Lorsque vous devenez hyper concentré sur un aspect de votre travail, vous pouvez nuire à la santé globale de votre entreprise. Pour cette raison, de nombreux chefs d’entreprise choisissent de mettre en œuvre une approche « Balanced Scorecard » dans leur organisation. Qu'est-ce qu'un tableau de bord prospectif et comment pouvez-vous l'utiliser non seulement pour mettre de l'ordre dans vos finances, mais aussi comme outil de gestion des performances?
Qu'est-ce qu'un tableau de bord prospectif?
Le tableau de bord prospectif est un rapport qui examine une variété de domaines différents. Il n'existe pas de modèle unique qui convienne à tous les utilisateurs, car le tableau de bord prospectif est adaptable à chaque entreprise et à chaque besoin; il est même utilisé comme outil de gestion des personnes.
L’objectif d’un tableau de bord prospectif est de vous aider à vous concentrer sur plus d’un seul domaine de l’entreprise: généralement, les gens se concentrent sur les finances. Si les ventes se passent bien, c’est tout ce sur quoi vous devez vous concentrer, n’est-ce pas? Eh bien, c'est faux. Les managers ont toujours
Les 4 domaines des tableaux de bord prospectifs
Le Le tableau de bord prospectif traditionnel se concentre sur quatre domaines:
- Financier
- Client
- Processus
- Capacité organisationnelle (ou apprentissage et croissance)
Bien que ces catégories proviennent des créateurs originaux du tableau de bord prospectif, à savoir le Dr Robert Kaplan et le Dr David Norton, vous n'êtes pas limité dans son utilisation à leurs seules idées, même si elles sont bonnes recommandations. Ce que vous devez faire, c'est vous assurer que vous vous concentrez sur les priorités que chaque responsable doit atteindre pour améliorer son service. De cette façon, vous fusionnez des départements et des intérêts et vous formez une entreprise performante.
Le tableau de bord prospectif était souvent utilisé comme une sorte de tableau de bord de facteurs mesurables liés à votre entreprise. Il fait désormais partie d'un une manière stratégique plus large de voir l'organisation. Cette perspective plus large inclut d’autres facteurs moins tangibles comme indicateurs stratégiques clés.
Utiliser un tableau de bord prospectif pour la gestion des performances
Un résultat positif de l’utilisation d’un tableau de bord prospectif est qu’il rend les performances dans plusieurs domaines facilement observables. Lorsque vous prenez en compte tous les aspects d’un travail, vous pouvez voir quels sont les points forts et quels sont les points faibles. Lorsque vous examinez un seul aspect des performances, vous pouvez voir s’il existe un problème global, mais vous ne disposez pas des informations nécessaires pour résoudre la situation.
Par exemple, Steve est le gérant de la section des produits frais d’une épicerie. Traditionnellement, son manager examinait ses chiffres de profits et de pertes et décidé s'il était un bon ou un mauvais manager. Mais voyez ce qui se passe lorsque vous ajoutez les trois autres domaines de sa responsabilité au tableau de bord équilibré.
Commentaires des clients
Quel type de retours recevez-vous des clients? Avez-vous reçu des plaintes concernant la qualité des produits? Ou bien, le département a-t-il reçu des éloges pour un produit de qualité? Que disent les clients du personnel? Les trouvent-ils utiles ou inutiles?
Il est facile de déterminer qui est le client dans une organisation de vente au détail et parfois moins évident dans un service interne, mais tout le monde a un client. Vous devez identifier qui est ce client pour chaque groupe, à la fois les clients internes et externes.
Ce gestionnaire de produits hypothétique devrait disposer de mesures spécifiques que vous examinerez pour déterminer l'évolution du service client. Les bonnes notes des clients et les excellents résultats financiers sont tous deux positifs. De mauvaises notes et d’excellentes finances pourraient signifier que vous aurez de sérieux problèmes à venir.
Par exemple, si votre manager a augmenté ses profits en vendant des produits de qualité inférieure, les clients finiront par aller ailleurs. L’examen des commentaires des clients permet de vous avertir.
Processus
Les processus sont des activités internes à l'entreprise. Comment ce responsable se comporte-t-il avec les processus et procédures internes? A-t-il développé les procédures pour son domaine de responsabilité et s'alignent-ils sur les processus globaux de l'entreprise?
Lorsque vous mettez en œuvre des processus et des procédures sur plusieurs sites ou entre départements, ils sont mesurés dans cette catégorie. De plus, les processus mesurés peuvent être spécifiques à son service.
Ainsi, Steve, l'exemple de responsable des produits dispose de processus d'achat, de rotation et de vente de produits. Quelle quantité de produits est jetée? Quels sont ses processus de gestion des produits mis au rebut pour assurer votre profit accru?
Encore une fois, si vous examinez uniquement les profits et les pertes, vous ne savez peut-être pas où vous devez apporter des améliorations, mais si vous regardez les bénéfices et vous découvrez que les produits ne sont pas reconditionnés correctement, cela vous donnera connaissances.
Capacité organisationnelle (apprentissage et croissance)
Vous devez tenir chaque responsable responsable de son personnel. Un gestionnaire avec un chiffre d'affaires exorbitant n'est pas un bon manager. Un manager dont les gens ne sont jamais prêt à passer à un niveau supérieur n'est pas un bon gestionnaire.
Quand on parle des gens, on ne peut jamais se concentrer entièrement sur le présent: il faut toujours se préparer à aller de l'avant, et cela nécessite une formation et un développement.
Donc, vous devez conserver l'exemple de gestionnaire de produits responsable de son chiffre d'affaires ainsi que son pipeline de postes internes et croissance externe (en parlant de son département). Dans un environnement d'épicerie, vous avez besoin les personnes qui suivent une formation polyvalente et comprendre plusieurs départements, en particulier au niveau de la direction. Ils ne peuvent devenir capables de gérer plusieurs départements que s’ils effectuent également le travail aux niveaux inférieurs.
Ainsi, ceci, combiné aux processus internes, une partie du tableau de bord prospectif aide les managers à savoir comment ils s'en sortent avec leurs processus RH.
Lorsque vous examinez ces quatre domaines (et chaque domaine peut avoir plusieurs objectifs), vous avez créé un excellent outil de gestion des performances. Vous connaissez le succès global de la personne et les facteurs qui composent ce succès ou cet échec. Le tableau de bord prospectif vous permet de corriger les problèmes avant que des dommages permanents ne soient causés.
Devez-vous vous en tenir au tableau de bord prospectif traditionnel?
Absolument pas. Apportez des ajustements à votre tableau de bord prospectif pour répondre aux besoins de votre entreprise. Vous pouvez même utiliser l’approche du tableau de bord équilibré pour gérer votre propre vie.
Chaque aspect de votre vie et de votre entreprise comporte de multiples facettes et le tableau de bord prospectif vous permet d'examiner toutes les différences en un seul endroit. Il vous donne un aperçu qui peut vous aider à déterminer la voie que vous souhaitez suivre pour réussir réellement au travail et dans la vie.
