Avez-vous récemment été absent du travail ou envisagez-vous de vous absenter à l'avenir? Si tel est le cas, vous devrez peut-être rédiger une lettre d'excuse d'absence pour votre patron ou vos RH.
La plupart du temps, les employeurs sont légalement autorisés à demander une note lorsque vous avez besoin d'un journée de maladie ou sont autrement absents du travail. Cela est vrai, que vous fassiez ou non partie des 78 % de travailleurs américains chanceux qui ont accès à des congés de maladie payés.
Certaines entreprises exigent que tous les congés soient documentés par écrit. D'autres encore exigent une note écrite pour certaines absences (ou durées d'absence) mais pas pour d'autres. Il est préférable de vous familiariser avec la politique de l’entreprise dès que vous savez que vous serez en arrêt de travail.
Pourquoi rédiger une lettre d'excuse d'absence?
Que votre entreprise exige ou non une lettre d’excuse d’absence lorsque vous êtes absent du bureau, c’est une bonne idée d’en rédiger une. Documenter les jours de travail manqués crée un enregistrement pour vos dossiers ainsi que pour ceux de l’entreprise. Ainsi, si jamais une question se pose concernant vos congés, votre dossier indiquera que vos absences étaient toutes légitimes.
Dans certains cas, vous pouvez appeler en cas de maladie ou envoyer un e-mail rapide disant que vous ne serez pas là. Dans d’autres, vous devrez préparer une lettre plus formelle. Référez-vous à la politique de l’entreprise pour connaître les règles de votre employeur.
Quelques excuses pour s'absenter du travail sont considérés comme plus légitimes que d’autres. Par exemple, votre patron pourrait se méfier si vous prétendez que votre chien a mangé vos clés de voiture. (Une véritable excuse documentée par une enquête CareerBuilder sur les jours de maladie.)
Comment rédiger un e-mail ou une lettre d'absence du travail
Votre lettre d’excuse de travail peut être envoyée sur papier ou par courrier électronique. Si vous envoyez une lettre intra-bureau, vous devez inclure la date et les coordonnées de votre superviseur ou responsable RH au début.
- La ligne d'objet de votre e-mail doit contenir votre nom et « Excuse d'absence ».
- Toujours commencez formellement votre lettre: « Chère Mme Jones » ou « Chère Phyllis ».
- Le corps de votre lettre doit être bref et précis, mentionnant la raison de votre absence, la date, la durée et si vous incluez des documents explicatifs tels que des documents médicaux ou des documents des urgences.
- Utiliser un clôture polie et professionnelle, comme « Cordialement » ou « Cordialement ».
N'oubliez pas que n'importe quel la correspondance commerciale doit avoir un aspect professionnel. Même dans un bureau occasionnel, utilisez le format approprié pour votre lettre et relisez-la avant de l'envoyer.
Les erreurs d’inattention ont un impact négatif sur votre réputation professionnelle. Vous ne voulez pas qu’une excuse d’absence mal rédigée fasse partie de votre dossier d’emploi.
Exemples de lettres d'absence du travail
Voici des exemples de lettres d’excuse d’absence à examiner lorsque vous devez fournir une excuse écrite pour une absence au travail. C'est bien de garder la lettre courte et simple: assurez-vous simplement d'indiquer la date exacte de l'absence et la raison principale de celle-ci.
Exemple de lettre d'absence du travail n°1
5 août 2021
John Smith
Directeur
ABC Corp.
233, rue Principale
Vue sur la mer, MA 02497
Cher Mr Smith:
Veuillez accepter cette lettre comme une notification écrite indiquant que je n'ai pas pu me présenter au travail le 3 août 2021 en raison d'une maladie familiale.
Veuillez me faire savoir si je peux fournir des informations ou des documents supplémentaires provenant du cabinet de notre médecin.
Sincèrement,
Signature (lettre papier)
Sam Jones
Exemple de lettre d'excuse d'absence n°2
19 juillet 2021
Maria Rodríguez
Vice-président, Marketing
LMK, Inc.
100, chemin Office Park, bureau 200
Centre-ville, Iowa 52240
Chère Mme Rodriguez,
Je vous écris pour documenter mon absence le 15 juillet 2021. Je devais emmener mon fils faire réparer sa jambe après une blessure lors de son match de baseball la nuit précédente.
Veuillez consulter la documentation ci-jointe de l'orthopédiste pédiatrique. Si vous avez besoin d'informations supplémentaires, n'hésitez pas à me le faire savoir.
Sincèrement,
Signature (lettre papier)
Alice Lévy
Exemples de messages électroniques d'absence
Voici des exemples de courriels envoyés à un superviseur pour documenter son absence du travail.
Exemple de message électronique d'absence n° 1
Sujet: John Braddock - Excuse d'absence
Chere Sarah,
Veuillez accepter cette lettre comme preuve de mon absence le 6 août 2021. J’étais en voyage et j’assistais aux funérailles de ma grand-mère.
Si vous avez des questions, n'hésitez pas à me contacter. Merci pour votre compréhension.
Salutations,
John Braddock
John. [email protected]
202-555-5151
Exemple de message électronique d’excuse d’absence n°2
Sujet: Roger Bledsoe - Excuse d'absence
Cher M. Garner,
Veuillez accepter cette lettre comme preuve écrite de mon absence le 30 juillet 2021. Comme vous le savez, je suis en instance de divorce et j'ai eu des rendez-vous avec mon avocat et mon planificateur financier.
J’apprécie votre soutien et votre compréhension. Si je peux fournir des détails ou de la documentation supplémentaires, veuillez me le faire savoir.
Salutations,
Roger Bledsoe
[email protected]
555-555-5555
Exemple de message électronique d'absence n° 3
Sujet: Janet Nathan - Excuse d'absence
Chère Mme Blevens,
Veuillez accepter cet e-mail comme preuve écrite de mon absence le 2 août 2021. Un arbre est tombé sur notre maison lors de la tempête de vent de la veille au soir et j'ai dû rencontrer notre agent d'assurance, un arboriculteur et un couvreur.
J’apprécie votre soutien et votre compréhension. Si je peux fournir des détails ou des documents supplémentaires tels que des photographies des dommages, veuillez me le faire savoir.
Salutations,
Janet Nathan
[email protected]
555-555-5555
Points clés à retenir
SI VOUS ÊTES ABSENT DU TRAVAIL, PRÉVOYEZ D'ÉCRIRE UNE LETTRE D'EXCUSE D'ABSENCE: Certaines entreprises ont des politiques qui exigent ces lettres, mais vous devez dans tous les cas en envoyer une.
CERTAINES EXCUSES SONT MIEUX QUE D'AUTRES: Familiarisez-vous avec la politique de l’entreprise afin d’être sûr que votre excuse est couverte.
SOYEZ RAPIDE ET PROFESSIONNEL: Rédigez une lettre commerciale formelle ou un e-mail et veillez à la relire avant de l'envoyer.
UTILISEZ UN EXEMPLE DE LETTRE D'EXCUSE OU D'E-MAIL: Personnalisez votre note afin qu'elle reflète votre situation.
