Google Apps – désormais appelé G Suite – est une suite bureautique en ligne basée sur le cloud computing. En utilisant Gmail comme base, les ingénieurs de Google ont créé une suite complète de logiciels en ligne. Si vous envisagez cela, alors vous êtes en bonne compagnie. Il s'agit d'un service extrêmement populaire avec des prix attractifs (il commence à 6 $ par utilisateur et par mois).
G Suite est la marque de cloud computing de Google. Vos données et logiciels sont hébergés en ligne (ou « dans les nuages ») au lieu du style traditionnel de l'informatique de bureau et des serveurs géolocalisés.
3 façons dont Google Apps peut aider votre entreprise
- Maintenance, mise à niveau et investissement gratuits : Laissez Google et les fournisseurs de services secondaires s'inquiéter des surtensions, des disques durs défaillants, des mises à niveau et de la compatibilité pendant que vous gérez votre entreprise.
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Mobilité totale : Avec le cloud computing Google Apps, vous êtes libre de parcourir le monde (ou du moins de quitter le bureau de temps en temps) tout en ayant toute votre entreprise à portée de main, que vous ayez votre ordinateur portable avec vous ou pas. Une connexion internet vous donnera accès à vos données et à vos logiciels.
- Collaboration simple : Partagez des fichiers, des vidéos et des idées facilement et sans la duplication déroutante des e-mails. Plusieurs personnes peuvent travailler simultanément sur le même fichier. Vous obtiendrez même des curseurs de couleurs différentes afin que vous puissiez facilement voir où se trouve chaque utilisateur. Cela rend la collaboration un jeu d’enfant.
Comment ça fonctionne
Google propose une suite d'outils bureautiques, tels que la messagerie électronique, le traitement de texte, l'agenda, les feuilles de calcul, etc. qui sont hébergés en ligne. Ce qui différencie G Suite des logiciels traditionnels, ce sont les applications Marketplace qui s'intègrent aux principaux services de Google. Bien que Google propose les services de base, tous les autres outils imaginables sont disponibles sur Google Marketplace, permettant aux utilisateurs de choisir selon leurs besoins. Ils se sont associés à de nombreux premiers ministres fournisseurs de services en ligne, de Xero à Copper. Bien qu'un certain nombre de ces applications soient gratuites, d'autres proposent des essais gratuits pendant une période donnée ou un nombre minimum d'utilisateurs. Après l’expiration de la période d’essai, ceux-ci fonctionnent souvent selon un format de frais mensuels.
Les frais mensuels pour les logiciels intégrés peuvent s’accumuler rapidement. Assurez-vous de prendre en compte le coût de l'ensemble du package (à la fois G Suite lui-même et les solutions intégrées) lorsque vous prenez votre décision d'achat.
De par sa nature, le cloud computing permet une collaboration complexe avec des collègues, des clients et des sous-traitants. Par exemple, lorsqu'un collègue est ajouté à votre groupe, il peut alors consulter et modifier des documents sur votre compte hébergé en ligne. Vous pouvez également contrôler qui voit quels documents en créant des dossiers partagés auxquels seules des personnes spécifiques ont accès.
Cette fonctionnalité assure la sécurité et empêche plusieurs copies du même document. Cela évite également une boîte de réception encombrée par les allers-retours d'un projet ou d'une proposition.
Pourquoi c'est populaire
Google et ses fournisseurs de services sont responsables de tout, y compris de toute la maintenance et mises à niveau à la fois du matériel et des logiciels, de sorte que les utilisateurs n'ont rien d'autre à faire que d'utiliser le logiciel et de créer argent. Vous n'avez pas besoin d'un technicien de bureau ni d'une immense pièce dédiée à l'hébergement de vos serveurs.
Grâce à la facilité de collaboration, les utilisateurs peuvent travailler plus efficacement et avec moins de confusion. coûte beaucoup moins cher que les autres options - allant de 6 $ par utilisateur et par mois à 25 $ par utilisateur et par mois.
Qui l'utilise
Plus de deux millions d'organisations utilisent Google Apps, de la ville de Los Angeles au géant milliardaire. Avago Technologies avec plus de 4100 utilisateurs sur leur système. Et bien sûr, Google, qui compte plus de 20 000 employés, utilise également G Suite.
Caractéristiques intéressantes
Le service est basé sur un domaine, permettant aux utilisateurs d'avoir des adresses Web uniques pour chacun de leurs services. Le programme de messagerie, par exemple, se trouverait à l'adresse mail.votredomaine.com. Il en va de même pour les nombreux autres composants. Il est facile à retenir et porte la marque de votre domaine.
Être capable de personnaliser vos lecteurs de courrier électronique et de documents avec le nom de votre entreprise tout en disposant de toutes les fonctionnalités de la suite d'outils Google vous offre des avantages en termes de stratégie de marque et de productivité.
Il existe également une application qui relie vos programmes Microsoft Office à Google Docs en ligne. Continuez donc à travailler normalement, mais vos documents sont sauvegardés en ligne et sont accessibles à tous les membres de votre groupe.
Commencer
La configuration initiale des applications devrait prendre moins d’une heure. Quelques heures supplémentaires passées à jouer avec les outils devraient vous aider à décider lesquels utiliser et comment ils fonctionnent. Les tutoriels en ligne sont clairs et simples. N'oubliez pas qu'il n'y a pas d'installation. Créez simplement votre compte et c'est parti.
