La gestion documentaire est le processus de traitement des documents de telle manière que les informations puissent être créées, partagées, organisé, et stockés de manière efficace et appropriée. En tant que tel, apprendre à créer un système de gestion de documents est essentiel pour les entreprises.
De nombreuses entreprises traitent des informations à enjeux élevés qui doivent rester sécurisées et privées, ou accéder rapidement. Dans de tels cas, un système de gestion de documents fonctionnant correctement est essentiel. Mais même si votre entreprise est de nature plus informelle, il est toujours important de tenir des registres appropriés à des fins comptables et dans un souci d’efficacité.
Apprenez-en davantage sur la façon de créer un système de gestion de documents qui répond le mieux aux besoins de votre entreprise.
Options du système de gestion de documents
De nos jours, la plupart des entreprises travaillent confortablement avec des documents numériques et utilisent des programmes dotés de fonctionnalités de stockage et de gestion. Les logiciels ou applications de gestion de documents généraux et spécifiques à un secteur ne manquent pas, spécialement conçus pour améliorer les performances de votre entreprise.
Cependant, de nombreuses petites entreprises doivent gérer un mélange de données anciennes sur papier et de fichiers électroniques et, dans certains cas, la proportion de données papier est bien plus importante.
Conversion de documents papier aux formats numériques
Une solution au problème d’un environnement de données mixte serait d’utiliser un système d’imagerie documentaire pour convertir tous les documents de votre entreprise en fichiers électroniques. Selon le type de données et de documents avec lesquels vous travaillez, cela peut être un processus relativement simple, ou cela peut impliquer une certaine créativité et des approches spécialisées.
Par exemple, un petit magasin de vente au détail qui gère les reçus et les stocks peut être en mesure de convertir des documents papier en feuilles de calcul numériques avec un travail supplémentaire de saisie de données. En revanche, un cabinet de dentiste qui conserve des dossiers sur la santé de ses patients, la facturation, les radiographies, etc. aura probablement besoin d'une méthode plus robuste pour convertir ses nombreux documents papier. fichiers vers des formats numériques, comme la location d'un service de numérisation de documents adapté à l'entreprise ou l'achat d'un logiciel de numérisation capable de transférer des fichiers haute résolution images.
Étapes vers un système de gestion de documents
Que vous travailliez dans un environnement uniquement numérique ou dans un environnement hybride avec des documents numériques et papier, la mise en place d'un système de gestion documentaire implique trois étapes:
- Créez un plan de gestion des documents.
- Mettre en œuvre le plan de gestion documentaire.
- Suivez jusqu'au bout.
La première étape est la plus détaillée, alors explorons-la plus en détail.
Création d'un plan de gestion de documents
La première étape consiste à répondre à ces quatre questions:
Quelles sont les règles de création de documents?
Factures, lettres de rappel de paiement, brochures commerciales, courriers électroniques, bilans, feuilles de calcul, rapports: toutes les entreprises créent une variété de documents dans le cadre de leurs activités et du suivi de leurs activités. Et pour que les choses restent organisées, toutes les entreprises doivent établir des règles de création de documents.
- Existe-t-il des modèles internes pour certains de vos documents commerciaux standards, tels que les lettres et les factures, et où se trouvent-ils ?
- Existe-t-il un guide de style interne à suivre ?
- Les nouveaux documents doivent-ils être datés ou horodatés ?
- Quelles procédures doivent être suivies pour le partage ou la révision de documents ?
Pour certaines petites entreprises, les seuls points importants seront l’emplacement des modèles de divers documents commerciaux et la manière de les utiliser. Mais si la création de documents au sein de votre entreprise implique la collaboration, la révision ou la mise à jour de différentes personnes documents, vous devrez passer du temps à décider comment ces choses doivent être faites pour garantir l'efficacité et cohérence.
Google Docs est une norme industrielle pour les projets collaboratifs, car il offre diverses options de contrôle autorisations, afficher les modifications et partager un seul document entre plusieurs personnes avec des contrôles de sécurité dans lieu.
Comment les documents seront-ils stockés?
Il existe des coûts associés au stockage, dont le plus important, pour la plupart des petites entreprises, est probablement le coût du temps perdu à rechercher des documents. La question est donc: comment les documents seront-ils classés? La clé du dépôt de documents est de suivre bonnes pratiques de gestion de fichiers. Un système clair et facile à suivre est essentiel.
Vous devez également savoir comment vous allez archiver les documents. Comment allez-vous gérer les fichiers obsolètes ou prêts à être mis en veilleuse dans votre système de gestion documentaire?
Vers le début de chaque année, par exemple, vous devriez parcourir les différents fichiers liés au travail sur votre ordinateur, éliminer ceux qui ne sont plus d'actualité et créer de nouveaux dossiers étiquetés par année et par sujet, en déplaçant les fichiers comme nécessaire. Vous pouvez faire la même chose avec des dossiers papier; il n'est pas difficile de supprimer les anciens documents d'un dossier et d'en créer un nouveau avec « Ancien » dans le titre. Certains logiciels proposent des options d'archivage automatique.
Le « stockage » dans un environnement numérique peut être basé sur le cloud ou sur des serveurs locaux, mais pour stocker des documents papier, vous aurez besoin espace physique sur place, ou, comme de nombreux cabinets d'avocats pour lesquels les arriérés de dossiers clients sont obligatoires, vous devrez peut-être louer un unité de stockage.
Comment simplifier la récupération de documents?
Cette question est au cœur de votre système de gestion documentaire. Selon certaines estimations, il en coûte en moyenne 120 dollars à une entreprise pour retrouver un document manquant et 220 dollars pour le remplacer.
Encore une fois, bonnes pratiques de dépôt peut grandement contribuer à résoudre le problème. Si vous établissez des procédures et un protocole solides, par exemple en suivant systématiquement des conventions de dénomination strictes, les documents seront beaucoup plus faciles à trouver.
Et que vous soyez entrepreneur individuel ou propriétaire d’une entreprise avec salariés, vous devez créer un dossier liste d'emplacements, qui rappellera aux utilisateurs où vont des types particuliers de fichiers et aidera les gens à savoir où aller les trouver. N'oubliez pas d'indiquer si le fichier sera ou non sur votre système informatique, un serveur interne, dans le nuage, ou classés dans un emplacement physique tel qu'un classeur. Par exemple, supposons que vous utilisiez des images, des vidéos ou même des photos papier dans votre entreprise. Une entrée dans votre liste d'emplacements de fichiers peut être:
- Images/vidéos numériques: ordinateur (ou serveur) — lecteur E:/photos — fichier dans le dossier sujet approprié
- Photos papier: classeur 3—Photos—alpha par sujet
Les lecteurs réseau ou cloud partagés doivent être étiquetés en fonction de leur contenu, tout comme les tiroirs des classeurs.
Comment les documents peuvent-ils être créés et conservés en sécurité?
La première ligne de défense en matière de sécurité des documents consiste à sécuriser physiquement le locaux commerciaux eux-mêmes. Toutes les entreprises, même celles à domicile, doivent disposer de systèmes de sécurité installés.
Les entreprises peuvent également avoir besoin ou vouloir investir dans d’autres dispositifs de sécurité, tels que des barreaux de fenêtre, des caméras de sécurité ou des services de patrouille. Vous pouvez passer tout le temps que vous voulez à créer des mots de passe et à chiffrer des fichiers pour tenter de protéger vos fichiers électroniques, mais cela n'a pas beaucoup d'importance si quelqu'un peut simplement entrer et voler vos ordinateur.
Les mesures supplémentaires de sécurité des documents comprennent:
- Verrouiller tous les classeurs après les heures de bureau (et pendant le déjeuner si aucune personne fiable n'est présente)
- Sauvegarder régulièrement les documents électroniques, de préférence hors site pour éviter que vos données commerciales anéanti par des catastrophes naturelles
- Restreindre l'accès des utilisateurs à certains documents, applications et dossiers sur tous les ordinateurs partagés
- Prévenir le vol des employés en effectuant des vérifications des antécédents et des références dans le cadre de votre processus d'embauche
Mettre en œuvre et suivre
Une fois que vous avez créé votre plan de gestion documentaire en répondant aux questions ci-dessus, vous êtes prêt à le mettre en œuvre. Assurez-vous que l’ensemble de votre personnel connaît les détails du système de gestion documentaire de votre entreprise et que tout le monde suit les procédures appropriées lors de la création, du stockage et de la récupération des documents.
Vous devrez également vous assurer que tous ceux qui accèdent et utilisent les documents au sein de votre organisation donnent suite en nommant et en stockant systématiquement les documents de manière appropriée. Vérifiez régulièrement si des fichiers particuliers peuvent être facilement trouvés et pour vous prémunir contre les erreurs de classement. Même une négligence occasionnelle peut perturber l’ensemble du système.
Vous pouvez mettre en place un système de gestion documentaire en une journée, mais sa mise en œuvre cohérente au fil du temps sera la clé de son succès. Les récompenses sont énormes: vous gagnerez beaucoup de temps et gagnerez en tranquillité d'esprit.
Foire aux questions (FAQ)
Quel est le meilleur système de gestion de documents?
Il n’existe pas de système unique qui fonctionnerait pour toutes les entreprises à tous les niveaux. L’essentiel est de comprendre les besoins de votre entreprise puis d’appliquer les pratiques les plus adaptées. Certains facteurs à prendre en compte comprennent:
- L'ampleur de vos opérations (combien de documentation sera stockée)
- La gamme de types de données et d’informations que vous devez gérer
- Comment vos documents sont utilisés et à quelle fréquence ils doivent être consultés
- Niveaux de sécurité requis
- Votre budget: pouvez-vous faire appel à un service spécialisé ou acheter un logiciel haut de gamme ou allez-vous gérer vous-même ?
SharePoint est-il considéré comme un système de gestion de documents?
En un mot, oui, mais avec une réserve: le produit Microsoft Office n'est pas fait sur mesure pour fonctionner comme un document. système de gestion pour les petites entreprises et doit être mis en œuvre avec soin et correctement pour s'intégrer à votre opérations. SharePoint a la capacité de stocker, de protéger et de gérer des documents et inclut des fonctionnalités de collaboration et d'archivage.
