Le dossier personnel des employés est le dossier principal de l'employé qui contient l'historique de la relation de travail depuis la demande d'emploi jusqu'à l'entretien de départ et l'emploi documentation de résiliation.
Accès au dossier personnel des employés
Seuls le personnel des ressources humaines et le superviseur immédiat ou le gestionnaire de l'employé peuvent avoir accès aux informations contenues dans le dossier personnel de l'employé, et celles-ci ne quittent jamais le bureau des ressources humaines.
Dans certaines entreprises, l'accès au dossier est réservé au personnel RH. Dans ces organisations, les superviseurs ou les gestionnaires conservent leur propre dossier de gestion qui comprend des documents auxquels ils pourraient avoir besoin d'accéder, tels que des copies d'évaluations de rendement antérieures.
Les exigences varient d'un État à l'autre, sans parler, à l'échelle internationale, de l'accès au dossier personnel de l'employé. Dans certains États, les employés ont le droit d'accéder et même d'obtenir des copies des informations contenues dans le dossier personnel. Dans d'autres, l'accès est plus étroit. Les exigences varient également quant à ce à quoi l'employé peut accéder. Connaissez les règles de la juridiction dans laquelle vous employez des personnes pour rester en conformité avec vos exigences légales.
En règle générale, vous ne voudrez pas conserver dans le dossier personnel de l'employé des documents auxquels l'employé n'a pas raisonnablement le droit d'accéder. Vous pouvez envisager de conserver tous les documents liés à la vérification des antécédents, aux références, aux listes de contrôle des entretiens et aux évaluations dans un dossier séparé créé pour héberger tous les documents liés à un recrutement et à une embauche particuliers événement.
Le dossier personnel des employés est généralement stocké dans un classeur verrouillé et ignifuge dans un endroit verrouillé accessible au personnel des ressources humaines. La confidentialité des informations sur les employés dans le dossier personnel est d'une importance primordiale.
De tous les dossiers des employés conservés par l'entreprise, le dossier personnel des employés est le plus fréquemment consulté au jour le jour pour information par l'employeur, le superviseur ou le personnel des ressources humaines.
Considérations sur le contenu du dossier personnel des employés
Les dossiers du personnel contiennent généralement des documents que l'employé a déjà examinés et dont il connaît donc le contenu. Cela comprend des documents tels que les demandes d'emploi, les évaluations de rendement, les lettres de reconnaissance, les dossiers de formation et les formulaires liés aux mutations et aux promotions.
Les principes fondamentaux et les questions à considérer lors du dépôt de tout document dans un dossier personnel d'employé sont les suivants.
- L'employeur aura-t-il besoin d'un document particulier pour justifier ses décisions s'il était poursuivi? L'employeur aurait-il besoin du document devant un tribunal?
- L'employé sait-il et comprend-il que le document sera classé dans son dossier personnel? Dans la plupart des cas, les employeurs doivent faire signer le document par l'employé, non pas pour signifier son accord avec le contenu du document, mais pour reconnaissent qu'ils sont conscients de et avoir lu le document.
- Aucune surprise, opinion ou note personnelle concernant l'employé ne doit jamais être placée dans un dossier personnel d'employé. Seuls les faits, pas de pensées spéculatives, appartiennent au dossier personnel d'un employé.
Contenu d'un dossier personnel d'employé
Voici des recommandations sur la documentation qu'un employeur devrait conserver dans le dossier personnel d'un employé.
Antécédents d'emploi
- Demande d'emploi
- CV
- CV lettre de motivation
- Vérification de l'éducation
- Vérification d'emploi
- Lettre de refus
- Description du poste
- Dossiers d'analyse des tâches
- Lettre d'offre d'emploi ou contrat de travail
- Accord d'agence de placement ou d'agence d'intérim, le cas échéant
- Coordonnées d'urgence
- Formulaire d'accusé de réception signé du manuel de l'employé indiquant la réception du manuel de l'employé
- Liste de contrôle de l'orientation des nouveaux employés montrant les sujets couverts et par qui
- Tous les accords et documents de réinstallation
- Tout contrat, accord écrit, reçu ou reconnaissance entre l'employé et l'employeur (tel qu'un accord de non-concurrence, un contrat de travail contracter, ou un accord relatif à une voiture fournie par l'entreprise)
- Formulaires officiels de vie d'emploi comprenant les demandes de transfert, promotion, candidatures internes, etc.
- Tout autre document lié à l'emploi
Développement des performances des employés, plans de développement et amélioration
- Copies de toute évaluation de performance utilisée ou des plans de développement des employés
- Auto-évaluations des employés
- Dossiers de toutes les séances de conseil formelles
- Remarques sur la présence ou les retards
- Documentation du plan d'amélioration des performances
- Rapports d'action disciplinaire
- Reconnaissance des employés présentée comme des certificats, des lettres de reconnaissance, etc.
- Suggestions et recommandations formelles des employés, réponses de l'organisation
- Dossiers de formation
- Demandes de formation
- Évaluations des compétences
- Notifications ou horaires de cours ou de session de formation
- Évaluations des besoins signées
- Notes de frais de formation
- Plaintes de clients ou de collègues qui ont été discutées avec l'employé
Dossiers de cessation d'emploi
- Lettre de démission d'un employé
- Documentation de l'entretien de sortie
- Cobra notification
- Check-list de fin d'emploi
- Comptabilisation finale de tous les aspects de l'emploi de l'employé, tels que le chèque de paie final, les indemnités de vacances, le retour des biens de l'entreprise, etc.
L'essentiel
Vous voudrez placer dans le dossier personnel de l'employé uniquement les documents avec lesquels l'employé est familier. Si voir le contenu de leur dossier surprend un employé, vous n'avez pas géré efficacement le contenu du dossier.
