En tant que planificateur d'événements, il est essentiel de respecter le budget de votre client. Et pour ce faire, vous avez besoin d’un budget événementiel détaillé sur lequel vous et votre client êtes d’accord. Que vous soyez nouveau planification d'événements ou un professionnel chevronné, gardant un budget de l'événement vous aidera à rester organisé et préparé pour toute demande de client, tout en vous aidant à éviter de dépasser votre budget.
Aspects importants d'un budget d'événement
Pour un événement simple, comme un séminaire ou un dîner, Excel ou d’autres tableurs peuvent être utiles. Énumérez les quatre catégories suivantes en haut: article, dépenses projetées, dépenses réelles, détails. À partir de là, il vous suffit de remplir la feuille de calcul et de la gérer comme vous le feriez pour n’importe quelle autre partie de votre entreprise.
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Suivez les coûts de location du site. Pendant que vous planifiez l'événement lui-même et que vous rencontrez le responsable des ventes de votre site, suivez tous les frais de location prévus pour l'événement et l'espace de réception, l'entretien ménager, la manutention des bagages et les dépenses connexes.
- Estimer les frais de restauration. Cela comprend tous les frais de nourriture et de boissons, y compris les pourboires et les gratifications, qui peuvent représenter jusqu'à 30 pour cent. Les budgets de restauration peuvent augmenter ou diminuer, et les gérer avec soin est une bonne idée, car ils peuvent être une grande source d’économies.
- Documenter les frais de transport. Cela comprend les navettes, les autocars, les transferts événementiels et toutes dépenses connexes. N'oubliez pas l'assurance, le carburant, les péages ou les remorques si vous en avez besoin.
- Ajoutez les dépenses de décoration. La plupart des événements incluent des dépenses de décoration, telles que les centres de table, les fleurs, la location de tentes, etc. C'est ici que vous énumérez ces coûts.
- Documentez les frais de divertissement et d’équipement. Les dépenses courantes dans cette catégorie incluent l'équipement audiovisuel, mais c'est également un bon endroit pour lister les honoraires des conférenciers ou si vous embauchez des artistes.
- Résumez les frais d’impression. Plusieurs petits frais se combinent en fait pour constituer un poste de dépense plus important. Il s'agit notamment des invitations, des badges nominatifs, des livrets de programme, de la signalisation des événements et des bannières.
- Créez un élément de campagne pour les cadeaux. Un conseil courant lors d’un événement est de ne jamais permettre à un invité de repartir les mains vides. Ainsi, quel que soit le ou les cadeaux que vous offrez, suivez leur coût séparément; vous seriez étonné de voir combien ces articles peuvent coûter.
- Identifiez les dépenses liées aux activités. Si votre événement comprend des activités telles que le golf, le tennis, le spa, le rafting, le vélo ou d'autres activités, vous souhaiterez noter le coût de ces frais séparément. Pensez à résumer le coût total dans votre feuille de calcul et à joindre une ventilation.
- Publier d'autres dépenses. Si une dépense n’appartient à aucune des catégories ci-dessus, indiquez-la ici comme poste de dépenses diverses.
- Donnez-vous une catégorie de fonds de prévoyance. En fonction de la taille ou de la complexité d'un événement, vous souhaiterez peut-être vous consacrer ici jusqu'à 20 % du budget de l'événement. Malgré une meilleure planification, les charges vont dépasser les plans projetés avec des dépenses que vous n'envisagez jamais. Cela vous évitera de dépasser votre budget à chaque fois.
- Résumez les dépenses projetées. Au fur et à mesure que vous construisez votre programme événementiel, vous aurez une bonne projection des dépenses totales. Ce sont les informations que vous partagerez avec le client de l'événement pour vous assurer qu'il connaît le budget de l'événement afin qu'il n'y ait pas de surprises plus tard.
- Résumez les dépenses réelles. Cela se produit après la fin de l'événement. Sous-totalisez les factures dans les 10 catégories ci-dessus et documentez le budget réel. Si cela est extrêmement favorable, identifiez les économies réalisées dans le budget réel par rapport au budget réel. le budget projeté, démontrant la valeur que vous avez apportée au poste.
