Le prix d’un logiciel de comptabilité est facile à déterminer; les coûts associés aux logiciels de comptabilité sont en revanche beaucoup plus difficiles à déterminer. Vous pouvez déterminer le prix de votre logiciel de comptabilité en demandant au fournisseur combien il facture pour son logiciel. Le devis que vous recevrez inclura probablement les frais de licence pour répondre à vos besoins, mais d'autres coûts du logiciel de comptabilité sont inclus dans ce devis. Ce sont les coûts réels du logiciel de comptabilité, et ils doivent être inclus dans votre analyse lorsque vous considérez le coût total de possession d’un logiciel de comptabilité:
- Mise en œuvre
- Entraînement
- Développement pour la personnalisation
- Refonte du processus
- Entretien
- Mises à niveau
- Soutien
Coût numéro 1: mise en œuvre
Les coûts de mise en œuvre d'un logiciel de comptabilité incluent tous les coûts nécessaires à l'installation et à la configuration du programme. Certains logiciels de comptabilité de base peuvent être téléchargés pour fonctionner sur presque tous les ordinateurs de bureau, tandis que d'autres nécessitent certains matériels et logiciels pour fonctionner correctement. Vous devrez vérifier les spécifications matérielles et logicielles de n'importe quel logiciel de comptabilité. vous achèterez pour voir si vous aurez besoin d'une mise à niveau du matériel ou du système d'exploitation pour exécuter le programme. Pour les logiciels de comptabilité haut de gamme, vous devrez faire appel à des consultants externes pour configurer le programme afin qu'il fonctionne correctement. Même le logiciel de comptabilité le plus élémentaire doit être adapté à votre entreprise particulière, ce qui implique des coûts d'installation et de configuration.
Coût numéro 2: formation
Si vous ne savez pas utiliser votre logiciel de comptabilité, cela ne vous servira à rien. De nombreux fournisseurs proposent une formation initiale afin que vous puissiez apprendre à utiliser le programme. Cependant, vous ne recevrez qu’une formation de base; peu de fournisseurs sont susceptibles de vous proposer une formation complète et approfondie sans frais supplémentaires. De plus, vous aurez un roulement périodique d'employés, ils devront donc également apprendre le programme à un moment donné. Le temps consacré à la formation initiale puis à la formation annuelle des salariés doit être pris en compte dans votre analyse des coûts de tout logiciel de comptabilité. S'il faut en moyenne deux semaines à un employé pour apprendre ce logiciel avant de pouvoir commencer à être productif, alors vous devez inclure leur salaire et leurs avantages sociaux bihebdomadaires ainsi que la perte de productivité dans votre coût analyse. En fin de compte, vous pouvez vous attendre à ce que les logiciels haut de gamme nécessitent probablement plus de temps et de coûts de formation que les logiciels de comptabilité bas de gamme.
Coût numéro 3: Développement pour la personnalisation
Vous pourrez peut-être utiliser un logiciel de comptabilité directement prêt à l'emploi si vous avez une entreprise standard basée sur les services. Mais toutes les petites entreprises ne sont pas identiques, certaines ayant des besoins uniques en matière de reporting de conformité, réglementaire ou juridique. Par conséquent, vous devrez peut-être personnaliser votre logiciel de comptabilité pour répondre à vos besoins. Vous devez ajouter ces dépenses de personnalisation anticipées au coût de votre logiciel de comptabilité.
Coût numéro 4: refonte des processus
Si vous avez une entreprise en activité, vous disposez probablement déjà d’un logiciel de comptabilité que vous utilisez mais qui ne répond plus aux besoins de votre entreprise. Tout nouveau logiciel de comptabilité devrait faciliter l’exécution de vos processus métier, mais vous obligera également à ajuster certains processus pour les aligner sur ceux du logiciel de comptabilité. Vous devez comprendre le flux d’informations au sein de votre entreprise afin de pouvoir anticiper le nombre de processus qui seront modifiés.
Coût numéro 5: entretien
Vous devrez maintenir votre logiciel de comptabilité et tout matériel ou logiciel prenant en charge l'application. Si vous exécutez un logiciel de comptabilité basé sur un serveur, vous devez alors prendre en compte les coûts de maintenance de ces serveurs. Basé sur le cloud les logiciels de comptabilité peuvent éliminer ces coûts, mais le fournisseur peut facturer des frais de maintenance, annuels ou mensuels, pour récupérer ces coûts.
Coût numéro 6: mises à niveau
Vous devrez mettre à niveau votre logiciel de comptabilité à un moment donné, que vous le vouliez ou non. De nombreux développeurs de logiciels intègrent l'obsolescence à leurs produits afin qu'ils ne fonctionnent que sur systèmes d'exploitation particuliers ou ils ne fourniront pas de formation ni de support pour les versions obsolètes de leurs programmes. Vous devrez peut-être également mettre à niveau votre logiciel de comptabilité si votre entreprise se développe ou ajouter des modules de comptabilité supplémentaires pour améliorer les fonctionnalités du programme de base. Encore une fois, vous pouvez ajouter ces coûts de mise à niveau au coût total du logiciel de comptabilité.
Coût numéro 7: assistance
Le dernier coût que nous considérons dans le coût total du logiciel de comptabilité est le coût du support. Vous rencontrerez des problèmes lors de l'utilisation d'un logiciel de comptabilité et devrez contacter soit le fournisseur de logiciels ou un consultant pour vous aider à résoudre votre problème ou vous montrer ce que vous faites incorrectement. Vous devez ajouter les coûts prévus du support technique pour avoir une idée précise du coût de votre logiciel de comptabilité.
