Le processus de sélection d'un fournisseur peut être une entreprise très compliquée et pleine d'émotions si vous ne savez pas comment l'aborder dès le début. Voici six étapes pour vous aider à sélectionner le bon fournisseur pour votre entreprise. Ce guide vous montrera comment analyser les besoins de votre entreprise, rechercher des fournisseurs potentiels, diriger l'équipe dans la sélection du fournisseur gagnant et vous fournira un aperçu des négociations contractuelles. et éviter les erreurs de négociation.
Analyser les besoins de l'entreprise
Avant de commencer à collecter des données ou à réaliser des entretiens, rassemblez une équipe de personnes directement intéressées par ce processus particulier de sélection de fournisseurs. La première tâche que l’équipe de sélection des fournisseurs doit accomplir est de définir, par écrit, le produit, le matériel ou le service pour lequel vous recherchez un fournisseur. Ensuite, définissez les exigences techniques et commerciales. Définissez également les exigences du fournisseur. Enfin, publiez votre document dans les domaines pertinents pour ce processus de sélection de fournisseurs et sollicitez leur avis. Demandez à l’équipe d’analyser les commentaires et de créer un document final. En résumé:
- Constituer une équipe d’évaluation
- Définir le produit, le matériel ou le service
- Définir les exigences techniques et métiers
- Définir les exigences du fournisseur
- Publier un document d'exigences pour approbation
Recherche de fournisseurs
Maintenant que vous avez un accord sur les exigences de l'entreprise et du fournisseur, l'équipe doit maintenant commencer à rechercher des fournisseurs potentiels qui seront en mesure de livrer le matériel, le produit ou le service. Plus la portée du processus de sélection des fournisseurs est large, plus vous devez proposer de fournisseurs sur la table. Bien entendu, tous les fournisseurs ne répondront pas à vos exigences minimales et l’équipe devra décider auprès de quels fournisseurs rechercher plus d’informations. Ensuite, rédigez une demande d’informations (RFI) et envoyez-la aux fournisseurs sélectionnés. Enfin, évaluez leurs réponses et sélectionnez un petit nombre de fournisseurs qui figureront sur la « liste restreinte » et passeront au tour suivant. En résumé:
- Compiler une liste de fournisseurs possibles
- Sélectionnez les fournisseurs auprès desquels demander plus d’informations
- Rédiger une demande d'information (RFI)
- Évaluer les réponses et créer une « liste restreinte » de fournisseurs
Demande de proposition (RFP) et demande de devis (RFQ)
Les exigences commerciales sont définies et vous disposez d'une courte liste de fournisseurs que vous souhaitez évaluer. Il est maintenant temps d'écrire un Demande de proposition ou Demande de devis. Quel que soit le format que vous choisissez, votre RFP ou RFQ doit contenir les sections suivantes:
- Détails de la soumission
- Introduction et résumé
- Aperçu et contexte de l’entreprise
- Spécifications détaillées
- Hypothèses et contraintes
- Termes et conditions
- Les critères de sélection
Évaluation des propositions et sélection des fournisseurs
L'objectif principal du évaluation de la proposition et la phase de sélection des fournisseurs consiste à minimiser les émotions humaines et le positionnement politique afin d'arriver à une décision qui est dans le meilleur intérêt de l'entreprise. Soyez minutieux dans votre enquête, sollicitez l'avis de toutes les parties prenantes et utilisez la méthodologie suivante pour conduire l'équipe vers une décision unifiée de sélection du fournisseur:
- Effectuer un examen préliminaire de toutes les propositions des fournisseurs
- Enregistrer les exigences commerciales et les exigences des fournisseurs
- Attribuer une valeur d'importance à chaque exigence
- Attribuer une valeur de performance à chaque exigence
- Calculer un score de performance total
- Sélectionnez le fournisseur gagnant
Stratégies de négociation de contrat
La dernière étape du processus de sélection du fournisseur consiste à élaborer une négociation contractuelle. stratégie. N'oubliez pas que vous souhaitez établir un « partenariat » avec votre fournisseur et non « l'emmener chez le nettoyeur ». Passez en revue votre objectifs pour votre négociation de contrat et planifiez les négociations en couvrant les éléments suivants articles:
- Énumérez/classez vos priorités ainsi que les alternatives
- Connaître la différence entre ce dont vous avez besoin et ce que vous voulez
- Connaissez vos résultats pour savoir quand partir
- Définir les contraintes de temps et les repères
- Évaluer les responsabilités et les risques potentiels
- Confidentialité, non-concurrence, règlement des litiges, évolution des exigences
- Faites de même pour votre vendeur (c'est-à-dire marchez un kilomètre à sa place)
Erreurs de négociation de contrat
La moindre erreur peut tuer un processus de négociation contractuelle autrement productif. Évitez les erreurs de négociation de contrat et évitez de mettre en péril un processus de négociation de contrat par ailleurs productif.
