La communication est l'acte de partager et de transmettre des informations entre deux ou plusieurs individus. Il a tellement de composants, et ne pas communiquer efficacement sur le lieu de travail est monnaie courante.
Une communication efficace nécessite que tous les composants interagissent parfaitement pour un «sens partagé», une définition préférée de la communication. Il est particulièrement important lorsque des questions sont posées et répondues. Vous y trouverez les composantes d'une communication efficace ainsi que les formes et usages des questions pour l'enrichir.
Composants en communication
Il y a cinq composants à toute communication et un sixième qui est l'environnement global du lieu de travail dans lequel les allers-retours ont lieu.
L'individu qui envoie le message
L'expéditeur doit présenter le message clairement et avec suffisamment de détails pour que le destinataire partage le sens avec l'expéditeur pendant et après la communication.
Le contexte du message
Le contexte est la façon dont le message est livré par l'expéditeur du message. Le contexte implique une communication non verbale telle que les gestes, le langage corporel, les expressions faciales et des éléments tels que le ton de la voix. La majeure partie du contexte d'un message n'est disponible que lorsque le destinataire peut voir et entendre l'expéditeur du message. Les émoticônes/emojis de messagerie électronique et de messagerie instantanée, par exemple, sont une mauvaise substitution car l'expéditeur les formule sans l'intervention du destinataire.
Un autre élément de contexte est les émotions qui sont impliquées dans le cercle de communication. L'expéditeur est-il en colère? Le destinataire est-il indifférent au contenu de la communication ou méprisant l'expéditeur? Les émotions humaines normales affectent la réussite du partage d'un message.
La personne qui reçoit le message
Le le destinataire doit écouter attentivement et attentivement, posez des questions pour plus de clarté et paraphrasez pour vous assurer qu'elles partagent le sens avec l'expéditeur. Si le destinataire fait confiance à l'expéditeur, les chances d'une communication efficace augmentent. Par exemple, un auditeur pourrait dire: « Je pense que ce que vous avez dit, c'est que vous vous sentez irrespectueux. Est-ce le message que vous me donniez ?"
La méthode de livraison que vous choisissez
La méthode de diffusion doit être choisie en fonction du support le plus efficace pour transmettre le sens du message. Étant donné que les méthodes de communication sont si diverses depuis l'aube des ordinateurs et des appareils mobiles, les décisions concernant la méthode de livraison sont devenues plus complexes. La méthode de livraison doit répondre aux besoins de communication de l'expéditeur et du destinataire pour qu'une signification partagée se produise.
Les méthodes de communication comprennent la communication verbale, les messages instantanés (IM), les e-mails, les lettres, les signes, affiches, vidéos, captures d'écran, téléphones, notes, formulaires, documents écrits, messages Facebook, Face Time, et plus. Ces méthodes continueront à se développer et les attentes des employés en matière de communication instantanée sur tout ce qui a trait à leur travail continueront de croître.
La communication en personne a pris de l'importance, en particulier pour les informations organisationnelles susceptibles d'appeler des changements, de reconnaître les employés ou de poser des questions sur-le-champ. La communication en personne est également privilégiée car les employés ont accès à une autre composante, le contexte du message.
Le contenu du message
Le contenu du message doit être clair et présenté et décrit avec suffisamment de détails pour obtenir une compréhension du destinataire. Comprenez que si le contenu du message résonne et se connecte, à un certain niveau, avec les croyances déjà entretenues du destinataire, il est plus efficace.
Environnement et Communication
Les éléments de communication ci-dessus favorisent le sens partagé lorsqu'ils fonctionnent ensemble pour transmettre un message de manière efficace. L'environnement de travail dans lequel ces composants se déroulent affecte également la communication et la réception de la communication. Faites donc les questions que vous posez.
Lorsque vous posez des questions valables, vous établissez une relation et inspirez confiance. Les questions constituent une autre partie de la base de la communication en milieu de travail qui partage le sens entre les communicateurs.
Dans un environnement de travail qui met l'accent sur la communication ouverte, implication des employés, et Buts communs, une communication plus fréquente et plus efficace. Mais, l'attente d'une communication significative place la barre plus haut dans ces meilleurs lieux de travail. Ainsi, même dans moral élevé, des environnements de travail axés sur les employés, les employés se plaignent de ne pas savoir ce qui se passe.
En raison de tous les composants et de l'environnement global d'un lieu de travail individuel, la communication reste difficile. Les questions séculaires sur qui a besoin de savoir quoi et quand ont-ils besoin de le savoir ne sont jamais entièrement répondues à la satisfaction de presque tout le monde.
Plaintes des employés concernant trop d'informations, le manque d'informations, voire la surcharge d'informations, continueront de résonner dans les lieux de travail.
L'essentiel
Vous ne réglerez jamais le problème de la communication en milieu de travail. Mais, avec de l'engagement, de la réflexion et une compréhension des composantes d'une communication et un questionnement approprié, vous pouvez augmenter l'efficacité de votre interpersonnel et votre communication en milieu de travail.
