L'un des éléments de divertissement les plus importants d'un événement est la sélection d'un grand conférencier principal et d'autres présentateurs pour l'ordre du jour. Lors de l'embauche d'un conférencier extérieur pour remplir le rôle, planificateurs d'événements peut soit contracter directement avec un conférencier professionnel, soit s'appuyer sur l'expertise d'un bureau de conférenciers. Qu’il s’agisse d’un cadre interne, d’un leader du secteur ou d’un conférencier professionnel, un programme réussi identifiera les conférenciers dès le début du processus de planification.
Conseils d'un expert
Diane Goodman, présidente de Le Goodman Speakers Bureau, Inc. à Windsor, CT est un leader reconnu de l'industrie dans la fourniture de conférenciers et d'animateurs professionnels et reconnus à l'échelle nationale pour les événements d'entreprise et d'organisation. Elle est l'auteur expert de Survivre à la recherche: comment cibler et choisir le meilleur conférencier professionnel, une introduction de 12 pages pour les organisateurs de réunions et d'événements.
Goodman a structuré le guide comme une liste de contrôle de conseils et de questions utiles que les organisateurs de réunions débutants et expérimentés devraient aborder en interne avant de contacter ou de sélectionner un conférencier.
Que faire avant de sélectionner un conférencier principal
Avant tout, comme pour tout événement, une planification préalable est toujours utile, et parfois essentielle, pour trouver le meilleur conférencier pour votre événement. Il est beaucoup plus facile de recruter les meilleurs conférenciers en planifiant au moins six à 12 mois avant l’événement. La norme pour réserver un conférencier professionnel ou connu était d’un an. Bien sûr, cela n’est pas toujours raisonnable ou réaliste, et aujourd’hui, on sait que les réservations ne sont effectuées que quelques mois à l’avance. Si vous pouvez l’aider, ne paniquez pas pendant les périodes critiques. Vous vous remercierez plus tard.
Ainsi, pour être suffisamment préparé pour lancer la recherche d'orateurs principaux, Goodman conseille de suivre les étapes suivantes dans la liste de contrôle interne initiale de chaque organisateur d'événement et de réunion:
- Déterminer la logistique/le calendrier des réunions
- Comprendre le public
- Capturez l’objectif de la réunion
- Définir les attentes de l'orateur
- Succès de référence
Ce n'est qu'une fois ces tâches réfléchies (et peut-être d'autres spécifiques à votre événement ou réunion) que vous devriez commencer la recherche d'orateurs principaux. Un conférencier principal peut jouer plusieurs rôles différents pour une conférence ou une réunion. Votre réunion nécessite-t-elle un conférencier d'entreprise ou votre public serait-il mieux servi par un conférencier inspirant ou motivateur? Passer par cette liste de contrôle fournira non seulement un meilleur cadre à partir duquel diriger votre conférencier recherche, mais cela vous fera gagner du temps en back-end pour obtenir l'approbation interne sur votre premier choix de conférencier.
Que faire pendant la recherche des conférenciers principaux
Une fois que vous connaîtrez l’orientation conceptuelle de la réunion, vous aurez plus de facilité à trouver un conférencier d’honneur approprié. Là où la plupart des organisateurs d’événements se retrouvent bloqués, ce n’est pas dans le processus de recherche et de sélection lui-même, mais plutôt dans la négociation des honoraires des conférenciers principaux.
Les conférenciers professionnels avec un livre publié peuvent diriger des entreprises entre 10 000 et 20 000 dollars, sans compter les frais de déplacement pour un événement. En revanche, un auteur à succès du New York Times peut collecter jusqu'à 40 000 $ par allocution. Bien que ces chiffres puissent sembler extraordinairement élevés pour les organisateurs d’événements qui débutent dans le domaine des conférenciers principaux, vous devez aborder les frais de manière relative. Comment les honoraires de l'orateur se comparent-ils, par exemple, au coût du petit-déjeuner préparé le matin ou au nombre de personnes attendues à la réunion?
L'essentiel
Étant donné que les organisateurs d'événements servent de visage interne et externe au réunion d'affaires, ce type d'approche structurée pour la sélection des conférenciers aidera à obtenir les approbations internes nécessaires pour un budget ainsi qu'à faire avancer un programme.
Quand planifier une réunion, l'un des deux scénarios suivants a tendance à se produire: la date de la réunion professionnelle est approuvée sans contenu, ou la date de la réunion professionnelle n'est pas approuvée sans contenu confirmé.
L'approche de Goodman recommande que les organisateurs d'événements aient une compréhension approfondie de la réunion, qui être présent, quels messages sont communiqués, quel type d'orateur est nécessaire et ce qui a fonctionné dans le passé.
Ces étapes, combinées à une certaine flexibilité d’horaire et à une planification préalable, aboutiront à un programme réussi.
