Demander des prolongations de délai dans les contrats de construction

Contracter Des prolongations de délai peuvent être demandées pour diverses raisons. Ils sont utilisés pour démontrer que des retards sont survenus dans le planning de construction qui affecte la date d’achèvement du projet. Demandes de prolongation de délai sont normalement spécifiés dans une disposition contractuelle et doivent être effectués en suivant les étapes et les exigences en matière de documentation définies dans les lignes directrices du contrat.

La plupart des prolongations sont liées à des retards indépendants de la volonté de l’entrepreneur, et beaucoup impliquent Change l'ordre demandes. Cependant, il arrive parfois que l’entrepreneur ait de faibles compétences en affaires ou en gestion, ce qui peut entraîner un retard dans le projet.

Avez-vous le droit de réclamer une prolongation de délai?

Les demandes de prolongation de délai peuvent être considérées comme valables dans plusieurs circonstances différentes, mais toutes les raisons de retard ne sont pas approuvées pour une prolongation. Dans tous les cas, il est très important de conserver une trace de tous les changements, documents, courriels et planning pouvant justifier votre demande.

Raisons acceptables pour les demandes de prolongation

Un motif acceptable pour demander une prolongation comprend des questions ou des problèmes juridiques. Ces problèmes peuvent affecter l’achèvement du projet et la performance de l’entrepreneur. Un exemple d’un tel problème pourrait être le retard dans les inspections de dédouanement.

Le financement peut également être un problème. Le propriétaire peut demander un démarrage différé le temps que les finances soient finalisées. Les propriétaires peuvent également ajouter des travaux nouveaux ou supplémentaires non inclus dans la portée ou le contrat d'origine. Ces ajouts pourraient entraîner des retards.

Le produit nécessaire au projet peut également être en cause. Les éléments à long terme peuvent stopper un projet dans son élan. Parfois, Dame Nature gâche les travaux en raison de conditions météorologiques inhabituelles ou défavorables.

Enfin, des conditions souterraines différentes des plans attendus peuvent être rencontrées. Ces conditions peuvent prendre du temps à être résolues.

Raisons des prolongations pouvant être refusées

Certains problèmes entraînant des retards pourraient ne pas être approuvés. Ceux-ci inclus retards causés par des sous-traitants, comme le fait de ne pas se présenter au travail ou de ne pas disposer de l'équipement nécessaire. Un autre retard lié à l'entrepreneur provient d'un entrepreneur sous-performant, en particulier si une mauvaise gestion entraîne de longs délais d'approvisionnement en articles.

L’entrepreneur doit tenir des registres précis attestant qu’il a fait preuve de diligence raisonnable pour faire avancer le projet. Toute preuve insuffisante ou preuve que la méthode du chemin critique a subi des retards irrécupérables causés par l'entrepreneur ou ses parties peut être refusée.

Une mauvaise planification peut également s’avérer gênante s’il y a un nombre insuffisant de travailleurs ou une main-d’œuvre insuffisamment formée. Si les plans ne sont pas pris en compte pour des retards dus à des conditions météorologiques normales, une demande de prolongation pourrait être refusée.

Le processus pour demander une prolongation de délai

Lorsque vous demandez une prolongation de délai, certaines étapes doivent être suivies pour garantir que la prolongation est approuvée. Dans un processus typique, l'entrepreneur informe le chef de projet qu'un problème pourrait affecter le calendrier du projet. Une lettre formelle est adressée à l'administrateur du contrat demandant la prolongation du délai et les raisons pour lesquelles ces jours doivent être ajoutés au planning de construction.

L'administrateur du contrat remet ensuite la lettre au gestionnaire de projet pour évaluation et approbation ou rejet. Si la prolongation de délai est accordée, le gestionnaire de projet doit répondre par avis écrit et un ordre de modification doit être émis. Certains contrats précisent que les demandes de prolongation de délai doivent être complétées dans un délai précis pour éviter un rejet automatique.

Documents justificatifs pendant le processus de réclamation

Les prolongations de délai correctement présentées doivent contenir des informations spécifiques à l’appui:

• Avis de problème spécifique entraînant des retards
• Liste des activités du calendrier du projet qui sont affectées par le retard 
• Le temps exact demandé, en précisant les jours ouvrables ou les jours calendaires
• Croquis, photographies ou autres images illustrant les problèmes de retard
• Des recommandations ont été données à l'administrateur du contrat
• Description des mesures prises par l'entrepreneur pour éviter ou minimiser d'autres retards
• Solutions alternatives présentées à l'administrateur du contrat
• Communications entre l'équipe de construction concernant d'éventuels retards et problèmes liés à une situation spécifique

Éléments supplémentaires à prendre en compte lors de la demande de prolongation de délai

Une lettre de demande de prolongation de délai doit être concise et doit faire référence à la clause contractuelle qui autorise la demande et fournir une preuve des raisons du retard et un plan de rétablissement proposé. Il doit également inclure les dommages (le cas échéant), le nombre de jours calendaires ou ouvrables demandés et les activités affectées par les changements. Les considérations supplémentaires lors de la présentation de la demande peuvent inclure:

• Les jours calendaires ne sont pas les mêmes que les jours ouvrables.
• Assurances et cautions devra être réédité pour couvrir des périodes prolongées.
• Les journées d'hiver sont plus courtes et généralement moins productives que les journées d'été.
• Les prolongations demandées doivent être suffisantes pour couvrir tous les retards, y compris les éléments supplémentaires qui pourraient être affectés.
• Aucun délai supplémentaire ne sera accordé pour le même article une fois celui-ci approuvé.
• En cas de retard persistant, une seule réclamation est nécessaire.

Une lettre d’approbation pour une prolongation de délai comprend des informations de base sur l’entrepreneur et le contrat ainsi qu’une prolongation de délai clairement définie.