter des recommandations

Armé d'une compréhension de l'impact total du ou des changements demandés, présentez vos recommandations concernant la viabilité du changement.

Dans certains cas, les changements ne seront pas mis en œuvre car le bénéfice perçu sera inférieur au coût. Dans d'autres cas, des avantages suffisants peuvent être trouvés pour compenser le coût du travail supplémentaire. D'autres cas, encore, prouveront que les changements sont inévitables et indépendants de votre volonté, quels que soient les effets négatifs. effet, résultant de problèmes de réglementation ou de conformité, ou de problèmes internes tels que restructuration.

La décision

Pour les petites modifications qui relèvent de votre limite d'autorisation, la décision d'accepter ou de rejeter les modifications vous appartient (avec la bonne contribution de l'équipe). Tout ce qui est plus grand doit être approuvé par le sponsor du projet ou le comité de projet. Les termes pour ce qui relève de quelle catégorie sont généralement énoncés clairement au début de tout projet.

Quel que soit le résultat, il est important de tenir informées toutes les personnes impliquées dans le processus. L'aliénation des membres de l'équipe à tout moment du développement peut nuire à l'intégrité de l'ensemble du projet, ainsi qu'à toute collaboration future.

Outils de gestion du changement

Un certain nombre d'outils de gestion du changement ont été développés pour rendre ce processus plus facile et plus rationalisé. Au centre de chaque boîte à outils de gestion du changement devrait être:

• Une liste de contrôle ou une carte de processus guidant les parties prenantes à travers les étapes appropriées pour apporter un changement à la portée du projet
• Un modèle de formulaire de demande de modification (Note: Si vos projets fonctionnent en ligne à partir d'un flux de travail automatisé, c'est une excellente idée d'inclure ce formulaire dans votre liste de documents)

Élaboration d'un formulaire de demande de modification de projet

Le formulaire de demande de modification de projet doit inclure:

• Le nom de la personne qui demande le changement (le « demandeur »).
• Un identifiant unique, comme un numéro de modification (vous pouvez l'ajouter sur vous-même plus tard car il est peu probable que l'une des personnes faisant la demande et utilisant le formulaire sache ce qu'il faut entrer ici).
• Une description de la modification proposée, avec autant de détails que possible.
• La catégorie du changement. Idéalement, les demandeurs devraient pouvoir choisir parmi une catégorie préremplie pour cette section afin qu'ils n'aient qu'à cocher la case. C'est un bon endroit pour noter si une demande de changement est relative à la réglementation ou à la conformité interne — si c'est le cas (vraiment), vous pouvez contourner de nombreuses étapes de planification et d'évaluation et continuer simplement il.
• Le « pourquoi » du changement. Quelle est la justification de sa mise en œuvre? Pourquoi le demandeur le veut-il ?
• Impact potentiel du changement proposé sur différents éléments du projet, y compris le temps, le coût, la qualité et la portée. Le demandeur peut ne pas disposer de tous les détails et peut donc avoir besoin de votre aide pour remplir ces champs tout au long de l'étape d'évaluation du changement. Le minimum que vous recherchez à ce stade est une clarification quant à savoir si cela peut augmenter, diminuer ou modifier les paramètres du projet existant.

Les formulaires de demande de changement doivent être complétés avec un espace pour les détails à remplir au fur et à mesure que le changement est discuté plus en détail. Un modèle doit également inclure un espace pour:

• Changer de décision: Accepter, Rejeter ou Différer
• Nom de la personne qui prend la décision (ou du groupe) ainsi que la date à laquelle la décision a été prise et tout commentaire supplémentaire.

Modifications et gestion de la portée du projet

Gestion de la portée du projet est le processus qui filtre et affine les distinctions entre ce qui est nécessaire pour mener à bien un projet et ce qui ne l'est pas. Lorsque des demandes de modification de projet sont reçues, il est nécessaire d'examiner comment ces modifications peuvent affecter le projet dans son ensemble. Votre processus de gestion du changement vous aide à affiner et à définir dans le contexte pourquoi un changement est ou n'est pas pratique ou nécessaire.

A Guide to the Project Management Body of Knowledge (Guide PMBOK) – Sixième éditionLa gestion des changements de projet de couverture mérite d'être mentionnée car elle n'est pas aussi intuitive que vous pourriez le penser. Le « Guide PMBOK » comprend d'excellentes directives de démarrage sous la forme d'un processus appelé « Périmètre de contrôle » dans la section Gestion de la portée du projet. Cependant, le processus de gestion du changement sur les projets doit être géré de manière plus intégrée, et cela se reflète dans le texte. Les utilisateurs du "Guide PMBOK" doivent également se référer au Effectuer un contrôle de changement intégré processus car il définit clairement comment tout est lié dans le paysage plus large.

Aux fins de devenir PMP, il est important de comprendre comment le "Guide PMBOK" couvre la gestion du changement car il fera partie de votre examen. Mais gardez à l'esprit que le processus de gestion du changement que vous utiliserez réellement sur les projets doit être intégré, facile à suivre et pratique.

Diriger votre équipe tout au long du processus de changement

L'équipe de projet est essentielle à la réussite de tout projet, il est donc utile de les impliquer activement lors de la gestion des modifications apportées au processus.

Voici cinq façons d'aider votre équipe à s'adapter rapidement au processus de gestion des changements de projet:

1. Soyez ouvert sur les changements. Faites savoir à votre équipe que des changements sur les projets sont attendus.

2. Soyez ouvert sur le processus. Le processus de gestion du changement dont il est question ici ne vient pas naturellement à tout le monde. La plupart des membres de l'équipe ne sauront pas ce qu'on attend d'eux tant qu'ils n'en auront pas été informés. Organisez un briefing pour parcourir le processus avec eux et faites savoir à chacun quel est son rôle dans son exécution.

3. Rendre facile. Le changement de projet est souvent, au mieux, un chaos contrôlé. Les étapes à suivre pour y naviguer avec succès définir votre courage en tant que chef de projet. Votre équipe peut trouver des changements troublants, en particulier les plus importants ou ceux qui annulent des décisions longtemps considérées comme réglées et les obstacles considérés depuis longtemps comme levés. Le calendrier est erroné, le budget peut être différent, les exigences sont certainement différentes.

Votre équipe se tourne vers vous pour vous guider et vous stabiliser. Rendez le processus aussi simple que possible pour eux.

4. Soyez là pour aider. Une nouvelle façon de travailler prend du temps à s'intégrer avec succès. Si vous avez déjà géré le changement de projet de manière informelle (ou pas du tout), le passage à un processus formel peut prendre un certain temps pour devenir "la façon dont nous faisons les choses ici". Faites savoir à l'équipe que vous êtes là pour les aider s'ils ont besoin de vous dépasser.

5. N'ayez pas peur de dire non. Tous les changements ne sont pas des propositions sensées. Faites savoir à votre équipe que si elle est convaincue qu'un changement n'est pas la bonne chose pour le projet à ce moment-là, vous la soutiendrez dans cette conversation avec le demandeur de changement.

Ne pas gérer efficacement le changement est l'une des principales façons dont un projet peut complètement dérailler, alors faites attention. Armés des bonnes informations et des bons processus, les changements de projet peuvent être traités de manière contrôlée, intelligente et bénéfique pour toutes les personnes impliquées.