Loi sur la protection polygraphique des employés pour les employeurs

Envisagez-vous de faire passer un test au détecteur de mensonges à vos employés ou candidats? Avant de vous engager dans cette voie, soyez conscient des lois limitant l'utilisation de ces tests. Il est important que vous sachiez quand vous pouvez et ne pouvez pas exiger que quelqu'un passe un test polygraphique, comment faire le test et ce que vous êtes autorisé à faire avec les résultats.

Ces tests sont administrés à l'aide d'un appareil polygraphique qui analyse les réponses d'une personne à un ensemble de questions. C'est ce qu'on appelle communément un test de «détecteur de mensonges», et ce terme est utilisé dans cet article, même s'il est un peu impropre, et un polygraphe n'est qu'un type de ces tests. Le terme comprend également d'autres dispositifs utilisés pour rendre une opinion diagnostique sur l'honnêteté ou la malhonnêteté d'un individu.

Règlement EPPA sur les tests polygraphiques

Votre entreprise ne peut exiger ou demander à quelqu'un de passer un test polygraphique qu'à des fins de pré-emploi ou pendant l'emploi dans des situations spécifiques. Vous pouvez également ne pas décharge ou discriminer un employé ou un candidat pour avoir refusé de passer le test ou d'exercer d'autres droits en vertu de l'EPPA.

Vous pouvez exiger ce test si l'employé était "raisonnablement soupçonné" d'être impliqué dans un lieu de travail incident, comme un vol ou un détournement de fonds, et si l'incident a entraîné une perte financière pour votre entreprise. Vous devez utiliser un examinateur polygraphique agréé et cautionné (ou quelqu'un qui a une couverture de responsabilité professionnelle). La loi a des normes strictes pour le processus de test et limite la divulgation des informations du test.

Lois des États sur les tests de détection de mensonges

Certains États ont encore plus de restrictions que les règles fédérales pour les tests de détection de mensonges des employés. Vous devez vous conformer à la loi la plus restrictive (fédérale ou étatique). Certaines restrictions spécifiques dans les lois des États, par exemple:

• La loi de l'Iowa ne permet pas à un employeur de demander ou d'exiger qu'un employé ou un candidat passe un examen polygraphique. La loi interdit également aux employeurs de menacer ou de tenter d'administrer un examen à un employé ou un candidat.
• L'Illinois limite certaines questions au test du détecteur de mensonges (à moins qu'elles ne soient directement liées à l'emploi). Il s'agit notamment des questions sur les croyances politiques, religieuses ou liées au travail, les affiliations ou les activités légales, les croyances ou les opinions sur les questions raciales et l'orientation ou l'activité sexuelle.

Vérifiez les lois de votre état pour vous assurer que vous les respectez.

Faire un test de détecteur de mensonge

L'EPPA réglemente également le processus de donner un test de détecteur de mensonge à un employé ou un candidat, avec des exigences pour donner un préavis et pour l'administration du polygraphe.

Donner un avis à un employé ou à un candidat

Si vous voulez faire passer un test au détecteur de mensonges à quelqu'un, vous devez lui donner un préavis. Plus précisément, il doit être écrit et inclure la date, l'heure et le lieu du test.

L'avis doit comprendre:

• Une déclaration indiquant que le candidat a le droit de consulter un conseiller juridique ou un représentant des employés avant chaque phase du test ;
• Une description écrite de l'instrument polygraphique et du fonctionnement du processus d'examen ;
• Un avis écrit « complet » sur les droits du candidat, y compris une liste de questions et de sujets qui ne peuvent pas être posés, le droit du candidat de mettre fin à l'examen; et
• Détails du droit du candidat de déposer une plainte auprès du ministère du Travail s'il estime qu'il y a eu violation de l'EPPA.

Au moment du test

Sur le site du test et avant de faire passer le test à un employé ou à un candidat, vous devez lui remettre une déclaration dans une langue qu'il comprenez que cela explique pleinement la raison spécifique du test (l'incident) et pourquoi vous demandez à des employés spécifiques de passer le test. Cette déclaration doit comprendre:

• Détails de la perte ou du préjudice économique spécifique à votre entreprise
• Comment cet employé spécifique a eu accès à la propriété 
• Détails de la base de votre soupçon que l'employé a été impliqué dans l'incident

La déclaration doit être signée par une partie responsable de votre entreprise autre que le polygraphe (personne autorisée à agir au nom de l'entreprise).

Après le test du détecteur de mensonges

Vous devez conserver des dossiers sur tout ce qui concerne un test de détecteur de mensonge spécifique pendant au moins trois ans à compter de la date de l'examen (ou de la date à laquelle le test a été demandé).La loi limite également strictement votre capacité à divulguer des informations à partir d'un test polygraphique.

N'oubliez pas d'afficher l'affiche EPPA

Si votre entreprise a des employés et que vous n'êtes pas une entité gouvernementale, vous devez afficher l'affiche EPPA à votre lieu de travail.

Vous devez afficher cette affiche et autres affiches requises où les employés et les candidats peuvent le voir (cela peut signifier plus d'une affiche). Si vous avez des employés ou des candidats en ligne, vous pouvez mettre les affiches requises sur le site Web de votre entreprise pour que ces personnes puissent les voir.

Envisagez de demander des conseils juridiques si vous avez des questions supplémentaires sur les aspects pratiques et les limites de faire passer un test polygraphique à vos employés.