Avoir une politique d'assiduité écrite formelle à laquelle tous les employés sont au courant est essentiel pour la plupart des entreprises. De l'attente que tout le monde se présente au travail et consacre les heures requises à la conséquences de ne pas se présenter, les règles de base mises en place par une organisation doivent être comprises par tous employés. Vous trouverez ci-dessous un exemple de politique de présence que vous pouvez adapter à votre entreprise.
Présence
Une excellente assiduité est une attente de tous les employés de la société XYZ. La présence quotidienne est particulièrement importante pour les employés rémunérés à l'heure dont les clients et les collègues s'attendent à ce que les produits soient expédiés et livrés à temps.
Le temps personnel d'urgence est mis à la disposition des employés pour des événements imprévus tels qu'une maladie personnelle, une maladie d'un membre de la famille immédiate, des rendez-vous chez le médecin ou un décès dans la famille.
Temps personnel d'urgence
Les employés accumulent 2,15 heures de temps personnel d'urgence par période de paie. Sur une base annuelle, cela équivaut à 56 heures. Les employés peuvent utiliser le temps personnel d'urgence jusqu'à 56 heures.
Si un employé quitte son emploi dans la société XYZ avec un solde d'accumulation négatif, les heures utilisées mais non accumulées seront soustraites du dernier chèque de paie de l'employé. Le temps personnel d'urgence accumulé au moment où un employé quitte la société XYZ ne sera pas payé.
Les employés qui utilisent le temps personnel d'urgence doivent appeler et parler à leur superviseur dès que possible, mais au plus tard une heure après le début de leur quart de travail. Si le superviseur n'est pas disponible, les employés peuvent laisser un message au superviseur avec un numéro de téléphone où ils peuvent être joints. Le superviseur retournera alors l'appel.
Le défaut d'appeler pendant des jours consécutifs sera considéré comme une démission volontaire de l'emploi à la société XYZ.
Le nombre de minutes et/ou d'heures qu'un employé manque - ou est en retard au travail, du déjeuner ou des pauses - sera soustrait du temps personnel accumulé. Un retard survient lorsqu'un employé n'est pas à son poste de travail (ou ne travaille pas) comme prévu.
Lorsqu'un employé manque un coup de poing, il doit voir son superviseur immédiatement. Son temps de travail sera traité comme si l'employé venait d'arriver à partir du moment où il se présente à son superviseur. Le temps manqué sera également considéré comme un retard.
Les employés rémunérés à l'heure peuvent prévoir des congés, à l'avance, pour des choses telles que des rendez-vous chez le médecin, des cours, des réparations ménagères rendez-vous, réunions parents-enseignants et événements et services religieux - tant que le temps libre n'affecte pas négativement les collègues ou des clients.
Lorsque cela est possible, à l'intérieur de son horaire normal, l'employé peut rattraper le temps manqué au cours de la semaine au cours de laquelle le temps a été manqué. Les employés doivent avoir la permission de leur superviseur pour rattraper ce temps. Sinon, les vacances doivent être programmées à l'avance pour couvrir ces événements.
Aucune heure personnelle d'urgence accumulée ne peut être reportée à l'année civile suivante.
Conséquences de la surutilisation du temps personnel d'urgence
L'accumulation de 12 retards au cours d'une année glissante (c'est-à-dire toute période de 12 mois consécutifs) est un motif de cessation d'emploi. Les sanctions disciplinaires, pouvant aller jusqu'au licenciement, peuvent débuter dès l'enregistrement du sixième retard sur une période de trois mois.
Une action disciplinaire, pouvant aller jusqu'au licenciement, commencera, pour l'utilisation excessive du temps personnel d'urgence, lorsque 56 heures d'absence auront été accumulées. Le des mesures disciplinaires consistera en un avertissement écrit pour les huit prochaines heures manquées, puis une suspension de trois jours sans solde pendant les huit prochaines heures manquées, suivies d'une cessation d'emploi lorsqu'un employé a utilisé toutes les heures 72.
Prime d'assiduité pour les employés horaires
Les événements de la vie peuvent interférer avec présence au travail. Cependant, la société XYZ a besoin que les employés utilisent le moins d'heures personnelles d'urgence possible et évitent les retards afin que la société XYZ puisse exploiter l'entreprise de manière ordonnée et efficace.
Par conséquent, la société XYZ a mis en place un système de primes d'assiduité pour encourager les employés à se présenter au travail et à être à l'heure.
Le système de primes d'assiduité comprend les quatre éléments suivants:
- Chaque employé qui n'utilise pas de temps personnel d'urgence et n'a pas de retard au cours d'une semaine civile verra son nom inscrit dans le tirage mensuel des présences. Le tirage au sort a lieu lors de la réunion mensuelle du personnel de toute l'entreprise. Pour chaque semaine où l'employé a eu une assiduité parfaite, il est autorisé à participer au tirage au sort. Quatre employés par mois, dont les noms sont tirés au hasard, recevront 50,00 $.
- Chaque employé qui n'utilise pas de temps personnel d'urgence et n'a pas de retard dans un trimestre civil recevra un cadeau de la société XYZ, d'une valeur approximative de 25,00 $, en remerciement de leur présence et engagement.
- Chaque employé qui atteint le record d'assiduité suivant au cours d'une année civile est éligible pour recevoir la prime annuelle indiquée après la fin de l'année civile.
- Si un employé manque jusqu'à 16 heures et n'a pas plus d'un retard, l'employé recevra 100 % de la prime, soit 300,00 $
- Si un employé manque jusqu'à 24 heures et n'a pas plus de deux retards, l'employé recevra 50 % de la prime, soit 150,00 $
- Si un employé manque plus de 24 heures et/ou a plus de deux retards, l'employé ne recevra pas de prime d'assiduité.
- Les employés qui n'utilisent pas leurs heures personnelles d'urgence seront payés pour les heures non utilisées au taux de 110 % de leur salaire normal après la fin de l'année civile.
Loi sur le congé familial et médical (FMLA)
Si vous ou un membre de votre famille immédiate souffrez d'un problème de santé récurrent qui entraîne des absences fréquentes, vous pouvez être admissible à un congé sans solde en vertu de la FMLA. Veuillez vous référer à la politique distincte couvrant FMLA.
Sachez que les congés FMLA doivent être organisés à l'avance et ne libèrent pas nécessairement un employé de ses responsabilités telles qu'énoncées dans cette politique.
Le document signé sur la politique de présence des employés
J'ai lu et j'ai été informé du contenu, des exigences et des attentes de la politique de présence pour les employés horaires de la société XYZ. J'ai reçu une copie de la politique et j'accepte de respecter les directives de la politique comme condition de mon emploi et de mon emploi continu au sein de votre entreprise.
Je comprends que si j'ai des questions à tout moment concernant la politique de présence, je consulterai mon superviseur immédiat, un membre du personnel des ressources humaines, le directeur de l'usine ou le président du entreprise.
Veuillez lire attentivement la politique pour vous assurer que vous comprenez la politique avant de signer ce document.
Signature de l'employé: _______________________________________.
Nom en caractères d'imprimerie de l'employé: ____________________________________.
Date: _________________________.
