Savoir comment un journal de bord doit être audité, ce que vous devez rechercher et ce que recherchera un auditeur du ministère des Transports (DOT) peut faciliter votre travail à long terme. Le temps passé maintenant peut réduire les amendes reçues plus tard lors d'un audit. De plus, en auditant quotidiennement les journaux, vous pouvez restituer aux conducteurs les journaux qui nécessitent une correction, leur apprenant ainsi la bonne façon de remplir leurs journaux, ce qui réduira les amendes reçues pendant bord de la route inspections.
L'auditeur du DOT
L'auditeur du DOT a toute discrétion quant au moment où il rédige des contraventions et émet des amendes. Les auditeurs seront soit un officier de police d'État, soit un civil employé par le DOT. L'attitude du personnel du bureau et des chauffeurs à l'égard de l'auditeur aura une incidence directe sur la réponse de la police d'État. N'offrez rien à l'auditeur, y compris, mais sans s'y limiter, du café, de l'eau ou des collations, car cela peut être interprété comme un pot-de-vin, ce qui constitue une infraction fédérale.
Depuis 2013, un conducteur falsifiant un journal de bord, ou une entreprise permettant sciemment à un conducteur de falsifier un journal de bord, est passible d'une peine pouvant aller jusqu'à cinq ans de prison fédérale.
Conduite dans un rayon de 150 milles
Depuis 2013, les conducteurs d'un rayon de 150 milles aériens peuvent légalement transporter ensemble une feuille de temps et un journal de bord. Lorsqu'il conduit dans un rayon de 150 milles, le conducteur n'a pas besoin de documenter avant ou après le voyage sur ses feuilles de temps. Cependant, tout itinéraire de plus de 12 heures doit figurer sur le journal du conducteur, que le conducteur se trouve dans ou hors du rayon de 150 milles aériens.
Les conducteurs ne peuvent pas utiliser la règle des 16 heures s’ils voyagent en dehors d’un rayon aérien de 100 milles.
Responsabilité de la direction
La direction doit veiller à ce que les chargements soient répartis et programmés dans un délai légitime. Lorsque l'entreprise planifie les itinéraires, le répartiteur ou le routeur doit tenir compte des conditions météorologiques et des limites de vitesse. Le commissaire aux comptes de l'entreprise doit toujours totaliser les heures sur chaque ligne de la grille pour s'assurer qu'elles totalisent 24 heures.
L'auditeur du journal de bord de l'entreprise doit également vérifier les feuilles de temps. Les 60 heures d'un conducteur sont basées sur un redémarrage à redémarrer, et non sur une semaine de paie.
Les conducteurs ont besoin de temps d'arrêt entre les travaux pour se reposer. S'il n'y a pas 10 heures de congé entre les travaux, vous êtes alors responsable de tout accident. Le changement de pause obligatoire, entré en vigueur le 1er juillet 2013, stipule que le temps de conduite est de huit heures. Un conducteur ne peut pas conduire après huit heures de temps de conduite, à moins de prendre une pause de 30 minutes.
Toutes les violations mineures doivent faire l’objet de mesures disciplinaires documentées. Cela inclut des éléments tels qu'une date erronée sur le journal, un nom ou une adresse erronée, des erreurs de grille, un manque de lisibilité, etc.
Un audit de sécurité n'est pas la même chose qu'un examen de conformité. L'audit de sécurité est plus pédagogique et l'entreprise a tendance à recevoir moins d'amendes pour les erreurs commises lors de l'audit de sécurité.
Pour une bonne tenue des registres, l'entreprise doit toujours mettre le Poids nominal brut du véhicule étiqueter les informations dans un dossier de maintenance des équipements.
Documentation du journal de bord
Un conducteur n'a pas besoin de documenter la section Total Miles Aujourd'hui, sauf s'il conduit en équipe. Documentez uniquement la section intitulée Driving Miles et enregistrez les miles.
Assurez-vous que les conducteurs n'abrégent pas les noms des villes. Ces noms doivent être entièrement écrits (c'est-à-dire doivent écrire Grand Rapids, GR n'est pas acceptable). Cependant, les états peuvent être abrégés.
Enregistrement des congés ou des heures zéro
Le repos signifie que le conducteur est déchargé à 100 % de toute responsabilité envers le camion. Les pannes sont toujours répertoriées comme étant en service, ne conduisant pas jusqu'à ce que le camion soit remorqué ou que le conducteur soit entièrement déchargé de sa responsabilité. Les heures rémunérées n'ont rien à voir heures de service.
Les feuilles de temps des conducteurs doivent être remplies pour toute journée zéro heure. Un conducteur peut utiliser une seule feuille de route pour plusieurs jours de repos, à condition que toutes les dates correspondent à un mois. Toutefois, les deuxièmes travaux doivent être notés dans les journaux de bord. Si un conducteur a plus d'un jour de repos, une ligne est tracée jusqu'au repos, 24 heures sont inscrites dessus. la ligne des heures de repos et 24 heures multipliées par le nombre de jours pendant lesquels se trouve le journal sont inscrites sur le total des heures doubler.
Lorsque vous vous arrêtez, vous n'avez qu'à dire où vous êtes, pas ce que vous faites, sauf en cas d'accident, de contrôle routier, de panne ou de mauvais temps. Encore une fois, n’abrégez pas le nom des villes, mais vous pouvez abréger l’État.
Autres éléments à garder à l’esprit
Il est important de conserver des documents précis. Plus le journal de bord est soigné, moins il y aura de risque d'amende.
- Les conducteurs doivent parapher toutes les modifications dans leur journal de bord.
- Tracez un tiret sur n'importe quelle ligne où aucune information n'est nécessaire.
- Les conducteurs n'ont pas besoin de remplir la ligne Adresse du domicile.
- Les lignes Début/Destination au bas du journal ne sont pas obligatoires.
- Le chauffeur n’a pas à remplir la ligne Expéditeur puisqu’il est l’Expéditeur.
- Les récapitulatifs ne sont pas exigés par la loi sur le journal quotidien.
- Il ne peut y avoir rien sur le pare-brise dans le rayon des essuie-glaces.
Recommandations de l'examen préalable à l'audit
Pour vous assurer que les conducteurs sont en conformité, vous devez rencontrer le personnel qui sera présent lors d'un audit. Assurez-vous de discuter de la façon dont une mauvaise attitude peut avoir un impact sur un audit.
Essayez de désigner un espace calme ou une salle de réunion pour l'audit. Cet espace doit être éloigné des autres conducteurs. Avant l’audit, examinez tous les journaux papier des six derniers mois et demandez aux chauffeurs d’apporter toutes les corrections nécessaires. Consultez également toutes les feuilles de temps des six derniers mois pour les conducteurs de classe C. Faire apporter les corrections nécessaires. Assurez-vous que le conducteur paraphe toute modification.
En tant qu'entreprise, il est préférable de rédiger une politique et une procédure officielles pour remplir les journaux. Incluez ce qui se passera en cas de violations de journaux. Faites en sorte que ces politiques fassent partie du manuel des politiques et procédures de l'entreprise et soient remises à tous les conducteurs. C'est également une bonne idée de demander à un employé d'accuser réception de ces politiques.
Rencontrez tous les conducteurs qui ont un deuxième emploi et informez-les de leurs responsabilités en matière d'enregistrement de leurs heures pour leurs autres emplois ainsi que du travail qu'ils effectuent pour vous. Rappelez-leur qu’ils ne peuvent pas conduire après avoir atteint le total de 60 heures.
Examinez les itinéraires pour connaître les limites de prolongation de 16 heures et ajustez-les si possible, ou dites aux conducteurs qu'ils doivent commencer à faire escale. Montrez à tous les conducteurs de classe C comment rédiger un journal quotidien de conducteur à faire lorsque cela est nécessaire. Établir une politique et une procédure pour les heures de repos.
Il est important de vous assurer que tous les conducteurs de votre flotte sont conscients de ces politiques et de la manière dont ils doivent les respecter.
