Lorsqu'une exigence commerciale complexe a été définie, une entreprise est alors prête à trouver un fournisseur pour répondre à ces exigences. La première étape dans trouver un vendeur consiste à créer et à envoyer une demande de proposition (RFP). Le document d'appel d'offres doit contenir en détail tous les aspects des exigences commerciales et ce que l'entreprise attend d'un potentiel. fournisseur pour répondre aux exigences spécifiées dans la demande de propositions. Le fournisseur présentera une offre basée sur sa compréhension des exigences spécifiées dans la DDP, et les offres concurrentes seront évalué pour produire soit la sélection du fournisseur gagnant, soit une liste restreinte de fournisseurs qui présenteront ensuite des présentations au entreprise.
Définir le document de demande de proposition
Le document RFP est crucial pour trouver un fournisseur capable de répondre aux exigences commerciales d'un client. Si le document est vicié, soit par des exigences ambiguës, des exigences manquantes ou des exigences déraisonnables. exigences du fournisseur, le processus d'appel d'offres entraînera des offres incomplètes ou, dans certains cas, aucune offre. du tout. Les fournisseurs ne sont pas tenus de soumettre des offres pour chaque appel d'offres qu'ils reçoivent, et même s'ils pouvaient répondre aux exigences de l'appel d'offres, ils n'auraient peut-être pas la capacité de répondre aux exigences en temps opportun. Ce dernier cas se produit souvent lorsqu'un client envoie des appels d'offres à des fournisseurs plus petits qui peuvent être des leaders dans leur domaine mais qui n'ont pas les moyens ou la capacité de répondre aux besoins du client.
Chaque appel d'offres sera différent en fonction des exigences définies et des besoins spécifiques du client. Même au sein d'une même entreprise, l'orientation d'un document d'appel d'offres peut différer en fonction des exigences principales. Pour certains appels d'offres, l'accent peut être mis sur le prix, tandis que d'autres peuvent se concentrer sur les délais de livraison ou les exigences de qualité des articles nécessaires.
Caractéristiques spécifiques du document de demande de propositions
Certaines caractéristiques du document de demande de propositions sont requises. Par exemple, chaque appel d'offres doit avoir une date et une heure spécifiques auxquelles client exige que tous les fournisseurs potentiels aient soumis une offre. Si les offres sont soumises après cette date, elles doivent être rejetées. Si un fournisseur ne peut pas soumettre une offre à temps, cela pourrait indiquer un problème possible avec l'organisation et peut-être des problèmes de livraison.
Cependant, le client doit donner aux fournisseurs suffisamment de temps pour soumettre une offre. Si les exigences sont particulièrement complexes, les fournisseurs devront peut-être constituer une équipe d'intervention pour décomposer les exigences en domaines qu'ils peuvent comprendre, puis préparer une offre. Si le délai défini dans l'appel d'offres est trop court, les réponses risquent d'être précipitées et les fournisseurs risquent de deviner la complexité du projet, plutôt que de le comprendre pleinement. Cela entraînera des offres inexactes et un processus d’appel d’offres inutile.
Le document de la DDP doit indiquer le processus si les fournisseurs ont des questions supplémentaires sur les exigences spécifiées dans la DDP. Les vendeurs ne devraient pas être autorisés à appeler le client car cela pourrait conduire à ce qu'un vendeur reçoive des informations supplémentaires qui lui donnent un avantage compétitif. Il est préférable d'organiser une conférence téléphonique afin que les représentants de chaque fournisseur puissent poser et écouter les questions adressées au client. Cela garantit l’équité du processus d’appel d’offres.
Un document de demande de propositions doit également spécifier clairement le format de la réponse du fournisseur à la demande de propositions. Si cela n'est pas clairement défini, les réponses seront envoyées dans des formats différents et il sera impossible de comparer les offres des fournisseurs. Le format de réponse doit identifier ce qui est attendu du fournisseur dans chaque section, comme des références, des curriculum vitae. des membres potentiels de l'équipe, un document montrant que les fournisseurs comprennent les exigences et un format pour le tarification. Si chaque fournisseur adhère au format de réponse correct, cela facilitera la comparaison des offres.
