L'animateur de la réunion est l'employé qui est responsable de la planification, de l'organisation et de la gestion des détails et inviter les participants à une réunion. Il ou elle est l'employé qui est en charge et responsable du déroulement de la réunion proprement dite. Ils prennent des mesures spécifiques avant, pendant et après la réunion pour garantir que la réunion atteint ses objectifs avec succès.
Qu’est-ce qu’un animateur de réunion?
L'animateur de la réunion joue un rôle clé dans réussir les réunions et les équipes. Dans certaines réunions, le leader est déjà le chef de service, le chef d'équipe ou la personne désignée par la haute direction pour diriger une initiative. Ces employés ont été sélectionnés pour leur rôle de leadership en raison de leurs compétences perçues en tant que gestionnaire ou leader.
D’autres fois, un employé peut émerger naturellement comme le leader. Ces dirigeants sont des employés que les autres employés admirent et respectent. À d’autres occasions, une équipe peut décider de répartir le rôle de leadership entre tous les membres. Cela permet à tous les membres de l’équipe de continuer à développer leurs compétences en tant qu’animateurs de réunions et dans la création de réunions réussies en général.
Responsabilités du responsable de la réunion
Voici quelques-unes des principales responsabilités d’un animateur de réunion.
- L'animateur de la réunion détermine l'objectif, la tâche ou le but qui doit être accompli lors de la réunion. Il s’agit souvent d’une mission ou d’une partie de la description de poste du leader.
- L'animateur de la réunion décide si une réunion est la meilleure méthode possible pour atteindre le but ou le but ou pour atteindre le résultat souhaité. Répondez à la question: une réunion est-elle nécessaire ?
- L'animateur de la réunion détermine qui doit aider à planifier la réunion.
- Le responsable de la réunion décide du ordre du jour de la réunion. (Dans les réunions en cours, cette tâche est accomplie à la fin de la réunion en cours.)
- L'animateur de la réunion détermine le plus souvent la date, l'heure et le lieu à l'aide d'un calendrier organisationnel partagé.
- L'animateur de la réunion organise les travaux préparatoires à la réunion, tels que la lecture, les informations financières, l'historique, les procès-verbaux des réunions d'équipe associées, etc.
- L'animateur de la réunion invite les participants et distribue les tâches et les travaux préparatoires en laissant le plus de temps possible pour que les participants se préparent à la réunion.
- Le responsable de la réunion s'assure que la réunion a un rapporteur ou un rédacteur de procès-verbal pour documenter les débats et tous les engagements, mesures à prendre ou décisions. Elle nomme également un chronométreur lorsque cela est nécessaire au bon déroulement d'une réunion.
- Le responsable de la réunion peut utiliser un brise-glace pour échauffer les participants et créer un environnement dans lequel les participants à la réunion sont à l'aise pour communiquer entre eux et échanger des idées et des informations.
- L'animateur de la réunion arrive tôt et dirige la réunion en gardant le cap et en impliquant tous les participants pour que chacun sente que sa présence était essentielle à la réunion. Cela garantit leur participation à la prochaine réunion
- Le responsable de la réunion pimente la réunion d'entreprise afin que les participants ne se sentent pas ennuyeux et ennuyés. Qu'il s'agisse de brise-glace, d'humour ou d'exemples amusants, aucune réunion ne devrait se terminer sans rire.
- L'animateur de la réunion s'assure que les prochaines étapes et éléments d'action sont attribués et traités.
- L'animateur de la réunion fait le compte rendu de la réunion et planifie l'ordre du jour de la prochaine réunion.
- L'animateur de la réunion assure le suivi des participants entre les réunions pour s'assurer que les mesures à prendre sont sur la bonne voie et pour offrir de l'aide et/ou des ressources si le bénévole rencontre des problèmes.
Rôles de leader supplémentaires
L'animateur de la réunion assume ces responsabilités mais a également rôles liés à la communication, rapports, et performances des coéquipiers.
Chaque membre d'une équipe ou d'une réunion interfonctionnelle a l'obligation de tenir son service ou sa fonction informé des activités et du déroulement d'une réunion ou d'une équipe en cours. Ils ont également la responsabilité de solliciter l'avis de collègues qui ne font pas partie de l'équipe ou de la réunion. Tous les employés ne peuvent pas assister à toutes les réunions.
Si un participant à la réunion ne fonctionne pas efficacement lors de la réunion, le responsable a la responsabilité de corriger son comportement grâce à des techniques efficaces de leader de la réunion pendant la réunion et coaching efficace en dehors de la réunion. Un participant à une réunion qui monopolise la réunion avec ses opinions ou critique les autres membres pour les leurs doit être corrigé avant que cet individu ne sabote le succès de la réunion.
L'essentiel
Un responsable de réunion efficace ne garantit pas qu'un projet ou une équipe fonctionne avec succès, mais il ou elle est un facteur clé dans la réussite des projets, des départements, des réunions ou des équipes.
