Dire merci à un donateur met fin à une transaction mais jette un pont vers un soutien futur et un engagement plus profond. Faites-le bien et vous êtes sur la bonne voie pour réussir votre future collecte de fonds.
Voici dix conseils pour réussir cette lettre de remerciement.
Recevez-le rapidement par la poste
Quarante-huit heures est un délai idéal pour une lettre de remerciement. Si cela est impossible, ne visez pas plus d'une semaine. Vous voulez que le donateur se souvienne qu'il a fait le don afin que votre remerciement renforce son action et le récompense pour son don.
L'envoi rapide de la lettre fera en sorte que le nom de votre organisme de bienfaisance restera gravé dans l'esprit du donateur, le rassurera sur le fait que vous avez reçu le don et l'impressionnera par votre efficacité et votre attention.
Même les donateurs en ligne devraient recevoir une lettre de remerciement par la poste, mais cela coûte cher et de nombreuses organisations à but non lucratif se tournent vers Internet autant que possible. Dans ce cas, assurez-vous que votre donateur en ligne ne vient pas de recevoir un reçu par e-mail. Prenez le temps de personnaliser un e-mail de remerciement et de le transformer en quelque chose de mémorable.
Renseignez-vous sur les meilleures pratiques pour lettres de remerciement envoyées par e-mail. Dans les boîtes mail pleines, votre lettre de remerciement peut passer inaperçue, alors faites attention à son ligne d'objet et assurez-vous que la ligne "de" identifie clairement votre organisation.
Remercier un donateur par e-mail comporte de nombreux obstacles que vous pourriez oublier. Il doit rester en dehors deDossier de spam, attirer l'attention du donneur et l'inciter à ouvrir le message. Ne laissez pas la facilité et le coût relativement bas du courrier électronique vous aveugler sur ses défauts.
Rendez-le personnel
Personnalisez votre lettre de remerciement avec le nom du donateur (vérifiez bien l'orthographe et n'appelez jamais une madame un monsieur) et écrivez directement à la personne. Les prénoms sont puissants.
Ce qui fonctionne pour une lettre de collecte de fonds fonctionne également pour une lettre de remerciement. Par exemple, utilisez pronom personnel, tels que "vous", "nous" et "je".
Incluez des informations sur le donateur, comme depuis combien de temps il est donateur ou que vous avez aimé le voir lors du dernier événement. Peut-être que le donateur a reçu un prix ou obtenu une promotion. N'hésitez pas à ajouter quelque chose à ce sujet à votre lettre.
Un bon système d'enregistrement des donneurs sera votre meilleur ami lorsqu'il s'agira de ce niveau de personnalisation. La plupart des systèmes, même ceux à faible coût, ont la capacité de capturer des informations actuelles sur vos donateurs.
Quand ont-ils donné pour la dernière fois? Se sont-ils portés volontaires? À quand remonte la dernière fois que le donateur a eu un contact avec votre organisation et quelle a été la nature de cette interaction?
S'il s'agit d'un premier donateur, envoyez une trousse de bienvenue et invitez le donateur à s'abonner aux bulletins d'information et aux annonces.
Si vous remerciez un donateur de longue date, pensez à un note manuscrite plutôt qu'une lettre officielle, ou une autre façon créative de dire merci.
Coordonnez-le avec les thèmes de campagne
Coordonnez le remerciement avec l'appel ou la campagne qui a amené le don.
Rédigez un modèle de lettre de remerciement lorsque vous rédigez votre matériel de collecte de fonds. Pensez-y comme faisant partie de votre package de campagne. Si le don est en réponse à un autre stimulus - peut-être un événement que vous avez organisé - reliez la lettre à cet événement.
Revenir à la boucle complète de l'appel améliore l'adhérence du nom de votre organisation dans l'esprit du donateur. C'est aussi rassurant pour le donateur.
Si le don est en réponse à un appel particulier par e-mail, développez une page de destination post-don sur votre site Web spécifiquement pour ces donateurs.
Le générique est sorti. La spécificité de ce que le donateur a vu qui l'a poussé à donner est indispensable. Par exemple, si un donateur a fait un don pour aider les victimes d'un tremblement de terre, assurez-vous que votre remerciement fait référence à cette situation.
Utilisez des histoires pour connecter les donateurs aux résultats
Aidez les donateurs à visualiser comment leur argent a été dépensé. La meilleure façon de le faire est de raconter une histoire sur une personne en particulier qui a été aidée par le don. L'histoire n'a pas besoin d'être très longue. Quelques phrases et l'utilisation du nom d'une personne peuvent suffire à susciter l'empathie chez le donneur.
Faites de votre donateur le héros de ces histoires. Il ou elle a rendu cette histoire possible. Gardez un inventaire des histoires sur les bonnes choses que votre organisme de bienfaisance accomplit. puis créez des blocs de copie en utilisant ces histoires et déposez-les dans vos lettres de remerciement, le cas échéant.
Changer fréquemment les histoires gardera vos lettres fraîches et facilitera l'envoi de nombreuses lettres sans avoir à créer chacune d'elles complètement nouvelle.
Même si vous servez des personnes qui se trouvent dans des situations sensibles et que vous devez protéger leur identité, il existe des moyens de raconter leurs histoires sans compromettre leur vie privée.
Demandez à une personne réelle de signer vos lettres
Évitez les signatures numériques, sauf si vous envoyez des milliers de lettres à la fois. Même dans ce cas, réservez les lettres destinées aux donateurs qui font des dons importants pour que votre directeur général, le président du conseil d'administration ou un président bénévole de la collecte de fonds les signe. Utilisez de vrais timbres de première classe pour ces lettres.
Ajouter une note personnelle manuscrite
Le cas échéant, demandez au directeur général ou au président du conseil d'administration d'ajouter une note personnelle à la lettre. Les donateurs de longue date qui connaissent peut-être votre directeur général ou les membres de votre conseil d'administration trouvent cela particulièrement gratifiant.
Mentionner un événement récent auquel le donateur a assisté lui rappellera à la fois une expérience agréable et ajoutera de l'authenticité à la note. Envisagez d'organiser une soirée de rédaction de notes avec des bénévoles qui peuvent écrire des notes sur des lettres ou joindre des post-it avec des messages manuscrits.
Inclure une enveloppe-réponse
Je ne recommande pas de demander un autre don dans une lettre de remerciement. Honnêtement, cela rebute les gens plus que vous ne le pensez. Cependant, le simple fait d'inclure une enveloppe-réponse pourrait rappeler au donateur que les dons futurs sont les bienvenus.
De nombreux donateurs conservent ces enveloppes et les utilisent pour un don plus tard... ou même tout de suite. Andrew Olsen de Fundraising Fundamentals est enthousiaste à l'idée d'inclure enveloppes-réponses dans les lettres de remerciement. Il a découvert que les organismes de bienfaisance qui utilisent cette tactique pour les nouveaux donateurs ont "des taux de conversion de 2e cadeau qui sont de 8 % à 12 % supérieurs à ceux des organisations qui ne les incluent pas".
Utiliser la lettre comme reçu fiscal
Votre remerciement donateur peut aussi être un reçu. Vous devez fournir un reçu annuel aux fins de l'impôt si un donateur donne 250 $ ou plus, et vous pouvez inclure cela divulgation avec cette lettre.
Les lettres de remerciement d'aujourd'hui incluent généralement les informations appropriées chaque fois qu'un donateur donne, que ce soit en ligne, par chèque ou par don mensuel.
Il est également recommandé de fournir un résumé des dons pour l'année au début de l'année suivante, juste au moment où les donateurs préparent généralement leurs déclarations de revenus. N'oubliez pas qu'un reçu n'est pas un remerciement. Le reçu devrait être une partie mineure de la lettre.
Invitez plus de participation
Il est toujours agréable d'inclure une invitation à visiter votre agence et à voir votre travail de première main.
Dans le monde d'aujourd'hui où vous pourriez solliciter des dons de personnes du monde entier, l'engagement peut être atteint via les médias sociaux. Encouragez votre donateur à suivre votre organisation sur Facebook et Twitter ou tout autre réseau social auquel vous participez.
Puisqu'il n'y a pas d'hyperliens dans une lettre envoyée par la poste, indiquez l'adresse de votre site Web, puis assurez-vous que vos boutons de médias sociaux sont faciles à trouver.
Incluez une invitation explicite à visiter le site Web et à cliquer sur ces boutons et à vous inscrire à votre newsletter par e-mail ou à d'autres communications. Les icônes de médias sociaux sont parmi les éléments les plus importants du site Web de votre organisme de bienfaisance.
Ajouter un post-scriptum et fournir des informations de contact
Nous sommes tous des écumeurs. C'est pourquoi la plupart d'entre nous lisent la partie supérieure d'une lettre, puis sautons au P.S. Ensuite, nous pouvons revenir en arrière et lire le reste de la lettre. Marketing par publipostage tout savoir sur le P.S. et toujours l'inclure. Parfois, ils en ont plus d'un.
Pour le PS d'une lettre de remerciement, vous voudrez peut-être vous référer à nouveau à l'histoire que vous avez fournie ("Michael et Jane sont en sécurité et heureux grâce à vous") ou y mettre des informations de contact importantes.
Les donateurs doivent avoir le nom, le numéro de téléphone et l'adresse e-mail d'une personne de l'organisation qu'ils peuvent contacter en cas de questions. Service client est tout aussi important pour les organisations à but non lucratif que pour les entreprises, alors faites en sorte qu'il soit facile pour un donateur de trouver une personne réelle en cas de problème.
