Bien qu’il puisse être utile pour une petite entreprise de traiter rapidement les transactions avec un logiciel de comptabilité puissant, payer pour corriger des erreurs est quelque chose que vous aimeriez éviter. Comprendre les types d’erreurs comptables couramment commises peut faire la différence entre devoir payer pour corriger une erreur et réussir du premier coup. Voici huit erreurs comptables courantes commises par les propriétaires d’entreprise et des suggestions pour les corriger:
Enregistrement accidentel de transactions au cours d'une période antérieure
Une fois que vous avez « clôturé les comptes » d’un exercice financier, vous ne devriez vraiment pas revenir en arrière pour les modifier. Néanmoins, certaines applications comptables, telles que QuickBooks, ne vous permettent pas de verrouiller les états financiers d'une période antérieure afin que vous puissiez comptabiliser les écritures de l'année en cours dans une période antérieure si vous ne faites pas attention. D'autres logiciels de comptabilité vous permettent de commettre cette erreur si vous n'avez pas configuré le logiciel pour verrouiller les états financiers des périodes précédentes.
Examiner le bilan de la période précédente pour détecter les changements
Si vous avez enregistré des transactions au cours d'une période antérieure, le bilan changera. Par conséquent, vous pouvez vérifier votre bilan de la période précédente pour vous assurer qu’il n’a pas changé depuis la dernière clôture de vos livres. Si cela a changé, vous devrez enquêter.
Solde incorrect dans le solde de l'actif ou du passif
Les comptes d’actifs doivent avoir des soldes débiteurs, tandis que les comptes de passif doivent avoir des soldes créditeurs. Les causes les plus courantes d'un solde incorrect dans ces comptes de bilan sont la comptabilisation d'écritures sur un compte incorrect, une mauvaise classification des comptes et la duplication des écritures d'ajustement.
Vérifiez votre bilan pour les erreurs
Vérifiez votre bilan pour vous assurer que les actifs et les passifs présentent les bons soldes. S'il existe un compte avec un solde incorrect, vous pouvez extraire les détails de ce compte pour trouver les entrées à l'origine de l'erreur. Cette vérification doit être effectuée au moins une fois par mois.
Solde incorrect dans le solde des revenus ou des dépenses
Les comptes de revenus doivent avoir des soldes créditeurs, tandis que les comptes de dépenses doivent avoir des soldes débiteurs. Certaines causes de cette erreur sont la publication d'entrées sur un compte incorrect, une mauvaise classification des comptes et la duplication des écritures d'ajustement, qui sont les mêmes raisons pour avoir des soldes incorrects dans le bilan comptes.
Vérifiez votre compte de résultat pour les erreurs
Vous vérifiez votre compte de résultat pour vous assurer que les revenus et les dépenses présentent les soldes corrects. S'il existe un compte avec un solde incorrect, vous pouvez extraire les détails de ce compte pour trouver les entrées à l'origine de l'erreur. Cette vérification doit être effectuée au moins une fois par mois.
Mauvaise classification des dépenses
Les systèmes comptables des petites entreprises permettent de gagner du temps car les écritures peuvent être enregistrées rapidement et facilement. Lorsque les informations sont saisies, il peut être facile de choisir le mauvais compte de dépenses ou la mauvaise description de dépense. Une mauvaise classification des dépenses signifie non seulement que le système comptable ne reflète pas correctement ce qui se passe dans votre entreprise, mais peut aussi causer de véritables maux de tête si les rapports financiers et fiscaux ne sont pas exacts.
Examinez périodiquement vos relevés de dépenses
Désignez quelqu'un pour analyser périodiquement vos dépenses pour vous assurer que les données semblent raisonnables. Par exemple, si une dépense de repas est comptabilisée dans le compte de dépenses de location, elle se démarquera généralement grâce à la description des entrées. Une autre indication que les dépenses peuvent être mal classées est la présence de différences inexpliquées entre le budget et la réalité.
Ne pas demander d'aide en cas de besoin
Vous avez entendu l'expression « penny sage et dollar pauvre » en référence aux personnes qui consacreront quelques heures de leur temps pour économiser quelques dollars. Vous devez comprendre que votre travail consiste à gérer votre entreprise. Un entrepreneur construit, un peintre peint et un agent immobilier vend. Parfois, cela ne vaut tout simplement pas la peine de passer des heures et des heures à examiner les détails de vos documents comptables ou à rechercher comment corriger une erreur que vous avez commise.
Appuyez-vous sur un professionnel comptable professionnel
Si vous le pouvez, vous gagnerez plus que ce que vous dépenserez en vous occupant d'autres problèmes que vos problèmes comptables, vous devriez alors envisager de confier le problème à un comptable ou un commis-comptable professionnel.
Ne pas enregistrer les reçus
Vous avez consigné avec diligence toutes vos dépenses dans vos registres comptables. Votre relevé de dépenses est une œuvre d’art, sans aucune erreur ni omission. Ensuite, l’IRS vous le demande: sans reçus, vos notes de frais sont inutiles.
Conservez vos reçus
Enregistrez vos reçus ou faites des copies numérisées de tous.
Échec de la planification des sauvegardes
De nombreuses petites entreprises s'appuient sur des logiciels pour effectuer le travail comptable à leur place, mais ne tiennent pas compte des pannes ou des erreurs du système. Un seul problème peut effacer vos fichiers.
Planifier des sauvegardes de routine
Planifiez des sauvegardes automatiques hebdomadaires à l'aide du stockage cloud ou d'un serveur spécifique réservé à cette tâche.
Pas de formation du personnel
Quelle que soit la puissance de votre logiciel, votre personnel a besoin d’être formé pour être efficace. Un membre du personnel mal formé peut détruire vos dossiers par accident, anéantissant ainsi toutes vos feuilles de dépenses et de bénéfices.
Effectuer une formation régulière
Pendant le processus d'intégration, organisez des sessions de formation complètes et organisez des mises à jour trimestrielles pour garantir que tout le personnel peut saisir et gérer les informations avec précision.
