Fournir des orientations pour de nouvelles affectations et tâches fait normalement partie du rôle d'un superviseur ou gestionnaire. La façon dont vous donnez des instructions via votre ton de voix, votre choix de mots et votre langage corporel contribue grandement à obtenir du soutien et à promouvoir un lieu de travail sain.
Les superviseurs et gestionnaires efficaces travaillent dur pour développer leurs compétences en matière d’orientation des membres de leur équipe. Il existe de nombreuses méthodes de communication, mais il existe certaines pratiques générales que les managers doivent utiliser pour garantir que les membres de l'équipe reçoivent des instructions claires.
7 pratiques de communication positives
- Fournissez toujours le contexte de la tâche à accomplir. Les gens font de leur mieux lorsqu’ils comprennent l’importance de la tâche pour l’opération dans son ensemble. Lorsque vous prenez le temps d'expliquer l'importance commerciale de la tâche que vous demandez à accomplir, vous enseignez et faites preuve de respect envers la personne à qui vous avez demandé d'accomplir le travail.
- Soyez précis lors de l’attribution des tâches. Décrivez quand la tâche doit être terminée et partagez toutes les normes de qualité
- Demandez au membre de l’équipe d’accomplir les tâches. Choisissez un ton de voix respectueux, des mots polis et transmettez le message avec le volume approprié. Comparez ces déclarations: « Va décharger ce camion » et « John, la livraison sur ce camion est nécessaire sur la chaîne de production. S'il vous plaît, aidez-nous à décharger le camion avant midi. » Il ne fait aucun doute que cette dernière approche serait perçue comme positive et la première comme négative.
- Donnez à votre équipe l’occasion de poser des questions. Offrez à la ou aux personnes invitées à accomplir la tâche l’occasion de clarifier leurs questions. Cette étape contribue à renforcer la communication entre l’employé et le superviseur et améliore la probabilité d’un résultat positif. L'employé a la possibilité de confirmer qu'il comprend réellement ce qui lui est demandé.
- Faites confiance à vos employés. Résistez à l’envie de superviser ou de micro-gérer l’achèvement par un employé de la tâche demandée. Pour diriger efficacement, il faut notamment apprendre à croire que votre équipe peut accomplir des tâches sans vous.
- Renforcez la confiance de vos employés. Offrez des remerciements appropriés et des commentaires positifs pour les travaux terminés correctement
- Assurez-vous de donner des commentaires constructifs. Offrez des commentaires clairs, comportementaux et ciblés pour toute tâche mal exécutée
Mettre l’accent sur l’enseignement tout en donnant des instructions
L’une des tâches d’un manager est d’évaluer si la tâche est nouvelle ou compliquée et mérite une formation. Si les membres de votre équipe n’ont jamais accompli une certaine tâche auparavant, vous souhaiterez peut-être leur proposer une formation.
Fournissez des instructions, puis offrez à la personne la possibilité de pratiquer la tâche sous votre supervision utile. Une fois que la personne a acquis confiance pour la tâche, permettez-lui de terminer le travail sans votre supervision. Revenez plus tard pour valider l’achèvement, la rapidité et la qualité.
Proposez une formation de rattrapage lorsque l'individu a du mal à terminer la tâche à temps ou au bon niveau de qualité.
Considérations pour communiquer
Essayez de donner des instructions sur un ton non agressif. Même si certaines circonstances peuvent justifier des ordres, résistez à l’envie d’aboyer après votre équipe. Pensez toujours aux moments où vous receviez des instructions et à ce que vous avez ressenti lorsque vous avez été aboyé.
Essayez de ne pas répondre à la question « Pourquoi? » avec "Parce que je l'ai dit." Les employés aiment être informés. Ces informations les aident non seulement à organiser leurs propres priorités de travail, mais leur permettent également d'adhérer à leurs tâches. L’adhésion fait référence au sentiment que ce qu’ils font est important et que ce que fait l’entreprise est important.
Ne soyez pas vague lorsque vous donnez des instructions. Des instructions claires lors de l'attribution des tâches aux membres de l'équipe contribueront à la productivité de l'équipe et résoudront par la suite les conflits concernant les performances.
Les gens sont des individus et d’autres circonstances dans leur vie peuvent les affecter. Il peut s'agir de problèmes personnels ou liés au travail. Ne pas reconnaître que les individus peuvent avoir des intérêts contradictoires avec leur travail et leurs tâches peut rendre la communication difficile.
Si vous communiquez clairement et montrez votre appréciation pour votre équipe et le travail qu'elle accomplit, les membres de votre équipe sauront que vous les tenez en haute estime et réagiront en conséquence.
