Lorsque vous planifiez une conférence, choisir le montant que vous allez facturer aux participants pour y assister est une décision cruciale. Si le prix est trop élevé, vous risquez de manquer vos numéros de présence. D’un autre côté, si vous ne clarifiez pas suffisamment les coûts, même une petite crise pourrait transformer l’ensemble de l’entreprise en perte.
En fin de compte, les deux facteurs les plus importants pour déterminer votre stratégie tarifaire de conférence seront les coûts anticipés et les estimations de participation. Sans ces projections, il sera difficile de choisir un modèle de tarification qui correspond le mieux à votre organisation et à vos participants. Donnez-vous suffisamment de temps pour rechercher ces deux chiffres avant de déterminer votre modèle de tarification.
Après tout le travail acharné que vous avez consacré à l'organisation de votre événement, de l'identification de votre marché cible à la personnalisation de votre conférence pour répondre leurs besoins, il vaut la peine d’étudier les différentes stratégies de tarification décrites ci-dessous et de choisir celle qui offre la meilleure solution pour votre marché.
L'approche de vente au détail
La stratégie de tarification la plus élémentaire que vous pouvez utiliser consiste à calculer les dépenses, à ajouter une marge bénéficiaire, puis à diviser la somme par le chiffre de fréquentation projeté le plus bas. Les magasins de détail formulent de telles projections depuis des années, mais cela nécessite de la précision.
Pour esquisser un chiffre, vous prendriez en compte les coûts statiques comme la location de la salle et les frais audiovisuels qui ne changeront pas. quel que soit le nombre de personnes présentes et pesez-les avec des variables telles que la nourriture et autres par personne dépenses. C’est là que vos minimums projetés sont essentiels car ils couvriront à terme vos coûts fixes.
Prix du marché
Lorsque vous basez vos tarifs de conférence sur le marché, vous jouez essentiellement avec une vision de ce que les gens peuvent se permettre. C'est l'opposé de l'approche de vente au détail puisqu'elle commence par fixer le prix d'entrée, puis remonte vers construire la conférence dans les limites de ce budget. Une chose à garder à l’esprit en ce qui concerne les prix du marché est qu’ils sont basés sur la valeur perçue. En d’autres termes, les participants ne remettront pas leur argent simplement parce que vous organisez un événement. Vous devez offrir une valeur exceptionnelle, sinon vous aurez du mal à vendre des billets à n'importe quel prix.
Tarifs d'accès limité
Il s’agit d’un modèle de tarification échelonné qui offre davantage de fonctionnalités et d’avantages à ceux qui paient plus. Par exemple, un ticket de base peut admettre quelqu'un à la session générale principale et aux séances en petits groupes. Le niveau suivant offrirait tout cela, plus une place au déjeuner d’ouverture. Le billet VIP comprendrait des sièges privilégiés à tous les événements et l'accès à une salle de pause exclusive et à une fonction de réseautage après l'événement. Encore une fois, la clé du succès consiste à créer suffisamment de valeur à chaque niveau pour générer une demande suffisante.
Incitations et pénalités
Vous pouvez utiliser des incitations et des pénalités pour encourager l'inscription dans un délai précis. Vous avez probablement vu des offres d’inscription « anticipée » lors de nombreux événements auxquels vous avez assisté. Le but de ces promotions est de couvrir tous vos frais fixes le plus tôt possible afin que vous n’ayez pas à vous démener pour collecter des fonds vers la fin.
Les pénalités ou frais d'inscription tardive sont quasiment indispensables si vous servez de la nourriture car la plupart des contrats de restauration incluent des suppléments pour les commandes passées après la date finale de garantie. Assurez-vous d'expliquer cela aux inscrits tardifs, car ils se sentent souvent manipulés par des pénalités alors qu'en réalité les frais supplémentaires ne sont appliqués que pour couvrir vos frais.
Accès post-événement
Proposer un accès en ligne à une version enregistrée de vos sessions de conférence est une idée populaire à l'ère d'Internet, mais sachez que cette stratégie peut potentiellement affecter vos efforts marketing. Certains participants potentiels ne se sentiront pas motivés à assister à l’événement en direct lorsqu’ils découvriront que les sessions seront enregistrées. Sans oublier que votre organisation engagera également des dépenses pour l’équipement d’enregistrement, la gestion du site Web et les frais d’hébergement. Pour ces raisons, il est préférable de limiter l’accès en ligne aux seuls participants ou de facturer des frais substantiels pour l’accès des non-participants.
