Dans gestion de projet, un plan de gestion des parties prenantes est un document formel décrivant la manière dont les parties prenantes seront impliquées dans le projet. Une partie prenante est une personne ou un groupe qui a un intérêt direct dans le projet. En réfléchissant au moment et à la manière dont les parties prenantes seront impliquées, un projet équipe peut maximiser l’impact positif des parties prenantes sur le projet.
Que sont les parties prenantes?
Les parties prenantes peuvent être internes et externes à l’organisation. Des exemples de parties prenantes internes incluent les dirigeants et les unités commerciales telles que la comptabilité et les technologies de l'information. Les unités commerciales ont généralement des représentants au sein de l'équipe de projet. Les parties prenantes externes peuvent être des groupes d’intérêt, des entreprises et des organisations civiques. Il est rare que des parties prenantes externes soient représentées au sein de l’équipe de projet. Pour les agences dotées d’un pouvoir de régulation, les industries qu’elles réglementent constituent généralement le groupe de parties prenantes externes le plus important pour tout projet. Si une partie prenante est identifiée par l'équipe de projet, cette partie prenante doit être prise en compte dans le plan de gestion des parties prenantes.
Il n’est pas pratique pour une équipe de projet d’être composée de membres représentant chaque groupe de parties prenantes. Dans de nombreux cas, c’est impossible. Cependant, l’équipe du projet a besoin de la contribution et de l’adhésion des parties prenantes pour que le projet réussisse. Par exemple, une organisation gouvernementale souhaite réorganiser et moderniser complètement son logiciel propriétaire le plus utilisé. Presque tout le monde dans l'organisation utilise le programme d'une manière ou d'une autre. Chaque type d'utilisateur ne peut pas être directement représenté au sein de l'équipe de projet, l'équipe élabore donc des moyens de recueillir les commentaires des parties prenantes et décide des moyens d'informer les parties prenantes de l'état du projet. Ces méthodes de collecte de commentaires et de stratégies de communication sont documentées dans le plan de gestion des parties prenantes.
Plan de communication entre parties prenantes et plan de communication
Il peut y avoir un écart important entre le plan de gestion des parties prenantes d’un projet et le plan de communication. Leurs fonctions sont très similaires. Un plan de gestion des parties prenantes est plus large dans le sens où il facilite la contribution au projet et décrit les résultats. Un plan de gestion des parties prenantes est plus restreint dans la mesure où il ne s'adresse qu'à ceux qui ont des intérêts particuliers, alors qu'un plan de communication pourrait inclure un public plus large.
Évolution
Le plan de gestion des parties prenantes est généralement conservé par le projet directeur. Au fur et à mesure de l'avancement d'un projet, le chef de projet examine le plan de gestion des parties prenantes et le rapporte périodiquement à l'équipe de projet pour envisager des mises à jour. Un projet peut être très différent au milieu de son calendrier qu'au cours des étapes de planification, il est donc important de s’assurer que les documents directeurs d’un projet sont modifiés si les circonstances nécessiter.
Exemple
Voici un exemple de la façon dont un plan de gestion des parties prenantes peut changer au cours d'un projet. Une agence d'État se lance dans un projet de réglementation. Au début, le projet parrainer et le chef de projet dresse une liste de parties prenantes à inclure dans le plan de gestion des parties prenantes. L’une des premières tâches de l’équipe de projet consiste à étoffer le plan. Au bout de quelques mois, un membre de l’équipe projet identifie une partie prenante à laquelle personne n’avait pensé au début du projet. Le chef de projet ajoute la nouvelle partie prenante au plan et convoque une réunion de l'équipe de projet pour discuter de la manière d'impliquer la nouvelle partie prenante. Une fois que l’équipe a décidé quoi faire, le chef de projet en informera le sponsor du projet.
Le plan de gestion des parties prenantes est un document évolutif. À mesure que le projet évolue, le plan de gestion des parties prenantes peut évoluer avec lui pour mieux répondre aux besoins du projet. Avec un plan de gestion des parties prenantes agile, une équipe de projet peut recueillir de manière appropriée les contributions et les commentaires des parties prenantes ainsi que les tenir informées.
