L'un des faits importants concernant les ressources humaines est que vous avez des tonnes de paperasse. Des tonnes et des tonnes et des tonnes. Certes, une grande partie est électronique de nos jours, mais le principe demeure. Les RH tiennent des registres. Et, vous devez conserver ces enregistrements. Mais la question fondamentale à se poser est combien de temps les RH doivent-elles conserver les dossiers des employés?
Voici les directives de base pour la tenue de dossiers RH. N'oubliez pas, cependant, que les lois des États peuvent différer de ces directives. Si les lois de l'État et les lois fédérales sont en conflit, conservez toujours les enregistrements en fonction de l'exigence la plus longue. Il vaut mieux garder quelque chose trop longtemps que pas assez longtemps.
Les normes de conservation des dossiers suivantes sont basées sur les informations de la Society of Human Resource Management (SHRM).
Combien de temps devez-vous conserver les dossiers d'embauche
Vous devez enregistrer tous les CV, notes d'entretien, candidatures et offres d'emploi, et même un enregistrement de vos recherches via votre système de suivi des candidats pendant un an après la décision de faire une offre d'emploi fait. Donc, si vous interrogez un candidat et que tout le processus s'éternise pendant trois mois, ce n'est qu'au
Pourquoi devez-vous faire cela? Si quelqu'un remet en question votre décision d'embauche, vous devrez prouver que vous étiez non discriminatoire illégalement de quelque manière, forme ou forme que ce soit. Des lois telles que la Loi sur les Américains handicapés, Titre VII, et bien d'autres exiger que vous démontriez que vous êtes en conformité. La tenue de ces registres vous aide à le faire.
Combien de temps devez-vous conserver les dossiers de test de dépistage de drogue
Si vous avez besoin dépistage de drogue pour la pré-embauche, les résultats des tests font partie du dossier d'embauche et vous devez en conserver une copie pendant un an. Si vous effectuez des tests de dépistage de drogue supplémentaires, que ce soit en raison d'un incident survenu au travail ou dans le cadre d'un contrôle aléatoire, vous devez également conserver ces dossiers pendant un an.
Cependant, si vous êtes soumis à la réglementation du ministère des Transports, le délai minimum pour conserver les dossiers de dépistage de drogue est de cinq ans.
Combien de temps devez-vous conserver la paie/les fiches de présence, etc.?
La loi vous oblige à conserver ces dossiers pendant trois ans, mais des poursuites judiciaires récentes signifient qu'il serait plus judicieux pour vous de les conserver plus longtemps. Vous souhaitez conserver un enregistrement du montant payé par chaque employé et du nombre d'heures travaillées pendant toute la durée de son mandat dans votre entreprise. Conservez vos dossiers pendant au moins cinq ans après le départ de l'employé, quelle qu'en soit la raison.
Pour les employés exonérés, bien sûr, vous n'avez pas besoin de tenir des relevés de temps, car leur salaire est le même quel que soit le nombre d'heures travaillées.
Cependant, si vous avez déjà classé par erreur un employé comme exonéré alors qu'il aurait dû être non exonéré, ces relevés d'heures travaillées peuvent vous guider pour le paiement des heures supplémentaires dues. Assurez-vous d'inclure la façon dont l'entreprise a calculé le salaire. Par exemple, vous devez savoir s'il s'agissait d'un salaire simple, d'un salaire plus commission, d'heures supplémentaires, d'un travail à la pièce ou d'un salaire horaire simple.
Vous devez le faire non seulement pour les questions de paie et d'impôt, mais de nombreuses autres décisions dépendent du nombre d'heures travaillées. Par exemple, l'admissibilité à FMLA dépend du nombre d'heures travaillées dans une année. Si vous avez un employé exonéré à temps partiel, vous voudrez peut-être envisager d'exiger l'enregistrement du temps pour déterminer l'admissibilité FMLA. Vous devez également être en mesure de prouver que vous avez payé vos travailleurs pour toutes les heures travaillées.
Combien de temps devez-vous conserver le formulaire I-9
Conservez le formulaire I-9 de l'employé, stocké séparément de vos dossiers personnels, pendant trois ans après l'embauche de l'employé et pendant un an après la cessation d'emploi, selon la date la plus tardive.
Vous gardez ces formulaires séparés des dossiers du personnel afin que si le gouvernement demande à les vérifier, les travailleurs n'auront pas accès au reste des informations contenues dans les dossiers du personnel de l'employé.
Combien de temps devez-vous conserver les informations sur les prestations de santé / retraite
Vous devez conserver les dossiers de vos plans pour tous vos avantages sociaux pendant au moins six ans. Les tribunaux ont statué que si un employé vous poursuit en disant qu'il mérite une pension plus élevée, par exemple, il est la responsabilité de l'employeur de prouver qu'il ne doit pas plus, et non la responsabilité de l'employé de prouver qu'il faire. Conservez toutes ces descriptions sommaires du plan.
Si vous avez d'anciens employés qui éligible au COBRA, étendant leurs avantages pour la santé, vous devez également conserver ces dossiers pendant six ans juste pour être en sécurité. La loi ne précise pas la conservation, mais comme cela pourrait s'appliquer en vertu de la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA), cette loi exige la conservation pendant six ans. Pour plus de sécurité, ne jetez pas ces disques.
Voir le Cornell Law School Legal Information Institute for the Employee Retirement Income Security Act (ERISA) pour plus de précisions.
Combien de temps devez-vous conserver les enregistrements FMLA
Lorsqu'un employé demande FMLA, vous devez conserver cette trace écrite, même si vous refusez le congé pendant trois ans. Assurez-vous de garder une trace du congé de chaque employé - quand il a commencé et combien de temps est utilisé. Si l'employé a FMLA intermittent, assurez-vous de suivre chaque congé et documenter le nombre d'heures utilisé. Les dates et le nombre d'heures doivent être documentés. N'oubliez pas que le congé intermittent peut être utilisé quelques heures par jour ou quelques jours par semaine. Documentez tout et conservez ces enregistrements.
N'oubliez pas qu'il ne s'agit pas d'une liste exhaustive et qu'elle ne s'applique qu'aux lois fédérales. Vous pouvez être soumis à des lois supplémentaires sur la conservation des dossiers si, par exemple, vous êtes un entrepreneur fédéral ou si votre état a des normes différentes. En cas de doute, ne le jetez pas.
Vous pouvez accéder à des ressources supplémentaires sur la tenue de registres et les rapports obligatoires auprès de la Society of Human Resource Management (SHRM).
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