Les appels téléphoniques entrants peuvent prendre beaucoup de temps et diminuer considérablement votre productivité en vous éloignant d’autres tâches. Mais tout comme il y a façons de gérer les appels téléphoniques sortants cela améliorera votre gestion du temps, il existe des moyens de réduire le temps que vous passez sur les appels entrants. Et vous pouvez le faire sans être impoli envers la personne qui vous appelle. Ces conseils de réponse téléphonique vous rendront plus efficace et productif.
Répondez avec un message d'accueil approprié par téléphone professionnel
Par exemple, lorsque vous répondez au téléphone, dites quelque chose comme « Cypress Technologies, Susan parle. Comment puis-je vous aider ?" Cela permet non seulement à l'appelant de savoir qu'il a contacté une entreprise, mais lui impose également la responsabilité de répondre à la question, gagner du temps sur des bavardages inutiles ou des questions exploratoires telles que « Est-ce que c'est Cypress Technologies? »
Réfléchissez et établissez des priorités pendant que vous parlez
L’appel est-il mieux traité maintenant ou plus tard? La plupart des appels téléphoniques que reçoivent les entreprises sont des demandes rapides auxquelles il est facile de répondre, telles que « À quelle heure êtes-vous ouvert? » Mais d’autres impliquent des réponses plus complexes et plus longues. Si tel est le cas, dites-le à l'appelant et demandez-lui quand il serait opportun de le rappeler pour en discuter.
Utiliser la paraphrase et le résumé
Si vous parlez à quelqu'un au téléphone qui semble vouloir discuter ou s'éloigner du sujet, dites quelque chose comme: « Alors, ce que je vous entends dire, c'est… » ou "Donc, les points clés sont..." ou "(insérer un résumé) est-il un résumé juste de ce que vous disiez ?" Il est difficile de bavarder avec quelqu'un qui refuse de discuter.
Clôturez chaque appel avec un résumé des actions
Bien que cela ne prenne que quelques secondes dans la plupart des cas, cela peut vous faire gagner beaucoup de temps en évitant les erreurs et la nécessité de revérifier. Par exemple, après une conversation au cours de laquelle vous avez organisé un rendez-vous avec un client, vous pourriez dire: « Bien. Je vous rencontrerai à votre bureau à (insérer le lieu) à 10 heures demain et nous examinerons les échantillons ensemble."
Gardez un bloc-notes près des téléphones
Ce n'est pas seulement bon pour gestion du temps et rester concentré pendant l'appel, mais également utile pour la gestion du temps plus tard si vous avez besoin de rechercher ou de revoir les détails d'une conversation particulière.
Offrez aux clients et aux clients l'option de courrier électronique
S'ils en ont la possibilité, tous les clients choisiront un e-mail plutôt qu'un appel téléphonique. Assurez-vous que l'adresse e-mail de votre entreprise figure bien en évidence sur vos cartes de visite et sur votre site Web. Si vous avez leurs adresses e-mail, envoyez un e-mail à vos clients et clients actuels, en mentionnant l'option e-mail et en la présentant comme un moyen d'amélioration. communication.
Utilisez la technologie pour gérer votre temps téléphonique
Au minimum, votre entreprise devrait disposer d'une messagerie vocale. Configurez-les avec des scripts professionnels appropriés et utilisez-les pour répondre au téléphone à votre place lorsque vous êtes absent du bureau ou que vous devez travailler sur quelque chose sans interruption. Planifiez ensuite une heure pour répondre à ces messages téléphoniques chaque jour. Vous gagnerez un temps précieux en regroupant les appels téléphoniques.
Demandez à une personne de répondre au téléphone
Cela dit, il est important de ne pas trop s’appuyer sur la technologie. Obtenir une machine – ou pire, un système de réponse vocale interactive (IVR) automatisé – en permanence est un véritable frein qui coûtera cher à votre entreprise lorsque les gens ne prennent pas la peine de laisser des messages ou de rappeler. Si répondre aux appels téléphoniques entrants prend trop de temps dans votre journée, envisagez d'embaucher une réceptionniste ou un service de réponse professionnel pour répondre au téléphone à votre place. Le coût lié au fait de confier cette tâche à quelqu'un d'autre peut être plus que compensé par l'augmentation de votre productivité et de meilleures ventes.
Obtenez une ligne commerciale distincte à la maison
Si vous exploitez une entreprise à domicile, vous devez disposer d'un deuxième téléphone professionnel uniquement avec sa propre messagerie vocale. Non seulement c’est plus professionnel, mais cela vous fera gagner du temps pour parcourir les messages et déterminer lesquels sont liés à votre entreprise.
Conservez un script écrit pour les questions fréquemment posées
Ayez à portée de main un court document FAQ pour les questions les plus courantes que vous recevez au téléphone. Cela fait gagner du temps à vous et à vos employés s'ils n'ont pas à chercher des réponses ou à réfléchir à la manière de répondre à une demande particulière.
Maîtrisez votre téléphone
N'oubliez pas que le téléphone est censé être un outil professionnel et non une perte de temps intrusive qui régit votre journée de travail. Gérer vos appels téléphoniques entrants selon ces conseils de gestion du temps vous aidera à être plus efficace, à améliorer votre productivité et remettez votre téléphone à sa place, vous aidant ainsi à gérer votre entreprise plutôt qu'à vous diriger en lambeaux.
