Les transactions comptables peuvent être mal saisies dans un système comptable, ou peut-être qu'une transaction aurait dû être divisée en deux comptes du grand livre différents, par exemple.
Quoi qu'il en soit, lorsque cela se produit, vous devez apporter des modifications à votre transaction d'origine après son enregistrement, et vous pouvez le faire facilement dans le logiciel de comptabilité QuickBooks en effectuant une écriture de journal.
Vous pouvez effectuer des écritures de journal dans Livres rapides pour ajuster ou corriger des transactions et comptabiliser des écritures qui ne peuvent pas être effectuées par d'autres moyens, telles que des ajustements du résultat net.
Le processus de saisie de journal est assez simple, mais vous ne pouvez effectuer une écriture de journal que pour un seul client ou fournisseur à la fois. Si vous souhaitez corriger plusieurs soldes clients ou fournisseurs de cette manière, vous devrez comptabiliser des écritures distinctes.
Qu'est-ce qu'une entrée de journal?
Une écriture au journal général est une transaction comptable qui est saisie ou comptabilisée directement dans le grand livre général. Le grand livre général d’une entreprise constitue le principal groupe de comptes utilisé pour enregistrer les transactions du bilan et du compte de résultat.
Par exemple, vous avez peut-être saisi la facture mensuelle de services publics de 100 $ dans le compte de votre entreprise. assurance compte de dépenses par accident. Vous pouvez publier une écriture de journal d'ajustement pour réduire, ou créditer le compte de dépenses d'assurance de 100 $ et augmenter, ou débiter le compte de dépenses de services publics de 100 $ pour corriger votre erreur. Tous vos comptes seraient alors en bon ordre et vous n'auriez pas à modifier le montant dû par votre fournisseur car cette partie de la transaction a été correctement enregistrée.
Écritures de journal pour les activités de fin d'année
Votre expert-comptable ou comptable Vous souhaiterez peut-être effectuer des écritures de journal pour terminer les activités de fin d'année, telles que la comptabilisation des ajustements fiscaux dans vos livres, l'enregistrement des dépenses d'amortissement ou le reclassement des revenus et des dépenses. Votre professionnel comptable peut vous fournir des informations spécifiques si vous souhaitez valider les écritures de journal vous-même à la fin de l'année, ainsi que des explications sur les raisons pour lesquelles les entrées étaient nécessaires pour votre situation.
Comment créer des entrées de journal général dans QuickBooks
Vous pouvez effectuer des écritures de journal général dans QuickBooks en suivant ces instructions étape par étape:
- Aller à Entreprise > Faire des écritures de journal général dans le menu en haut de l'écran.
- Changer la Date champ, si nécessaire, dans le Fenêtre Créer des écritures au journal général. QuickBooks utilisera par défaut la date actuelle, donc si vous souhaitez publier une entrée pour un mois ou une année précédente, assurez-vous de la modifier afin que votre entrée soit enregistrée dans la période financière appropriée.
- Entrez un numéro pour votre écriture de journal dans le Champ N° d’entrée. QuickBooks numérotera automatiquement les entrées de journal suivantes de manière séquentielle.
- Saisissez le numéro de compte du grand livre dans le champ Colonne Compte. Vous pouvez également sélectionner le premier compte dans un menu déroulant dans la colonne Compte.
- Saisissez le montant du débit ou du crédit du compte que vous avez sélectionné dans le champ Colonnes Débit ou Crédit. Les débits et les crédits doivent être égaux pour que l'entrée soit équilibrée et permettre à QuickBooks de publier l'entrée.
- Saisissez une note descriptive dans le Colonne Mémo. Il sera affiché sur les rapports qui incluent cette écriture de journal. Cette étape est facultative, mais elle est recommandée afin que vous vous souveniez plus tard de la raison pour laquelle la saisie a été effectuée.
- Répétez les étapes 4 à 6 jusqu'à ce que les entrées se compensent complètement et que la transaction atteigne un solde nul. Votre total dans la colonne Débit doit être égal au total dans la colonne Crédit, et l'écriture de journal sera alors correctement équilibrée.
- Cliquez sur Sauvegarder et fermer pour enregistrer l'entrée de journal et fermer la fenêtre, ou cliquez sur Enregistrer et nouveau pour enregistrer l'entrée de journal et ouvrir une nouvelle fenêtre.
Vous pouvez créer la plupart des écritures de journal générales dans QuickBooks en suivant ces étapes, mais si vous souhaitez créer des écritures de journal qui affectent un compte client d'un client particulier ou comptes créditeurs d'un fournisseur, vous devrez mettre le client ou le fournisseur sur la première ligne de l'entrée.
